Використання Автофильтра

Excel дозволяє тимчасово "відфільтрувати" дані, відібравши для візуалізації тільки дані, що задовольняють певні умови. Після того, як база даних відфільтрована, записи, що залишилися, можна переглядати, редагувати, копіювати або виводити на друк, як і цілі таблиці Excel.

Для застосування автофільтру слід виконати команду Данные – Фильтр – Автофильтр. В імені кожного поля з’явився елемент керування автофільтром – кнопка із зображенням стрілки. За допомогою цих стрілок можна фільтрувати список за значеннями відповідних полів. При натисканні на них розкриється список, в який входить вміст усіх комірок у стовпці, а також декілька спеціальних елементів, таких як Все, Условие, Первые 10.

Якщо вибрати зі списку деякий елемент, усі записи, що не задовольняють це значення, будуть "відфільтровані" і стануть невидимими. Зокрема, якщо в списку, що відкривається для поля "Рік народження", вибрати пункт 1991, залишаться видимими тільки записи про студентів цього року народження.

Якщо необхідно знову зробити видимими всі записи, потрібно вибрати зі списку пункт Все, або виконати команду Данные – Фильтр – Отобразить все.

Щоб вивести на екран перші 10 значень певного поля – або перші 8, або перші 3, і т.п. – потрібно вибрати із відповідного списку пункт Первые 10. Це може знадобитися, наприклад, щоб знайти 5 клієнтів, що мають найбільші обсяги замовлень. При цьому з’являється діалогове вікно Наложение условия по списку.

Іноді необхідно відібрати записи, значення поля яких лежить у деякому діапазоні. У таких випадках необхідно здійснювати відбір у режимі Условие і використовувати спеціальні оператори порівняння, що задають діапазон значень, які відбираються.

Для цього потрібно натиснути на елементі керування автофільтром того з полів, за яким бажано провести відбір, наприклад, по полю "Вага, кг". Зі списку, що розкрився, вибрати пункт Условие. З’явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр. З верхнього лівого списку потрібно вибрати оператор, що визначає спосіб порівняння з введеним числом або фрагментом тексту. У списку наводиться повний набір операторів порівняння: "равно", "не равно", "больше", "больше или равно", "меньше", "меньше или равно", "начинается с", "не начинается с" і т.п. У верхньому правому рядку вводиться число або фрагмент тексту, що буде використаний в якості фільтру. Наприклад, щоб вибрати студентів, які мають відхилення від належної ваги понад 10 кг, зліва слід обрати оператор "більше", а справа ввести число 10.

У випадку порівняння тексту вважається, що літера "а" менше, ніж "б" і т. д. Наприклад, якщо ввести прізвище "Степанов" і вибрати оператор "больше", то будуть відібрані всі прізвища, розташовані за абеткою після Степанова.

Можна здійснювати відбір із використанням символів підстановки, що замінюють у слові одну (?) або декілька літер (*). Для цього потрібно натиснути на елементі керування автофільтром того поля, за яким бажано провести відбір, наприклад, по полю "Прізвище та ініціали". Вибравши пункт Условие, потрібно відкрити діалогове вікно Пользовательский автофильтр. Ввести значення, які потрібно використати для фільтрації. Наприклад, "С*" означає вибір усіх студентів, прізвища яких починаються з літери "С", після якої йде будь-яка кількість інших букв.

Якщо потрібно знайти всі прізвища, що розташовані в другій половині списку за алфавітом, можна ввести в діалоговому вікні Пользовательский фильтр літеру "м", вибрати оператор "больше или равно", після чого натиснути ОК.

Вибраний режим И означає, що Excel буде шукати записи, що задовольняють обидва критерії одночасно. Якщо потрібно відібрати записи, що задовольняють хоча б один із зазначених критеріїв, потрібно встановити режим ИЛИ.