Організація бухгалтерського обліку. Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі із зазначенням на кожній папці її номеру за архівною книгою

Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі із зазначенням на кожній папці її номеру за архівною книгою. Архівна книга може мати форму, представлену в табл. 8.4.

Таблиця 8.4. Варіант оформлення архівної книги

Архіваріус зобов'язаний щорічно відслідковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про це відмітку в архівній книзі, стежити за збереженістю архіву. Ключі від архіву зберігаються в архіваріуса.

За необхідності справа може видаватися у тимчасове користування за розпорядженням керівника. У такому випадку заповнюється картка, в якій вказується: номер справи, дата видачі, кому та на який термін видана справа, проставляються підписи в отриманні і в прийманні (після повернення) документів. Картка розміщується на місці вилученої справи. Після повернення справи картка вилучається.

Для більшості бухгалтерських документів законодавством передбачено термін зберігання, який становить 3 роки.

Терміни зберігання документів визначено Переліком типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання (див. додаток Ж).

Визначені нормативним документом терміни зберігання документів є мінімальними та не можуть скорочуватися. Продовження термінів зберігання документів, передбачених законодавством, допускається, якщо ця потреба зумовлена особливостями діяльності конкретного підприємства.

Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2003 році, розпочинається з 1 січня 2004 року.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислювати цей термін слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після завершення її у діловодстві повинна дорівнювати різниці 75 років -"В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.