Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Запрос: Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нём необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорённости, прежние письма.
Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорённостью… Вашей рекламой… нашим телефонным разговором…; Просим…, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку…; Мы заинтересованы в срочной поставке…; Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар…; Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение…
Образец письма-запроса:
Штамп торговой фирмы Директору обувной фабрики
(её наименование, адрес, г-ну Петрову В.В.
Телефон, расчётный счёт, 103257, Москва,
Дата) Флотская, 26
О посылке каталогов
В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.
Директор подпись И.П. Васильев
Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.)
Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.
Образец письма-ответа 1:
Уважаемые ________________________________________
Мы признательны за запрос от ________________________ на поставку
___________________________________________________________
(наименование товара)
В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего вас товара.
Образец письма-ответа 2:
Уважаемые господа!
Мы благодарим вас за запрос от________ на поставку изделий нашего предприятия (наименование товара).
Однако мы вынуждены внести некоторые изменения в условия поставки. В связи с увеличением цен на бензин стоимость транспортировки возрастёт на (%, сумма)
Просим сообщить в ближайшее время, согласны ли вы с изменившимися условиями поставки товара.
Коммерческий директор
Предприятия подпись инициалы, фамилия
Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…; Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и просим вернуться к нему…; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку…
Предложение (оферта): Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
Предложение называется твёрдым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).
Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложенич; (4) сведенич о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортёра.
Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш запрос…; Ссылаясь на предварительные переговоры… мы предлагаем Вам поставить… отправить… отгрузить на указанных ниже условиях…; в счёт взаимных поставок…; в количестве (тонн, центнеров, единиц)…; Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее…; Цена… составляет…; Товар будет поставляться…, поставка товара будет произведена в течение…; Платёж производится через банк…; наличными…; При предъявлении счёта и транспортных документов…; сроки платежа…; Настоящее предложение действительно до______с.г.
Образец письма-предложения:
(трафаретное письмо)
Благодарим Вас за запрос от_______________ и сообщаем, что можем
Предложить Вам ___________________ в количестве______________
(наименование товара)
Качество –
Упаковка –
Цена –
Срок поставки –
Условия платежа –
Настоящее предложение действительно до _______________________
С уважением
Подпись
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключённой. После этого заключается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:
Уважаемые _______________________!
Благодарим за Ваше предложение от_________на_________________
________________________ и сообщаем, что согласны закупить у Вас
(наименование товара)
товар на следующих условиях:
Количество –
Качество –
Цена –
Маркировка –
Условия поставки –
Условия платежа –
Сроки поставки –
Арбитраж –
В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.
Подпись
Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договорённости.
Письма при этом могут оформляться следующим образом:
Образец 1:
Уважаемые __________________________!
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от__________ на_________________________________
(наименование товара)
В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.
С уважением Подпись
Образец 2:
Уважаемые __________________________!
Подтверждаем получение Вашего предложения от ________________
На________________________________ и сообщаем, что в настоящее
(наименование товара)
время в связи с изменившимися обстоятельствами мы не имеем возможности закупить этот товар.
С уважением……………………Подпись
Рекламация (претензия) – коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация обычно состоит из трёх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).
Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию…; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…; К сожалению, условия нашего контракта не выполняются…; При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки…; При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной…; Была обнаружена недостача…; Сумма причинённого ущерба составляет…; Это даёт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд…; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесётесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своём решении.
Образец рекламации:
Штамп фирмы (Наименование зарубежной
«Прогресс» фирмы)
О возмещении убытков
26.03.2010 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной 248 в количестве 250000 кг по счёту № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были нами возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.
В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой… убытки в размере… Сумму следует перечислить ….
Приложение: коммерческий акт № 226695/289.
Директор (подпись) инициалы, фамилия
Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаётся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению – решение по ней пока не принято; (3) претензия признаётся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.
Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от… получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счёт сумму…; Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению…; Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам… Однако мы не сможем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки…; Ваша претензия признана необоснованной…; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как…
Ответ оформляется как обычное письмо:
Уважаемые __________________________!
Ваше письмо № ______ от ____________ нами получено. Вы обращаете наше внимание на нарушение сроков поставки холодильного оборудования по контракту № _________.
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.
С уважением Подпись
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма – письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).
Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла
Свободное владение деловым письмом – умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы – входит в число приоритетных профессиональных навыков делового человека.
Дата публикования: 2014-11-02; Прочитано: 3166 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!