	Главная \| Случайная страница \| Контакты \| Мы поможем в написании вашей работы!

Тема 2. Правила оформления документов

1 2 Следующая ⇒

Тема 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ

Контрольные вопросы:

1. Организация делопроизводства.

2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

3. Унификация и стандартизация документов.

4. Информация в системе управления.

5. Документ и его виды. Классификация документов.

Задание 1. Перечислите основные этапы технологии работы с управленческими документами:

1) прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

2)_____________________________________________________________________________;

3)_____________________________________________________________________________;

4)_____________________________________________________________________________;

5)_____________________________________________________________________________;

6)_____________________________________________________________________________;

7)_____________________________________________________________________________.

Задание 2. Из предложенного ниже списка выберите формы организации делопроизводства на предприятиях (в организациях, учреждениях):

1) внутриведомственная;

2) министерская;

3) централизованная;

4) смешанная;

5) ведомственная;

6) структурная;

7) децентрализованная.

Задание 3. Раскройте содержание централизованной формы организации делопроизводства:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Задание 4. Из предложенного ниже списка законодательных и нормативных актов выберите те, которые регламентируют правила организации работы с документами:

1. Конституция РФ.

2. Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

3. Указ Президента Российской Федерации от 14 июня 1992 г. № 622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения».

4. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

5. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

6. Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195–ФЗ. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в РФ.

8. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

9. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807–1 «О языках народов РФ».

10. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».

11. Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии».

12. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве».

Задание 5. Нормативно-методическое регулирование деятельности служб документационного обеспечения управления осуществляется государственными федеральными институтами: Росархив ом, Росстат ом, Госстандарт ом РФ.

Определите и раскройте содержание их функций в общегосударственной системе делопроизводства РФ:

Российский архив (Росархив)______________________________________________________

____________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Федеральная государственная служба статистики (Росстат )____________________

____________________________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России ) ____________________________________________________

____________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Задание 6. Из предложенного ниже списка документов выберите те, формы которых унифицированы:

Таблица 1 – Перечень форм управленческих документов

№ п\п	Наименование документа	Отметка
1.	Приказ о приеме работника на работу
2.	Положение об организации
3.	Справка о наличии филиалов, структурных подразделений
4.	Жалоба Иванова А.П. участковому Аниськину Л.Н. «О недостойном поведении соседа Мартынова К.Н.»
5.	Приходный кассовый ордер
6.	Штатное расписание
7.	Объяснительная записка менеджера Петрова К.Л. «О причинах неявки на работу»
8.	График отпусков
9.	Соглашение о совместной деятельности
10.	Расписка физического лица об обязательствах в отношении другого физического лица

Задание 7. Из предложенного списка выберите определение, соответствующее термину «унификация управленческих документов »:

1) возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов;

2) установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению;

3) рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения;

4) процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами;

5) соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Задание 8. Дайте определение термину «стандартизация управленческих документов»:

Задание 9. Перечислите виды стандартов в области документирования:

1)__________________________________________________________________________;

2)__________________________________________________________________________;

3)__________________________________________________________________________,

Задание 10. Выберите из представленного списка, какие стандарты являются основополагающими в области документоведения:

1. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

4. ГОСТ Р ИСО 9001–2001 «Системы менеджмента качества. Требования».

5. ГОСТ Р ИСО 14001–98 «системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению».

6. Международный стандарт ИСО 15489–1:2001 «"Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management – General»).

Задание 11. Сформулируйте основные требования, которым должна отвечать управленческая информация:

1)__________________________________________________________________________;

2___________________________________________________________________________;

3)__________________________________________________________________________;

4)__________________________________________________________________________;

5)__________________________________________________________________________.

Задание 12. Документ — «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать» (ГОСТ Р.6.30.2003).

Определите содержание понятия «юридическая сила документа»:

Юридическая сила документа – это ____________________________________________

_________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 13. Перечислите свойства документа и раскройте их содержание:

1) _______________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________;______________

2) _______________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Задание 14. Раскройте содержание функций документа:

1) Информационная – _____________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

2) Организационная – ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

3) Коммуникативная – _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

4) Юридическая – _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

5) Воспитательная – ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

6) Учебная – ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Задание 15. Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса. Определите их значение. Приведите примеры форм управленческой документации.

1) Документы по общим и административным вопросам: ________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2) Документы по функциям управления:_______________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 16. Документ состоит из двух частей: формуляра и текстовой. Дайте определение формуляра-образца документов.

Формуляр-образец документа – это_____________________________________________

_________________________________________________________________________________

Назовите нормативно-методический акт, в содержании которого представлен формуляр-образец управленческих документов? ________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Задание 17. Классифицируйте нижеперечисленные формы управленческих документов (таблица 2). Для выполнения задания использовать таблицы 3, 4, 5.

Исходные данные:

1. Исходная организация – ООО «Символ».

2. Вид деятельности – производство и переработка сельскохозяйственной продукции.

3. Орган управления – совет учредителей.

4. Фактическое управление – директор ООО «Символ» Аделаиди Георгий Павлович.

