Основные законодательные и нормативные документы, применяемые при аудите найма и увольнений

Прежде всего процедуры найма и увольнений регламентированы Трудовым Кодексом Российской Федерации (РФ). Любые внутренние нормативные акты и документы компании не должны противоречить Трудовому Кодексу РФ.

Что касается процедуры увольнений, Трудовой кодекс РФ в данном разделе оперирует следующими понятиями: – прекращение трудового договора; – расторжение трудового договора; – увольнение работника. Так, термин «прекращение трудового договора» используется в ТК РФ в более широком смысле и охватывает практически все основания, с которыми закон связывает окончание действия трудового договора (соглашение сторон, инициатива работника или работодателя, окончание срока трудового договора, смерть работника и т. д.). Термин «расторжение трудового договора» включает в себя прекращение трудовых отношений по инициативе одной из сторон (работника или работодателя). Данный термин может применяться ко всем случаям прекращения трудовых отношений, за исключением оснований, не зависящих от воли сторон. Термин «увольнение работника» равнозначен термину «расторжение трудового договора». Трудовой кодекс РФ, вступивший в силу с 1 февраля 2002 г., существенно увеличил как и правовую защищенность работника от произвола со стороны работодателя, так и возможность работодателя расторгнуть трудовой договор с нерадивым работником на законных основаниях. Федеральным законом 90-ФЗ от 30 июня 2007 г. в Трудовом кодексе РФ изменения претерпело регулирование вопросов, связанных с увольнением, которые традиционно вызывают повышенный интерес как работников, так и работодателей[5].

Так, в статье 81 ТК уточнены формулировки таких оснований расторжения трудового договора, как «прогул», «появление на работе в состоянии опьянения», «нарушения работником требований охраны труда». При этом в пункте 6 части 3 о разглашении охраняемой законом тайны добавлено, что работодателем трудовой договор может быть расторгнут в случае разглашения работником персональных данных другого работника. Данный федеральный закон устранил ряд недостатков в Трудовом кодексе РФ, а также неточности юридико-технического характера, в том числе и в статьях, которые регулируют вопросы расторжения трудового договора.

Но в части увольнения работника по инициативе работодателя не решен вопрос о процедуре проведения аттестации, порядке и критериях оценки соответствия работника занимаемой должности в связи с его квалификацией. Решение этого вопроса передано на локальный уровень, хотя аттестация работников затрагивает их важнейшие права и интересы, а отрицательные результаты аттестации могут служить основанием для увольнения (пункт 3 статьи 81 ТК). Необходимо законодательно закрепить саму процедуру проведения аттестации работника, которая должна быть объективной, а ее результаты не должны зависеть от усмотрения работодателя. Такой нормативный правовой акт также должен определить периодичность проведения аттестации, сроки ознакомления работников и органов, осуществляющих надзор и защиту трудовых прав с документацией по аттестации и со сведениями о работнике. Также должен быть определен перечень лиц, не подлежащих аттестации по различным обстоятельствам, обозначенными в Трудовом кодексе РФ или ином нормативном правовом акте.

Трудовой кодекс РФ предусматривает при увольнении работника выплату выходного пособия в размере, составляющем не менее средней суммы заработка за две недели, в случае расторжения трудового договора по следующим причинам:

ü призыв работника на воинскую службу или альтернативную гражданскую службу;

ü отказ работника от перевода на другое место работы в связи с переездом предприятия, учреждения или организации;

ü неспособность работника выполнять работу, подтвержденная выданным в установленном законом порядке медицинским документом;

ü отказ работника продолжать работу в связи с изменением условий трудового договора работодателем в одностороннем порядке (такое изменение допускается только в исключительных случаях);

ü восстановление на работе сотрудника, занимавшего перед этим данное рабочее место;

ü отказ работника от перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы^[6].

В случае ликвидации организации или сокращения штатов уволенный работник имеет право на выходное пособие в размере, равном месячной заработной плате. Если он не может найти другую работу, то он получает в качестве единовременной выплаты дополнительные выплаты, но не более чем за два месяца (три месяца при определенных условиях).

Рассмотрим требования трудового законодательства к найму персонала.

