Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Во время аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами устанавливается:

- правильность списания затрат с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- правильность списания задолженности по подотчетным лицам;

- правильность составления бухгалтерских проводок;

- соответствие данных бухгалтерских регистров по балансовому счету 71"Расчеты с подотчетными лицами" записям в Главной книгеи бухгалтерском балансе.

При проведении проверки правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета исследуются регистры бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", по счету 50 "Касса", авансовые отчеты и другие первичные документы.

Виды нарушений

1. Выдача денежных сумм под отчет при наличии задолженности по ранее выданному авансу.

Финансовая служба организации должна обеспечить контроль за своевременным возвратом подотчетных сумм и в случае необходимости оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой издать приказ об удержании невозвращенных сумм из заработной платы работника (с его письменного согласия). Наличие в организации приказа об утверждении перечня подотчетных лиц поможет налогоплательщику в споре с налоговым органом по этому вопросу.

Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.

В типовом бланке авансового отчета должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.

Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.

2. К авансовому отчету приложен чек ККТ, который "выгорел" и не может подтвердить сумму понесенного расхода.

Для сохранности чеков ККТ рекомендуется снимать с них копии и заверять печатью, так как данные чеки выгорают.

Копию необходимо заверить в установленном порядке. Для этого проставляются надпись "верно", должность и фамилия лица, удостоверяющего копию, и его личная подпись, дата заверения и печать компании. Описанную процедуру необходимо закрепить приказом по учетной политике компании.

3. В подтверждающих документах по обслуживанию автомобиля не указана марка и государственный номер автомобиля.

Для подтверждения производственного характера расходов к чеку ККТ рекомендуется приложить товарный чек с указанными в нем данными о марке и регистрационном номере машины.

Расходы на мойку служебного автомобиля можно учитывать в качестве расходов на содержание служебного транспорта. Подтвердить эти расходы можно первичными учетными документами, если они содержат наименование, дату составления, наименование организации, выдавшей документ, содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении, указание лиц, ответственных за проведение операции, и их подписи.

4. К авансовому отчету приложена квитанция об оплате, в которой плательщиком указан человек, не являющийся подотчетным лицом. Произошла передача денежных средств организации постороннему человеку.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

5. Отсутствует приказ о выдаче подотчетных сумм.

В данном приказе должен быть установлен перечень сотрудников, имеющих право на получение подотчетных сумм.

В связи с тем, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только на командировочные цели, в приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы на хозяйственные расходы. Помимо этого необходимо указать предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.

При отсутствии установленного срока выдачи наличных денежных средств расчеты с подотчетными лицами необходимо проводить в течение одного рабочего дня.

6. Отсутствуют подписи и даты в авансовом отчете. Неверное оформление авансовых отчетов (отсутствуют все сразу, либо по отдельности необходимые реквизиты: подпись руководителя, главного бухгалтера, дата утверждения авансового отчета).

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

7. Не соответствует остаток подотчетных сумм по авансовым отчетам и аналитике к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, а также на служебные командировки, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", на котором аналитический учет организуют по каждому подотчетному лицу.

Сплошная проверка авансовых отчетов обязательно заканчивается сверкой оборотов по счету 71, отраженных в журнале-ордере N 7 и Главной книге (при организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме учета). Общее требование к ведению учета - соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 и всех аналитических счетов, открытых в его развитие, на практике реализуется при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников. При этом следует учесть, что счет 71 не сальдируется и может иметь одновременно дебетовое и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет суммы одному работнику предприятия отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия перед другим работником, допустившим подтвержденный документами перерасход подотчетных сумм, фиксируется по кредиту счета 71. Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетовсчета 71 не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый должен либо предоставить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу предприятия, а второй - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.

8. К авансовым отчетам не приложены оправдательные документы.

Основанием для записей хозяйственных операций и отражения их в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Товарный чек является документом, удостоверяющим факт покупки товара, т.е. совершения определенной хозяйственной операции.

Для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

- целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

- соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

9. К авансовым отчетам приложены командировочные удостоверения без отметок в пунктах назначения о времени прибытия и выбытия (отсутствуют подписи).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В командировочном удостоверении в каждом пункте назначения должны делаться отметки о времени прибытия и выбытия, и заверяться подписями ответственных должностных лиц и печатью.

В результате затраты на командировочные расходы учтены в расходах необоснованно, занижен налог на прибыль.

10. Отсутствует отчет о командировке (служебное задание).

Налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В связи с тем, что командировочные расходы не подтверждены документально, то данные расходы не могут быть учтены при расчете

11. Отсутствует приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Авансовый отчет утверждается руководителем организации при наличии письменного отчета сотрудника о выполненной в командировке работе.

К авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены:

- командировочное удостоверение. Указанный документ не оформляется только при командировках за пределы РФ. Исключение составляют поездки в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения;

- документы, подтверждающие фактические расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- первичные документы об иных расходах, связанных с командировкой.

С точки зрения контроля за трудовой дисциплиной, своевременным и правильным начислением заработной платы наличие приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку обязательно.

