РЖ — це періодичне видання журнальної форми, що вміщує реферати опублікованих первинних документів

РЗ включають реферати, як правило, неопублікованих документів, але можливе розміщення в них рефератів і опублікованих матеріалів, якщо вони зарубіжні або вітчизняні відомчі. Збірники можуть бути періодичними, неперіодичними або продовжуваними.

Експрес-інформація належить до періодичних видань журнальної або аркушевої форми. Вона вміщує розширені реферати найбільш актуальних опублікованих зарубіжних або неопублікованих вітчизняних документів, які заслуговують на оперативне розповсюдження.

Інформаційний листок — неперіодичне видання, в якому подано реферат, що відображає інформацію стосовно передового досвіду або науково-технічних досягнень підприємства, науково-виробничого об'єднання, галузі тощо.

РЖ дозволяє вченим і фахівцям:

· своєчасно знайомитися з публікаціями з галузі, теми чи проблеми, що їх цікавить;

· швидко та на різну глибину проводити ретроспективний пошук публікацій з певної теми, предмету чи проблеми;

· частково долати мовні бар'єри.

Крім виконання інформаційних функцій, РЖ можуть бути використані для вирішення низки важливих загальнонаукових завдань, зокрема, сприяти інтеграції науки та виробленню єдиної наукової термінології, допомагати у розробці наукових класифікацій тощо.

РЖ — зручне джерело наукової, технічної, економічної інформації, а інформація — перетворена й задокументована форма знань. Крім того, знання в РЖ подані не хаотично, а системно, у відповідності з рубрикацією, що дозволяє ефективно проводити інформаційний пошук, оперативно отримувати релевантну інформацію і, таким чином, продукувати нові знання.

На відміну від РЖ, — передплатного періодичного видання, РЗ є публікаціями не загального, універсального, а спеціального призначення. Вони є особливою формою вибіркової підготовки та розповсюдження інформації. Кожен РЗ присвячений або окремій проблемі, що має особливий інтерес для фахівців і висвітлюється ретроспективно, або комплексним проблемам суспільного розвитку. Ефективність РЗ як виду інформації обумовлюється гнучкою структурою, можливостями широкої варіативності їх змісту та призначення. Вони можуть включати матеріали за невеликий проміжок часу (наприклад, присвячені окремим міжнародним подіям), але частіше вони поєднують широкий ретроспективний аналіз з новими публікаціями з певної тематики. Останній варіант особливо ефективний, бо дає можливість показати численні підходи до розв'язання проблеми, висвітлити різні її аспекти, еволюцію ідей, актуальні питання.

Ще одна особливість РЗ, яка дозволяє ефективно використовувати цю форму інформації, — можливість видавати їх як окремими випусками, так і серіями, за спільною назвою, або просто у вигляді ряду збірників, тематично близьких між собою, завдяки чому в них послідовно розглядається одна й та сама проблема у різних ракурсах.

РЖ, РЗ та особливо експрес-інформація є засобом відносно оперативного повідомлення користувачів інформації про вихід у світ найзмістовніших первинних документів з відповідної галузі науки та техніки. Скорочення строків підготовки та випуску реферативних видань за рахунок використання ЕОМ сприяє подальшому підвищенню їх сигнальних якостей.

У структурі інформаційної діяльності вагоме значення належить оглядово-аналітичній діяльності. Мета цього напряму — інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційної підтримки базової діяльності користувачів інформації. Основним засобом виконання цих завдань є підготовка оглядової інформації, що дозволяє систематизовано та узагальнено оцінити стан певної галузі науки, техніки, виробництва, культури, освіти (досягнутий рівень, тенденції та перспективи розвитку, організаційно-економічну ситуацію тощо).

Підготовка оглядової інформації базується на основних процесах обробки документальних джерел. Головними серед них є:

· витяг з документів і систематизація відомостей та кількісних даних, які характеризують різні аспекти стану розглянутого об'єкта;

· оцінка новизни, достовірності та взаємозалежності відібраних даних, їх доповнення та уточнення змісту;

· логічна переробка отриманих даних з метою одержання нової інформації щодо стану певної галузі суспільної діяльності, тобто визначення досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

За результатами переробки першоджерел готуються оглядово-аналітичні документи: різного роду огляди, щорічні доповіді про найважливіші досягнення у певній галузі, аналітичні довідки, інформаційні повідомлення тощо.

До змісту оглядово-аналітичних документів висуваються наступні вимоги: актуальність, достовірність, об'єктивність, фактографічність, наявність висновків та їх обгрунтованість, стислість.

Останнім часом результати оглядово-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів дедалі частіше об'єднуються поняттям "інформаційно-аналітичні дослідження". Такі дослідження, як вважає Г. Сілкова, зумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій у базовій діяльності користувачів (чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв'язання, та підготовку інформаційних документів, які є підгрунтям для прийняття управлінських рішень.

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів до рівня вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення користувачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анатоцію, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об'єктивності, стислості та зрозумілості перетвореної інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, викладені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об'єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку того, хто створює вторинний документ.

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам користувача. Тому результатом інформаційно-аналітичних досліджень є формування інформаційної моделі проблеми (теми запиту користувача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи, що вміщують оглядову інформацію.