С момента заключения трудового договора, собственно, и начинаются трудовые отношения между работником и работодателем. А вместе с ними - и первые нарушения. Наиболее часто они заключаются в следующем:

ü трудовой договор не заключен в письменной форме, то есть фактически отсутствует;

ü текст трудового договора есть, но работнику один экземпляр на руки не выдан;

ü в трудовой договор не включены обязательные условия (не указаны трудовая функция, условия оплаты труда, режим работы и др.);

ü до заключения трудового договора работника под роспись не ознакомили с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, Положением об оплате труда и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника;

ü прием на работу не был оформлен приказом (распоряжением) работодателя или не был объявлен под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора;

ü лица, не достигшие 18 лет, были приняты на работу без прохождения обязательного медицинского осмотра или приняты на работу с вредными условиями труда;

ü не соблюден двухмесячный срок уведомления работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

ü установлено испытание при приеме на работу лицам, которым испытание не устанавливается (поступающие на работу по конкурсу, беременные женщины, несовершеннолетние, избранные на выборную должность на оплачиваемую работу, впервые поступающие на работу после окончания учебных заведений профессионального обучения);

ü вместо трудового договора заключен гражданско-правовой (подряда, оказания услуг, поручения и др.), или заключен срочный трудовой договор в случаях, не предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 59 ТК РФ).

В настоящее время в стране фиксируется достаточно большое количество нарушений трудового законодательства работодателями в отношении наемных работников. Нарушения трудового законодательства могут начаться уже в отношении лица, претендующего на работу в данной конкретной организации, и продолжаться весь период его трудовой деятельности вплоть до увольнения.

Об имеющейся вакансии работодатель обязан информировать службу занятости населения по месту расположения организации с целью подбора подходящего работника для выполнения определенной работы. Служба занятости в свою очередь из имеющейся базы данных подбирает подходящую кандидатуру и направляет ее на собеседование к работодателю.

Далее возможны следующие варианты:

ü работнику не подходит предложенная работа, и он отказывается;

ü работнику подходит предложенная работа, и работодатель заключает с ним трудовой договор;

ü работнику подходит предложенная работа, но работодатель отказывает в приеме и заключении трудового договора.

Именно в последнем варианте и выявляются нарушения, так как работодатель ставит следующие основные чаще всего встречающиеся условия:

ü ограничение по возрасту;

ü половая принадлежность;

ü национальность;

ü беременность и наличие детей;

ü обязательность местной прописки.

В данном случае налицо нарушение гарантий при заключении трудового договора, установленных Трудовым кодексом (ст. 64 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ устанавливает, что трудовой договор должен содержать основные условия (например, место работы, дату начала работы, должность, режим (часы) работы, размер зарплаты и льготы и др.), а также дополнительные условия (например, испытательный срок, требование соблюдения конфиденциальности и др.).

Трудовые договоры заключаются:

ü на неопределенный срок;

ü фиксированный срок, но не более чем на пять лет.

Срочные трудовые договоры (на определенный срок) допускаются только в случае невозможности установления трудовых отношений на неопределенный срок и при соответствии определенным условиям. В частности, срочные трудовые договоры разрешено заключать со следующими категориями работников:

ü директорами, заместителями директоров, главными бухгалтерами;

ü сотрудниками компаний, созданных для реализации конкретного проекта;

ü сотрудниками, работающими неполный рабочий день (совместителями);

ü учениками.

Работодатели обязаны заключать трудовой договор в письменной форме с каждым работником. После подписания такого договора руководителем должен быть издан приказ о зачислении работника в штат и допуске его к работе.

Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников.

Сложность и многогранность объекта и целей аудита увольнения персонала предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить натри основные группы методов[7]:

1) организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. Источниками данной информации служат документация и отчетность организации, в том числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма, текучести и т.д.;

2) социально-психологические методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий;

3) экономические методы, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций)показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

В рамках проведения кадрового аудита найма и увольнений подлежат проверке:

1. Документы кадрового учета:

ü трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения, соответствия внесенных записей документам кадрового учета);

ü трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.);

ü приказы: приём, перевод, командировки, отпуска, поощрения (премирование), дисциплинарные взыскания, увольнение;

ü личные карточки работников формы Т-2 (на предмет наличия всей необходимой информации, в т.ч. сверка отпусков и пр.);

ü штатное расписание;

ü табели учёта рабочего времени;

ü должностные инструкции;

ü служебные задания и командировочные удостоверения (при наличии, с 08.01.2015 документы не являются обязательными);

ü соглашения о расторжении трудовых договоров;

ü заявления работников, уведомления;

ü служебные, докладные, объяснительные записки, акты;

ü договоры о полной материальной ответственности;

ü листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2. Локальные нормативные акты:

ü правила внутреннего трудового распорядка;

ü коллективный договор;

ü иные локальные нормативные акты, предоставленные Заказчиком для проверки (т.е. все имеющиеся у Заказчика).

