Порядок выполнения работы. 1. На основании таблиц: Сотрудники и Служебные данныев режиме конструктора создать запрос Запрос1 со следующими полями:

1. На основании таблиц: Сотрудники и Служебные данные в режиме конструктора создать запрос Запрос1 со следующими полями:

Fio: расчетное поле Фамилия + инициалы,

используя встроенную функцию Left

Место работы

Должность

Оклад: установить значение условия отбора между 10 000 и 50 000руб.

2. На основании таблиц: Сотрудники, Служебные данные, Личные данные в режиме конструктора создать запрос Запрос2 со следующими полями:

Фамилия

Имя

Отчество

Адрес

Телефон

Семейное положение

Место работы

Должность

Оклад

3. На основании таблицы Сотрудники создать параметризированный запрос Запрос3 с полями:

Фамилия: условие отбора [Введите фамилию сотрудника]

Имя

Отчество

Дата рождения

Пол

4. На основании таблицы Служебные данные создать групповой запрос Запрос4 со следующими полями:

Должность: Групповая операция: группировка

Оклад: Групповая операция: Count

Контрольные вопросы

1. Организовать выборку по строгому совпадению

2. Как создать параметризированный запрос?

3. Как создать групповой запрос?

4. Как создать запрос в режиме конструктора?

Лабораторная работа №3. Создание отчетов

Цель работы: изучение и закрепление на практике средств и методов создания отчетов в среде СУБД Access.

Краткая теория:

Одной из основных задач использования баз данных является предоставление необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Итак, отчет – это документированный результат анализа информации, хранящейся в БД.

Существует несколько разновидностей отчетов:

- в столбец;

- ленточный;

- почтовые наклейки и др.

Создать отчет можно:

- нажатием кнопки на панели инструментов Новый объект и выбором опции Автоотчет;

- переходом на вкладку Отчеты БД и нажатием кнопки Создать.

Во втором случае СУБД предлагает набор средств для создания отчетов, наиболее универсальным из которых является конструктор. По своим возможностям и структуре он аналогичен конструктору форм, т.е. включает бланк формируемого отчета и панель инструментов. (рис. 6.1)

Поле бланка разбито на несколько областей:

- заголовок отчета;

- верхний колонтитул;

- область данных;

- нижний колонтитул;

- примечание отчета.

Рис. 3.1 Окно создания отчета в режиме Конструктора

Содержимое заголовка и примечания отчета выводится (печатается) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию.

В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице печатаемого отчета: номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам.

Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса).

Панель инструментов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора форм, т.е. не требует детального рассмотрения.

В отчете можно ввести неограниченное количество уровней группировки по значениям полей или некоторых вычисляемых выражений, а также по количеству записей. В этом случае для каждой группировки создается своя область, которую можно дополнять верхним и нижним колонтитулами (шапкой и примечанием). В шапке целесообразно выводить значения, по которому создана группа, а в примечании - итоговые значения по этой группе.

Для задания группировки необходимо вызвать щелчком правой клавиши мыши в свободном месте бланка отчета вызвать контекстное меню и выбрать опцию Сортировка и группировка или нажать клавишу на панели инструментов. В любом случае произведенные действия вызовут появление соответствующего окна (рис. 3.2), в котором указываются:

Рис. 3.2 Диалоговое окно Сортировка и группировка

· поле или выражение, по которому информация в отчете должна быть разбита по группам;

· порядок сортировки внутри группы (по возрастанию или убыванию);

· параметры группировки (например, необходимость шапки и/или примечания группы, интервал и т.п.).

Значения интервала группировки зависят от типа используемого для этих целей поля или выражения: например, текстовые поля можно группировать по количеству первых символов, число которых указывается в свойствах группы.

В параметрах группировки необходимо также указать Заголовок группы и Примечание группы, выбрав из поля списка Да; а затем закрыть окно Сортировка и группировка.

В появившемся в отчете поле Заголовок группы следует создать поле и внести название группы, а затем, вызвав окно свойств поля в окошке Имя поля внести тоже самое название. В поле Примечание группы – создать еще одно новое поле, в котором также внести название, продублировав его в окошке Имя поля меню Свойства.

Нажмите кнопку Вид на панели инструментов Конструктор отчетов, чтобы оценить результаты своей работы.