Бухгалтерии и иных подразделений компании

РЕЙТИНГ СИТУАЦИЙ, КОТОРЫЕ ЧАЩЕ ВСЕГО ПРИВОДЯТ

К НАЛОГОВЫМ РИСКАМ ИЗ-ЗА НЕСОГЛАСОВАННОСТИ ДЕЙСТВИЙ

БУХГАЛТЕРИИ И ИНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ

Как показал опрос, чаще всего налоговые риски возникают по причине несогласованности с бухгалтерией действий юридического отдела при составлении договоров. Кроме того, риски возникают в случае, если административно-хозяйственная служба не оформит дефектную ведомость, а также когда отдел кадров не согласовывает с бухгалтером штатное расписание.

Практика показывает, что несогласованность подразделений организации зачастую приводит к негативным налоговым последствиям. Редакция журнала РНК подготовила рейтинг рисков, которые чаще всего возникают у компании по вине сотрудников (см. врезку на с. 73).

Из практики. По словам практиков, в каких ситуациях неосведомленность бухгалтерии привела к нежелательным налоговым последствиям

Бухгалтеры поделились с редакцией журнала РНК ситуациями, с которыми они сталкивались в своей практике. Так, Елена Рощина, бухгалтер московской компании, рассказала: "У нас на складе неофициально хранилось чужое имущество - 10 жидкокристаллических мониторов. Работники склада не предупредили бухгалтерию о том, что это имущество приобретено одним из сотрудников компании и находится на складе временно. При проведении инвентаризации бухгалтер учел эти мониторы как имущество компании, стоимость которого увеличила налогооблагаемую прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ)".

Ирина Соловьева, главный бухгалтер оренбургской компании, привела свой случай: "Расходы на проведение корпоратива нам удалось учесть в качестве представительских - оформили должным образом первичные документы и контролеры при "камералке" такие расходы признали. Однако при проведении выездной проверки налоговики изучили интернет-сайт компании-контрагента, которая организовывала мероприятие. В разделе "Фотогалерея" в качестве рекламы с целью привлечения новых клиентов были размещены фотоснимки с нашего корпоративного мероприятия. В результате нам не удалось доказать "представительность" произведенных расходов".

Мы отобрали 13 ситуаций, наиболее часто встречающихся на практике. Далее редакция обратилась к аудиторам и налоговым консультантам с просьбой прокомментировать ситуации, а также проранжировать их по частоте возникновения на практике (список экспертов представлен во врезке ниже). По итогам опроса мы вывели средний балл и составили рейтинг. Результаты балльной оценки экспертов представлены в гистограмме на с. 69.

По результатам опроса:

из-за несогласованности каких подразделений

компаний и по каким вопросам у организации

могут возникнуть налоговые риски?

│ │ │ │ │ │ │Сотрудники юридического

│ │ │ │ │ │ │отдела заключили

│ ┌┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┤с арендатором новый

│ │ 10,1 балла│договор аренды, хотя

│ └┬───────┬───────┬───────┬───────┬───────┤с налоговой точки зрения

│ │ │ │ │ │ │выгоднее пролонгировать

│ │ │ │ │ │ │действующий

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Сотрудники АХО

│ │ │┌──────┴───────┴───────┴───────┤не оформили дефектную

│ │ ││ 7,8 балла│ведомость, подтверждающую

│ │ │└──────┬───────┬───────┬───────┤поломку имущества

│ │ │ │ │ │ │компании

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Кадровая служба

│ │ │ ┌─────┴───────┴───────┴───────┤представила налоговикам

│ │ │ │ 7,2 балла│штатное расписание

│ │ │ └─────┬───────┬───────┬───────┤работников, которое не

│ │ │ │ │ │ │было согласовано

│ │ │ │ │ │ │с бухгалтерией

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Специалисты юридического

│ │ │ ┌────┴───────┴───────┴───────┤отдела при составлении

│ │ │ │ 7,1 балла│договора не прописали

│ │ │ └────┬───────┬───────┬───────┤порядок, в соответствии

│ │ │ │ │ │ │с которым переходит право

│ │ │ │ │ │ │собственности

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Специалисты

│ │ │ ┌───┴───────┴───────┴───────┤маркетингового отдела по

│ │ │ │ 7 баллов│своему усмотрению указали

│ │ │ └───┬───────┬───────┬───────┤в договоре условие

│ │ │ │ │ │ │о безвозмездности,

│ │ │ │ │ │ │не предупредив бухгалтера

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ ┌──┴───────┴───────┴───────┤Сбор документов для

│ │ │ │ 6,6 балла│представления по запросу

│ │ │ └──┬───────┬───────┬───────┤налоговиков произвел

│ │ │ │ │ │ │секретариат

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Кадровая служба не

│ │ │ ┌┴───────┴───────┴───────┤оповестила бухгалтерию

│ │ │ │ 6,3 балла│об отпуске работников,

│ │ │ └┬───────┬───────┬───────┤в связи с чем бухгалтер

│ │ │ │ │ │ │несвоевременно произвел

│ │ │ │ │ │ │отпускные выплаты

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ ┌────┴───────┴───────┤Отдел кадров не отметил