Огляд — це синтезований текст, в якому подано зведену характеристику певного питання чи проблеми, що базується на використанні інформації, отриманої з ряду першоджерел за певний проміжок часу. Основним чинником, який визначає зміст і форму огляду, є мета його підготовки. Залежно від неї всі огляди можна поділити на дві групи: бібліографічні та огляди стану питання. Бібліографічний огляд вміщує впорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації; анотації, що розкривають їх зміст; текст, який пов'язує між собою описи окремих джерел. Мета підготовки такого огляду — допомогти фахівцям орієнтуватися в документальному потоці та вибирати найцікавіші джерела для вивчення.

На відміну від бібліографічних оглядів, у яких відображено відомості про документи, огляди стану питання містять інформацію із документів-першоджерел про результати досліджень, стан і шляхи розвитку певної галузі науки, техніки та виробництва. Залежно від цілей підготовки розрізняють реферативні та аналітичні огляди стану питання.

Реферативний огляд вміщує систематизовані та узагальнені відомості щодо стану і шляхів розвитку певної галузі науки, техніки й виробництва. Ці дані отримано внаслідок аналізу першоджерел, але без їх критичного опрацювання. Збережено висновки та оцінки авторів першоджерел щодо фактів, теорій, методів, про які йдеться у документах. Мета підготовки реферативного огляду — надання чіткого уявлення про стан робіт і висвітлення основних результатів досліджень у даній галузі науки, орієнтування в сукупності фактів, отриманих ученими та фахівцями.

Найбільш складним і синтетичним видом вторинної інформації є науково-аналітичні огляди літератури. Вони вміщують систематизовані та узагальнені відомості про стан, тенденції та перспективи розвитку певної галузі суспільної діяльності чи окремої проблеми. Аналітичний огляд — це детальна розповідь, де подано зведену характеристику певного питання, проблеми, теми, що базується на інформації, отриманій з літератури. Як правило, в кожному огляді використовуються десятки джерел (книг, статей, доповідей, патентів тощо). Їх мета — узагальнити основні тенденції розвитку наукової думки (стан дослідження важливих проблем тієї чи іншої галузі знання, інформацію про наукові школи та теорії, погляди провідних представників науки). Обов'язковим елементом такого огляду є критична оцінка відомостей із першоджерел, власні висновки авторів-укладачів оглядів про стан, тенденції та перспективи розвитку даної галузі, рекомендації щодо використання виявлених у першоджерелах результатів досліджень, пропозиції стосовно можливих варіантів вирішення розглянутої проблеми. Мета підготовки аналітичного огляду — висвітлити цілісну картину проблемної ситуації з обов'язковим визначенням труднощів і проблем розвитку в даній галузі та висуненням пропозицій щодо можливих шляхів їх розв'язання.

Тобто, огляд як інформаційний твір може бути не тільки узагальнювальною характеристикою вихідних джерел, а й вміщувати висновки та рекомендації для розв'язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, він широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, складених з використанням його методики. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести тощо. Названі документи, що містять прогноз розвитку проблемної ситуації, є засобом інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень. Н ауково-аналітичні огляди дозволяють зекономити час фахівців, позбавляють їх необхідності безпосереднього перегляду документів під час пошуку потрібних матеріалів, акцентують увагу на особо цікавих документах.

Отже, для забезпечення користувачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Визначальним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, що відповідає темі запиту користувача, але достатньої для її використання без додаткового звернення до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція вказаних документів — це орієнтація в інформації, що висвітлює сутність проблеми. Спрощення процесу орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списку опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією інформаційно-аналітичних документів.

Слід констатувати, що інформаційно-аналітична діяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна та науково-інформаційна і є їх логічним продовженням.

Особливості змісту, цільового та читацького призначення вторинних документів та інформаційних видань настільки своєрідні та істотні, що є підстави виділити їх як самостійний вид літератури, та назвати науково-інформаційною літературою. Вона являє собою систему функціонально взаємопов'язаних інформаційних видань і вторинних документів, які входять до їх складу.

Основними вимогами, що висуваються до видань науково-інформаційної літератури, є максимальна вичерпність охоплення вітчизняних і зарубіжних джерел (згідно з цільовим призначенням видання), новизна, актуальність, вірогідність, теоретична та практична значущість наведених відомостей, систематизоване, лаконічне й оперативне подання інформації.

У комплексі бібліографічні, реферативні й оглядові видання являють собою багатофункціональну систему. Однак кожне видання в цій системі має свою спеціалізацію. Так, сигнальні та реєстраційні властивості, що є головними для бібліографічних покажчиків, втрачають провідне значення для реферативних і, особливо, оглядових видань. Разом з тим, інформативна, інформаційно-кумулятивна, науково-комунікативна функції з переходом від використання бібліографічних видань до реферативних і оглядових стають дедалі домінуючими, їх ефективність підвищується.

Тобто, хоча інформаційні видання вміщують схожі дані, проте, таке дублювання не можна розглядати як просте повторення вирішуваних завдань. Якщо простежити зміну функцій від бібліографічних видань до реферативних, а від них до оглядових, можна помітити, що відбувається звуження обсягу інформації за умов одночасного її якісного ущільнення. Завдяки такому дублюванню збільшується надійність системи інформаційних видань.