Деловой протокол

Деловой протокол – это порядок проведения деловых встреч. Он особенно важен при осуществлении переговоров.
Условливаться о встрече или переговорах принято не менее, чем за 2-3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждении, а также об итоговых документах или устных декларациях.

Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.
Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, котору он представляет.
Нехватки мест (стульев) быть не должно.
При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными (приглашенными) работниками (специалистами).
На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности. Желательно иметь на столах также прохладительные напитки. Хорошим тоном будет подать чай и кофе с небольшим количеством печеных изделий.
Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторона-инициатор, либо по договоренности одна из сторон, становящаяся принимающей стороной. Зачастую переговоры проводятся в форме таких протокольных мероприятий, как коктейли, ланч, ужин и иного рода приемы.

Ланч (завтрак) устраивается обычно между 12 и 13 ч сами и длится 1-1,5 часа (45-60 минут за самим завтраком и 15-30 минут за кофе или чаем).
Чай устраивается между 16 и 18 часами, как правило для женщин. Возможны случаи приглашения мужчин. Продолжительность чая – 1-1,5 часа.
Коктейль («а ля фуршет») начинается в промежуток времени от 17 до 18 часов и длится 2 часа. Проводится стоя.
Обед – наиболее почетный вид приема, начинается в промежуток времени от 20 до 21 часа. Длится обычно 2-3 часа и больше, за столом – примерно час, остальное время в гостиных.
«Шведский стол» – угощение по принципу самообслуживания. Менее официален, нежели обычный обед.
Ужин начинается в 21 час и позднее. Отличается от обеда временем начала.
«Бокал шампанского» – прием начинается в 12 и заканчивается к 13 часам.

Если Вы собираетесь организовать прием, помните, что он должен быть подготовлен самым тщательным образом.

В подготовку приема входит: выбор вида приема, составление списка приглашенных, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана распределения гостей за столом, составление меню, подготовка помещений, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей, составление порядка проведения приема.

Проводя прием, будьте внимательны и доброжелательны ко всем приглашенным.
Если Вы получили письменное приглашение на прием, на него необходимо ответить. Положительный ответ означает, что посещение приема является обязательным. Приходить следует точно в указанное в приглашении время.