│ │ │ │ │ 5,2 балла│в табеле рабочего

│ │ │ │ └────┬───────┬───────┤времени, что сотрудник

│ │ │ │ │ │ │работал ночью

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Маркетологи упустили

│ │ │ │ ┌──┴───────┴───────┤из виду, что документы

│ │ │ │ │ 4,8 балла│в отношении проведенной

│ │ │ │ └──┬───────┬───────┤рекламной акции

│ │ │ │ │ │ │не соответствуют

│ │ │ │ │ │ │действительности

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Сотрудники отдела

│ │ │ │ ┌─┴───────┴───────┤информационных технологий

│ │ │ │ │ 4,3 балла│не учли бухгалтерские

│ │ │ │ └─┬───────┬───────┤нюансы при настройке

│ │ │ │ │ │ │бухгалтерских программ

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ ┌─┴───────┴───────┤Сотрудники отдела охраны

│ │ │ │ │ 4,3 балла│не выписали пропуска для

│ │ │ │ └─┬───────┬───────┤контрагентов, прибывших

│ │ │ │ │ │ │на режимную территорию

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Специалисты отдела

│ │ │ │ ┌┴───────┴───────┤информационных технологий

│ │ │ │ │ 4,2 балла│при разработке сайта

│ │ │ │ └┬───────┬───────┤указали неверную

│ │ │ │ │ │ │информацию о компании

│───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼──────────────────────────

│ │ │ │ │ │ │Транспортный отдел

│ │ │ │ │ ┌─┴───────┤не установил водителю

│ │ │ │ │ │2,6 балла│конкретный маршрут

│ │ │ │ │ └─┬───────┤следования, указав только

│ │ │ │ │ │ │пункт прибытия

└───────┴───────┴───────┴───────┴───────┴───────┘

12 10 8 6 4 2 0

1. Сотрудники юридического отдела заключили с арендатором

новый договор аренды, хотя с налоговой точки зрения

выгоднее пролонгировать действующий

Результаты опроса показали, что из-за несогласованности действий юридического отдела и бухгалтерии зачастую возникают налоговые риски. На практике самая распространенная ошибка юристов, которая может привести к негативным налоговым последствиям, связана с заключением договоров аренды. Так, например, арендатор выполнил неотделимые улучшения и начислял по ним амортизацию. А по окончании договора аренды решил продолжить работу в этом помещении. Юристы, не задумываясь о налоговых рисках, наверняка предложат арендатору заключить новый договор аренды.

Как подчеркнул Виталий Сазанский, член Палаты налоговых консультантов РФ, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, юристам не следует торопиться оформлять новый договор аренды. Дело в том, что, по мнению Минфина России, заключение нового договора аренды повлечет прекращение начисления налоговой амортизации по неотделимым улучшениям с 1-го числа месяца, следующего за месяцем окончания срока действия первого договора аренды (Письма от 04.04.2012 N 03-05-05-01/18 и от 25.10.2011 N 03-03-06/1/689). Аналогичные выводы содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 25.08.2010 N 16-15/089245@.

В случае если арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора при отсутствии возражений со стороны арендодателя, договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ). В этом случае арендатор амортизирует капитальные вложения в виде неотделимых улучшений в арендованное имущество до тех пор, пока одна из сторон не объявит о расторжении договора аренды (Письмо Минфина России от 03.05.2011 N 03-03-06/2/75).

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса, напомнила, что в Письме от 04.02.2013 N 03-03-06/2/2269 Минфин России также указал, что с прекращением договора аренды, даже при условии одновременного заключения нового договора, перестает начисляться амортизация на неотделимые улучшения. Ведь при расторжении договора такие улучшения необходимо передать собственнику здания (арендодателю). Более того, передача собственнику здания неотделимых улучшений является, по сути, безвозмездной. Следовательно, у арендатора возникает обязанность исчислить и уплатить НДС (Письмо Минфина России от 25.02.2013 N 03-07-05/5259).

Все чаще такой позиции придерживаются и суды. Так, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 N А65-12909/2011 указал, что неотделимые улучшения арендованных объектов являются частью неделимой вещи и не являются собственностью арендатора. Таким образом, при передаче неотделимых улучшений арендодателю (стоимость которых не возмещается) по окончании срока аренды арендатор фактически осуществляет операцию безвозмездной реализации, которая облагается НДС, отметила Надежда Абакумова, член Палаты налоговых консультантов РФ, юрист. Аналогичную позицию занял ФАС Московского округа в Постановлении от 30.04.2010 N А40-107727/09-127-742.

