Обмен информацией по формализованным каналам

В государственных, общественных, коммерческих структурах административные инструкции определяют, кому, с кем, в какое время и по какой форме обмениваться информацией. Чем строже формализована и закрыта структура, тем подробнее прорабатываются такие инструктивные документы, жестче организуется планирование и направление информации по строго определенным каналам, имеющим предписанные формы.

В военных организациях, например, сложные схемы передачи информации излагаются в специальных, а отдельные – в секретных инструкциях.

Одним из способов формализации информации являются бланки, формы, которые необходимо заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки.

Указания по заполнению размещаются и на самих бланках, и в специальных руководствах. В них указываются случаи, в каких применяются данные формы; заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица, ответственные за заполнение разделов или всего бланка; дополнительная информация.

Удобство бланков как для инициаторов информации, так и для пользователей сделало их распространенными практически во всех сферах жизнедеятельности. К их недостаткам можно отнести отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией и детализации каналов ее распространения. Такие планы, исполнение которых приобретает обязательный характер для различных подразделений, служб и должностных лиц, становятся действенным инструментом осуществления обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных полномочий в организации.

Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации, резко усиливает свои властные функции.

Формализованные схемы обмена информации «усекают» ее значительную часть и поэтому должны периодически корректироваться с учетом происходящих изменений в структуре коммуникативной системы (субъектах, каналах коммуникации), а также в окружающей ее социальной, экономической, правовой и других средах.