3. Документы в области квотирования рабочих мест:

ü локальные нормативные акты, содержащие сведения о рабочих местах и выполнении квоты;

ü отчеты в центр занятости населения / центр квотирования рабочих мест.

4. Документы, касающиеся проведения Заказчиком следующих процедур:

ü аттестации работников;

ü сокращения численности или штата работников;

ü применения дисциплинарных взысканий;

ü изменений условий трудового договора согласно статье 74 ТК РФ;

ü прекращения деятельности обособленного структурного подразделения и пр.

5. Иные документы, имеющие отношение к трудовому законодательству, предоставляемые руководством кадровой службы для проведения проверки.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.

2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита:

1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.

2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно[8].

Итак, цель аудита найма - это экспертиза правильности реализации кадровой политики организации в вопросах подбора и найма персонала. В широком смысле эффективность найма - это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем - это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.

Основные источники информации аудитора:

а) штатное расписание;

б) положения о структурных подразделениях;

в) должностные инструкции, описание работ и должностей;

г) внутренние заявки кадровой службе о потребности в вакансиях;

д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Росздравнадзора РФ (бывшего Госкомсанэпиднадзора РФ) об организации профессионального отбора персонала основных профессий отрасли, а также внутреннее положение о системе отбора кандидатов на вакансии с указанием требования к кандидатам и методов отбора;

г) документы по учету кадров (типовые формы); д) трудовой контракт, коллективный договор.

Основные направления проверки:

1) соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала;

2) действенность механизма набора и отбора персонала. Планируя работу по первому направлению, аудитор получает ответ на следующие комплексные вопросы:

ü соответствуют ли применяемые документы по найму типовой документации;

ü имели ли место за проверяемый период нарушения при установлении трудовых правоотношений между работником и работодателем и каков преимущественно характер нарушений;

ü соответствует ли содержание трудового договора (контракта) требованиям законодательства;

ü не противоречат ли специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;

ü правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках работающих, приказах или распоряжениях о приеме);

ü не нарушается ли законодательство при заключении договоров с внешними источниками набора и контроле их исполнения;

ü соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу лиц от 14 до 16 лет;

ü не нарушается ли законодательство при найме на работу иностранной рабочей силы;

ü имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.

При изучении содержания трудовых договоров (контрактов) необходимо обратить внимание на обязанности сторон соглашения (договор не может ухудшать положение работника, вступая в противоречие с законодательными нормами и коллективным договором), а также на признаки (условия договора), которые свидетельствуют о степени закреплении подчинения и зависимости наемного труда.

Отдельные аспекты найма персонала, на которые аудитор должен обратить внимание:

1) отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на организационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;

2) избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям «нужных» людей. Человек как личность не остается неизменным в течение своей трудовой жизни, и эти изменения могут носить весьма существенный характер. По мнению аналитиков западных компаний, следует оценивать при приеме на работу жизненные позиции, а не дипломы, и в известном смысле они не ошибаются;

3) недооценка возможностей внутреннего отбора для покрытия вакансий (такая невостребованность в собственных кадрах часто свидетельствует о слабости внутренней кадровой политики).

Миссия аудита увольнений:

1) оценка соблюдения положений законодательства при сокращении и высвобождении персонала;

2) оценка эффективности деятельности, направленной на закрепление кадрового потенциала субъекта экономики.

Что касается контроля процедуры увольнения работников, то аудитор должен обратить внимание на законность увольнения работников предприятия и своевременность произведения расчетов с ними. При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника (ст. 140 ТК).

Увольняемый сотрудник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. При этом он своей собственноручной распиской подтверждает не только факт его увольнения, но и дату прекращения трудовых взаимоотношений. Дата ознакомления сотрудника должна быть не позднее последнего дня прекращения трудовых обязанностей, за исключением случаев увольнения по собственному желанию (в данном случае согласие работника подтверждено его личным заявлением).

Выплачиваемые в связи с увольнением работника выходное пособие и сумма среднего месячного заработка на период трудоустройства не облагаются налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК, а также ЕСН на основании подп. 2 п. 1 ст. 238 НК.
В целях исчисления налога на прибыль начисления работникам, высвобождаемым в связи с сокращением численности или штата работников организации, учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК).

