Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій. Для відображення в бухгалтерському обліку документи приймаються лише за умови правильного їх оформлення

Для відображення в бухгалтерському обліку документи приймаються лише за умови правильного їх оформлення. З ряду причин документи можуть бути складені з помилками.

У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Виправлення помилок здійснюється за такими правилами:

^ закреслюються відображені у документі неправильні дані (закреслення здійснюється однією лінією так, щоб можна було прочитати виправлене);

■=> поряд із закресленим записом робиться правильний;

■=> на полях документу робиться запис "Виправлено на... (повністю зазначається текст нового запису)";

■=> особа, яка внесла виправлення, підписується під записом "Виправлено на... " і ставить дату виправлення;

■=> документ, до якого внесено зміни, ще раз підписується всіма особами, які підписували його раніше.

Для усунення неточностей і помилок може також застосовуватися спосіб від'ємного або сторнувального запису. При цьому помилковий запис повторюється червоними чорнилами (пастою кулькової ручки червоного кольору) або стандартними кольорами (синій, чорний) із занесенням його в прямокутну рамку. Червоний колір або прямокутна рамка анулює помилковий запис, після чого має бути зроблено правильний запис.

У документах, якими оформлюються касові та банківські операції і операції з цінними паперами, виправлення не допускаються взагалі.

Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства (структурних підрозділів підприємства). Документи від інших підприємств можуть надходити поштою (у т.ч. електронною), телетайпом, факсом, доставлятися кур'єром. При отриманні таких документів необхідно перевірити правильність їх доставки: звернути увагу на цілісність конвертів, чи наявні всі сторінки документу та додатки. В документах, які надійшли факсом, перевіряється загальна кількість отриманих сторінок, їх відповідність вказаній кількості на першому листі факсу, можливість їх читання.