Таблица 2 – Перечень форм управленческих документов

№ п\п	Наименование документа
1.	Заключение экспертной комиссии санитарно-эпидемиологической службы по г. Краснодару № 1119 от 12.10.20__г.
2.	Отчет руководителя отдела продаж ООО «Символ» Симонова А.П. «Об объемах продаж за 1-ое полугодие 20__г.»
3.	Договор купли-продажи основных средств, полученный от ООО «радуга» б\н от 10.10.20__г.
4.	Генеральная доверенность на право осуществлять управление организацией, поступившая от учредителей
5.	Приказ о приеме на работу охранника Петрова К.П.
6.	Черновой проект на строительство перерабатывающего цеха НИИ «Проектстройсервис»
7.	Нотариально заверенные копии устава ООО «Символ», представляемые в обслуживающий банк
8.	Докладная записка генерального руководителя Аделаиди Г.П. на имя второго заместителя департамента сельского хозяйства края
9.	Акт о выявленных дефектах оборудования, полученный от независимой экспертной комиссии
10.	Гарантийное письмо об оплате товаров, полученное от покупателя ИП Саидова Е.П.

Таблица 3 – Классификация документов по содержанию

Простые	Сложные

Таблица 4 – Классификация документов по месту составления

Внутренние Внешние

Таблица 5– Классификация документов по виду оформления (юридической силе)

Подлинники Копии Черновики Выписки Дубликаты

Таблица 6 – Классификация документов по степени гласности

Открытые С грифом ограничения доступа

Вопросы для самоконтроля:

1. Что является предметом изучения в документоведении?

2. Дайте определение документационного обеспечения управления.

3. Назовите исторические этапы в истории развития государственного делопроизводства в России.

4. Что такое документ?

5. Каковы основные этапы работы с документами?

6. Какие формы организации делопроизводства Вы знаете?

7. Назовите основные федеральные институты, регламентирующие организацию работы с документами в России.

8. Назовите основные законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие правила работы с управленческой документацией.

9. В чем заключается процесс унификации и стандартизации документов?

10. Что такое информация? Назовите основные требования, которым должна отвечать управленческая информация.

11. Дайте определение функций документа.

12. Что такое юридическая сила документа?

13. Назовите основные свойства документа.

14. Что такое формуляр-образец документа.

15. Назовите признаки классификации управленческих документов. Приведите примеры.

Тема 2. Правила оформления документов

Контрольные вопросы:

1. Общие правила оформления документов.

2. Бланк документа и его виды.

3. Состав и назначение реквизитов документа.

Задание 1. Из предложенного списка выберите нормативно-методический акт, устанавливающий общие правила оформления управленческих документов в РФ:

1. Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

2. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в РФ.

4. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

6. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807–1 «О языках народов РФ».

Задание 2. Из предложенного списка выберите понятие, определяющее значение реквизита документа:

1) порядок формирования управленческого документа;

2) обязательный элемент оформления официального документа;

3) регламент работы с документами.

Задание 3. Перечислите общие требования, предъявляемые к оформлению управленческих документов в России:

1)_________________________________________________________________________________

2)_________________________________________________________________________________

4)_________________________________________________________________________________

5)_________________________________________________________________________________

Задание 4. Согласно ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» на современном этапе определены 30 реквизитов документа. Исходя из их значения, произведите классификацию реквизитов на обязательные и дополнительные:

Таблица 7 – Состав реквизитов документа

Номер	Наименование реквизита	Отметка
Обязательные	Дополнительные
	Государственный герб РФ
	Герб субъекта Российской Федерации
	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
	Код организации (ОКПО)
	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
	Код формы документа (ОКУД)
	Наименование организации
	Справочные данные об организации
	Наименование вида документа
	Дата документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
	Место составления или издания документа
	Адресат
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Заголовок к тексту
	Отметка о контроле
	Текст документа
	Отметка о наличии приложения
	Подпись
	Гриф согласования документа
	Визы согласования документа
	Оттиск печати
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
	Отметка о поступлении документа
	Идентификатор электронной копии документа

Задание 5. Раскройте содержание нижеперечисленных реквизитов документа:

1. Код организации (ОКПО)_______________________________________________________________

2. ОГРН_______________ _______________________________________________________________

3. ИНН/КПП_________ ____________________________________________________________

4. Наименование организации___________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Справочные данные об организации______________________________________ _________________________ ____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

6. Гриф утверждения ___________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Подпись__________ ___________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Печать_____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Задание 6. Назовите виды бланков управленческих документов и признаки их классификации:

1) По автору документов:

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2) По?__________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

3) По?__________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Задание 7. Оформите общий бланк организации на основании исходных данных.

Исходные данные:

1. Общество с ограниченной ответственностью «Алькор» (сокращенное наименование, предусмотренное уставом – ООО «Алькор»).

2. Юридический адрес: 350000, г. Краснодар, ул. Суворова, 16.

3. ИНН 2310944568

4. Реквизиты банка:

– расчетный счет 40702510400000555667 в КБ «Кубань кредит ООО»;

– корреспондентский счет банка 30101810200000000722;

– БИК 040349722.

4. Тел. (fax) 8 (861) 255 64 32.

Недостающие реквизиты внесите самостоятельно.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково значение реквизитов документа?

2. Каким нормативно-методическим актом предусмотрен состав и правила оформления реквизитов документа?

3. Что такое формуляр-образец документа?

4. Каковы общие правила оформления управленческих документов?

5. Сколько реквизитов документа предусмотрено ГОСТ Р 6.30-2003?

6. Что относят к обязательным реквизитам документа?

7. Что относят к дополнительным реквизитам документа?

8. Что такое бланк документа?

9. Какие виды бланков Вы знаете?

10. Каковы общие требования к изготовлению бланков документов?

12 Следующая ⇒

Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 691 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!

studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.03 с)...

Подлинники	Копии	Черновики	Выписки	Дубликаты

Открытые	С грифом ограничения доступа