Групи документів

1. за формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні, фотодокументи, кінодокументи та ін.

У свою чергу, текстові документи поділяють на:

загальні - документи, якими оформляють різні дії, відносини (накази, прохання, вимоги);

стандартні - документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами (доручення, свідоцтво про народження. бланки планових докуменпв тощо);

типові – документи, для яких суворо визначені не тільки форма, а й зміст (типовий договір)

2. За строками надання: т ермінові (д окументи визначають дату виконання або дій); б езстрокові

3. За видами інформації виділяють 7 груп документів:

1) іформаційні документи і документи колегіальних органів
управління:

а) службові листи, службові телеграми, телефонограми, до-
відки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

б) протоколи,стенограми.

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) документи - застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління:

а) організаційні - статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, загальний алгоритм управліннята ін.;

б) розпорядчі - рішення, розпорядження, накази, поста-
нови, ухвали;

3) обліково-фінансові документи - оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;

4) документи з особового складу кадрів - документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва,
заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

5) документи з господарсько-договірної діяльності - договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

6) документи з господарсько-протекційної діяльності - протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

7) документи з зовнішньоекономічної діяльності - документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Документиодного виду мають загальне призначення і єдиний формуляр.

Формуляр - цесукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих даним видам документів.

Реквізит - складова частина (елемент) документа. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових в документі даних, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, витягу.

Оригінал - основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.

Точне відображення оригіналу називається копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - позначка «Копія». її засвідчують проставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчувального надпису «Вірно». При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.

Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу.

На практиці оперативність управліннябезпосередньо залежить від швидкості обробки і доставки документів, вірогідності інформації, включеної у документ, стійкості системи приймання і передачі документованої інформації, організації пошуку, зберігання і використання документів, тобто чіткості роботи інформаційної системи організації.

Інформаційна система (ІС) — це сукупність різноманітних взаємозв’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках й інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на об’єкт управління.

.ІС складається з:

1. компонентів обробки інформації;

2. внутрішніх і зовнішніх каналів передачі інформації;

3. інформації.

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, яка відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та в його зовнішньому середовищі.