Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Использование документов Microsoft Word в таблицах, формах и отчетах Microsoft Access осуществляется аналогично использованию листов Microsoft Excel или рисунков. Документ Microsoft Word рассматривается как объект OLE, который может быть помещен в таблицу или, с помощью свободной или присоединенной рамки объекта, в форму или отчет Microsoft Access.
Рассмотрим пример, в котором Microsoft Access используется для учета документов Microsoft Word. Для реализации учета документов Word с возможностью их просмотра и редактирования необходимо создать таблицу, в которую должны быть включены поля для порядкового номера документа, названия документа, шифра документа, самого документа и примечаний {табл. 15.2).
Таблица 15.2. Поля таблицы и их типы
Имя поля | Тип поля | Назначение | ||
"Номер" | Счетчик (AutoNumber) | Порядковый номер документа | ||
"Наименование" | Текстовый (Text) | Название документа | ||
"Код" | Текстовый (Text) | Шифр документа | ||
"Текст" | Поле объекта OLE (OLE Object) | Документ | ||
"Примечаниез" | Поле Memo (Memo) | Примечания | ||
Для создания таблицы необходимо:
Рис. 15.16. Таблица "Учет документов" в окне Конструктора
Для вставки документа Word в качестве объекта OLE требуется установить указатель на нужное поле, выполнить команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert), в окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать из файла (Create From File) и в поле Файл (File) указать имя и путь к файлу. Так как в нашем примере учитываются уже созданные документы, которые могут изменяться не только из Microsoft Access, необходимо установить связь с этими документами, для чего установите флажокСвязь (Link) в окне Microsoft Access. Флажок В виде значка (Dysplay As Icon) в данном случае не устанавливается, т. к. нужно иметь возможность быстрого просмотра документов (рис. 15.17).
Рис. 15.17. Окно Microsoft Access при вставке документа Word из файла в таблицу в виде объекта OLE
В результате создана таблица "Учет документов", приведенная на рис. 15.18.
После создания таблицы, в которой содержатся данные о документах, необходимо создать форму для удобного просмотра, редактирования и добавления новой информации о документах. Чтобы создать форму, необходимо:
Рис. 15.18. Представление данных в таблице "Учет документов" в режиме Таблицы
Рис. 15.19. Расположение элементов в форме "Учет документов"
Для просмотра содержимого таблицы необходимо открыть форму в режиме Формы (рис. 15.20). Чтобы получить возможность редактирования документа, требуется дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на документе в форме. При этом откроется приложение Microsoft Word с выбранным документом.
Рис. 15.20. Форма "Учет документов" в режиме Формы
Рис. 15.21. Расположение элементов отчета "Учет документов" в режиме Конструктора
Для создания отчета необходимо:
Чтобы просмотреть содержимое отчета, необходимо открыть его в режиме просмотра (рис. 15.22).
Рис. 15.22. Отчет "Учет документов" в режиме просмотра
При изменении содержимого документов Word эти изменения будут отображаться в форме и отчете при их следующем открытии.
Рис. 15.23. Представление документа Word в форме в виде значка
Рис. 15.24. Представление документа Word в отчете в виде значка
При желании можно вставлять документы Word в виде значка. Для этого в окне Вставка объекта(Insert Object) необходимо устанавливать флажок В виде значка (Display As Icon). В этом случае в форме и отчете не будут отображаться данные документов, а будут указываться только значки, изображающие документы. Для обращения к нужному документу из формы достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на значке соответствующего документа. При этом откроется приложение Microsoft Word с соответствующим документом в окне. Примеры отображения документов в виде значка в форме и отчете приведены, соответственно, на рис. 15.23 и рис. 15.24.
Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 481 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!