Согласно ст. 127 ТК при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом сумма отпускных исчисляется исходя из количества причитающихся работнику дней отпуска и среднего дневного заработка, исчисляемого в соответствии со ст. 139 ТК и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213. Расчетным периодом для оплаты отпусков считаются три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа) (п. 3 Положения). Аудитор должен оценить случаи массового увольнения рабочего персонала или служащих аудируемого лица, так как это может оказать прямое влияние на невозможность продолжения предприятием осуществлять свою деятельность в обозримом будущем, в особенности, если увольнения произошли без должной замены.

Итак, основные направления и комплексные задачи проверки:

1) контроль обеспечения положений законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, при увольнении работников по инициативе работодателя (администрации);

2) контроль регулирования трудовых отношений при увольнении с работы по инициативе работников или по соглашению сторон;

3) оценка эффективности управления развитием персонала организации (повышение уровня квалификации и опережающее обучение, политика стимулирования, закрепления персонала и создания условий для инициативного и качественного труда).

Аудитор запрашивает в кадровой службе три списка уволенных: а) по собственному желанию; б) по инициативе администрации; в) в связи с выходом на пенсию.

Аудитор анализирует показатели движения персонала[9]:

А) коэффициенты оборота, сменяемости, текучести, динамика которых позволяет оценить количественные вариации по персоналу в целом, по отдельным категориям, а также с учетом профессиональных и возрастных изменений.

При анализе текучести персонала следует сразу выявить основные причины неблагоприятной динамики. При высокой текучести принципиально важно провести диагностику условий труда на рабочем месте, характера проявления организационной роли руководителей. Следует определить, не происходит ли ослабление структурных связей в иерархии управления по вертикали (сверху вниз и наоборот), установить «точки сопряжения» служебного и личного интереса, прежде всего администрации и той части наиболее опытных работников, которую можно идентифицировать как «профессиональное ядро» организации. Целесообразно воспользоваться заключительными интервью с увольняющимися, если такая форма работы организована кадровой службой, или самому письменно проинтервьюировать работников, не включая в подготовленный вопросник готовых ответов, однако имея в виду вероятную необходимость уточняющих вопросов и письменных (либо устных) ответов.

Аудитор также просматривает внутренние документы предприятия по вопросам увольнения: зарегистрированные заявления, жалобы, решения профсоюзной организации, изучает круг вопросов, по которым необходимо получить дополнительные свидетельства для последующей правовой оценки политики увольнений, проводимой работодателем.

Во всех случаях существенной характеристикой деятельности работодателя является наличие (отсутствие) социально и экономически обоснованного плана сокращения (высвобождения) персонала и характер организации выполнения мероприятий в соответствии с планом.

При изучении мероприятий аудитор проверяет:

ü обоснованность выводов администрации о необходимости сокращения (высвобождения) персонала, оптимизационный характер сокращений;

ü правовой характер, формат и итоги консультаций работодателя и выборного профсоюзного органа в период времени, превышающий два месяца до официального уведомления об увольнении (предпочтительным результатом консультаций являются согласованные позиции о действиях, позволяющих избежать или максимально сократить негативные последствия предстоящей акции увольнения), последствия воздействия отдельных мероприятий и их совокупности на профессиональную и квалификационную характеристику персонала, состав «профессионального ядра» коллектива, организационную и функциональную структуру управления;

ü обоснованность предложений работодателя о принципах и критериях подхода к персональному сокращению;

ü целесообразность и эффективность мер, альтернативных сокращению: обучение и переобучение работников для занятия вакансий рабочих мест, сокращение рабочего времени и временные отпуска с частичной компенсацией потерь заработной платы;

ü затраты по мероприятиям: а) затраты на организационное и финансовое обеспечение альтернативных сокращению вариантов (например, внутреннее трудоустройство в связи с вводимыми изменениями условий труда) и возможный эффект, который в таком случае может быть достигнут в перспективе; б) затраты на проведение сокращения: законодательно обусловленные льготы и компенсации, возможные судебные издержки, частичные потери имиджа и корпоративной идентичности из-за нарушения баланса отношений между субъектом экономики и обществом, между работодателем и оставшимися сотрудниками (затраты в связи с ростом дефицита недоверия к администрации и чувства неуверенности, снижением мотивации труда и его результативности);

ü степень и своевременность информирования персонала о причинах и задачах планируемых организационных изменений.

ü попытки использовать творческий потенциал работников для создания новых рабочих мест;

ü сохранение базовых корпоративных ценностей и лояльного отношения к работодателю (администрации) со стороны основной части персонала.