Работники направляются в командировку по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

12. Отсутствуют посадочные купоны к авиабилетам.

Для признания расходов по приобретению работником электронного авиа- или железнодорожного билета в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль необходимо чтобы данные расходы имели косвенное подтверждение. Расходы могут быть учтены при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Во избежание споров с налоговой инспекцией рекомендуем при приобретении электронного авиа- или железнодорожного билета к авансовому отчету прикладывать посадочные талоны.

13. Расходы, понесенные по авансовому отчету, отражаются сразу по счетам учета расходов, счета 10 "Материалы" и 41 "Товары" игнорируются.

Игнорирование проводок по этим счетам приводит к искажению оборотов. Следовательно, налицо нарушение методологии ведения бухгалтерского учета. Кроме того, нарушение методологии бухгалтерского учета приведет к тому, что отчетность может быть признана недостоверной. При налоговой проверке это может быть расценено как нарушение ст. 120 НК РФ с доначислением налогов и санкций.

При подобном ведении учета факт приобретения товара (услуги), отраженный в бухгалтерском учете, не находит документального подтверждения: отсутствует приходный ордер и требование-накладная. В этом случае налоговые органы исключают все приобретения из состава затрат. Ведь приобретение материалов подтверждается накладной, а услуг - актом. А в данном случае поступление отражено напрямую, без участия поставщика и его первичных документов. А они нужны для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль.

Подготовка и планирование аудиторской проверки.

Планирование означает разработку общей стратегии и детального подхода, обусловленных сроками проведения аудита и объемами аудиторских процедур.
Планирование аудита должно определить наиболее важные направления аудита и способствовать более эффективному распределению обязанностей среди аудиторов, проводящих аудиторскую проверку.
Планирование является начальным этапом проведения аудита и состоит из разработки общего плана аудита с указанием ожидаемого объема работ и сроков проведения аудита, а также аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской (финансовой) отчетности субъекта, их исполнителей.
Планируемый объем работы зависит от размеров и характера (вида) деятельности организации, сложности аудита, результатов предшествующих проверок финансово-хозяйственной деятельности данного объекта.
Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией (аудитором) в соответствии со следующими принципами:
комплексности планирования;
непрерывности планирования;
оптимальности планирования.
Этапы планирования предусматривают: предварительное планирование аудита; подготовка и составление общего плана аудита; подготовка и составление программы аудита.
Предварительное планирование аудита. До заключения договора о проведении аудита аудиторская организация (аудитор) согласовывает с руководством субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита.
На этапе предварительного планирования аудиторская организация (аудитор) должна ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта и информацией о внешних и внутренних факторах, влияющих на его деятельность.
Кроме того, необходимо получить сведения о: организационной структуре субъекта; наличии обособленных подразделений; видах производственной деятельности и номенклатуре выпускаемой продукции; структуре капитала; учетной политике; уровне рентабельности; порядке распределения прибыли; принципах организации системы оплаты труда персонала; технологических особенностях производства продукции; основных покупателях (заказчиках) и поставщиках; организации внутреннего контроля.
Информация о субъекте может быть получена из следующих источников:
учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации субъекта; протоколов заседаний совета, собраний акционеров или других органов управления организацией; документов, регламентирующих учетную политику; бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности; документов планирования деятельности организации (бизнес-планов и другие); контрактов, договоров, соглашений; внутриведомственных инструкций; актов проверок государственных контролирующих органов; материалов судебных исков; перечня филиалов, дочерних предприятий и других структур, созданных субъектом; информации, полученной из бесед с руководством и при осмотре основных участков, складов и другие.

Подготовка и составление общего плана аудита. Аудиторской организации (аудитору) необходимо разработать и документально оформить общий план аудита с описанием предполагаемого объема, перечня работ и срока их проведения. Общий план аудита должен быть достаточно детальным, его форма и содержание могут меняться в ходе осуществления аудита в зависимости от объема работ, выполняемых субъектом предпринимательской деятельности, сложности аудита, специфической методологии и технических приемов, используемых аудитором. При разработке общего плана аудита необходимо учитывать:

• данные предварительного планирования;
• оценку риска внутреннего контроля;
• определение существенности для целей аудита;
• оценку вероятности существенного искажения отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций проверяемым субъектом с учетом прошлых проверок;
• выявление наиболее сложных участков бухгалтерского учета, подлежащих аудиту;
• возможность изменения подхода к специфическим областям аудита;
• соответствие методик бухгалтерского учета субъекта нормативным правовым актам;
• выполнение принципа непрерывности планирования;
• условия проведения аудита.

Подготовка и составление программы аудита. Программа аудита составляется в развитие общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита и предполагаемый перечень рабочей документации аудитора.
Аудиторская организация (аудитор) должны разработать и документально оформить программу аудита. В ходе проведения аудита программа может пересматриваться. Причины и результаты изменений программы следует документировать. Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочей документации аудитора, являются фактическим материалом для составления аналитической части аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности субъекта предпринимательской деятельности (заключительной части аудиторского заключения).