Но есть решения суда и в пользу компаний. К примеру, в одном из дел компании-арендатору удалось доказать, что выполненные за счет арендатора работы в арендуемых помещениях имеют потребительскую ценность исключительно для самого арендатора, а не для арендодателя. Следовательно, их передача не является реализацией по смыслу ст. 39 НК РФ и объект обложения НДС при их передаче арендодателю не возникает (Постановление ФАС Поволжского округа от 18.01.2013 N А55-14290/2012).

Как отметил Сергей Соловьев, налоговый консультант аудиторской компании "Мариллион", налоговые риски, связанные с некорректными формулировками договоров, минимизируются путем установления в компании четкой процедуры одобрения и подписания договоров. То есть генеральный директор компании не должен подписывать договор, пока не получит соответствующего подтверждения не только от юридического отдела, но и от главного бухгалтера, административного отдела и иных заинтересованных подразделений.

2. Сотрудники АХО не оформили дефектную ведомость,

подтверждающую поломку имущества компании

Второе место в рейтинге занимает отсутствие согласованности действий административно-хозяйственного отдела и бухгалтерии. В частности, сотрудники АХО зачастую не составляют дефектные ведомости. Без такого документа бухгалтеру проблематично будет списать расходы на ремонт, обосновать затраты на приобретение запчастей или аналогичного оборудования. Ведь с налоговой точки зрения ремонт основных средств должен оформляться соответствующими документами, которые подтверждали бы необходимость выполнения таких работ и факт их осуществления.

При этом, по мнению некоторых судов, именно дефектная ведомость подтверждает, что у того или иного основного средства имеются повреждения и неисправности, которые следует незамедлительно устранить. В одном из дел ФАС Поволжского округа по причине отсутствия дефектной ведомости отказал компании во включении стоимости запчастей в налоговые расходы (Постановление от 24.11.2011 N А57-9351/2010).

Однако, как отметил Виталий Сазанский, наличие дефектной ведомости не обязательно при наличии других подтверждающих документов. При этом расходы должны быть экономически обоснованны и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 09.08.2010 N 09АП-16760/2010-АК отметил, что нормы налогового законодательства не содержат конкретного перечня документов, которыми налогоплательщик должен подтверждать произведенные им затраты и их производственную направленность. Соответственно, НК РФ не ставит отнесение затрат по ремонту имущества на расходы в зависимость от наличия именно дефектных ведомостей. Это подтверждают Постановления ФАС Центрального от 28.04.2011 N А35-6355/2010 и Московского от 17.11.2010 N А40-135176/09-116-778 округов. Документами, подтверждающими расходы на ремонт, могут быть приказ руководителя о проведении ремонта и списании запчастей, договор со специализированной фирмой на выполнение работ по ремонту, заказ-наряд, акт приема-сдачи выполненных работ, счета-фактуры, платежные поручения и т.д.

3. Кадровая служба представила налоговикам

штатное расписание работников, которое не было согласовано

с бухгалтерией

На третьем месте рейтинга, составленного аудиторами и налоговыми консультантами, оказалась оплошность кадровой службы. Так, кадровики иногда представляют налоговикам не согласованные с бухгалтерией документы, из которых видно, сколько часов работает сотрудник, в каком подразделении он трудится, а также какой участок деятельности за ним закреплен.

Например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 12.08.2010 N А72-15625/2009 согласился с налоговиками в том, что организация необоснованно начисляла амортизацию с повышенным коэффициентом. По данным бухгалтерии, основное средство работало круглосуточно. Однако после обращения в отдел кадров налоговики выяснили, что на спорном объекте работал сотрудник, у которого согласно штатному расписанию восьмичасовой рабочий день.

Кроме того, из-за неправильно составленного штатного расписания нередко возникают налоговые риски у налогоплательщиков, имеющих несколько обособленных подразделений, подчеркнул Денис Колесников, ведущий юрист. Так, при распределении налога на прибыль между бюджетами субъектов учитывается среднесписочная численность работников или заработная плата обособленного подразделения в общем удельном весе этих показателей по компании (п. 2 ст. 288 НК РФ). При неверном расчете доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение, возникнет переплата налога в один бюджет субъекта РФ и недоимка - в другой. Последствия такой ошибки - пени (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.02.2012 N А56-10237/2011). Это может произойти, в частности, если бухгалтер при расчете налога на прибыль отнес работников к одному обособленному подразделению, а по штатному расписанию, которое представили контролерам кадровики, такие работники трудятся в обособленном подразделении, расположенном в другом субъекте РФ.

Как отметила Елена Деева, ведущий аудитор, при исследовании штатного расписания налоговики обращают внимание на наличие в штате отдельных должностей (маркетологов, юристов). Если компании заключают договоры на оказание услуг с третьими лицами, в то время как аналогичные специалисты трудятся в организации, затраты по таким договорам контролеры исключают из налоговых расходов. В частности, инспекторы могут посчитать необоснованными расходы на проведение маркетинговых исследований, если в штате компании существует собственный отдел маркетинга. Но суды в подобных ситуациях, как правило, поддерживают налогоплательщиков. Так, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 31.07.2007 N А55-16334/2006 отметил, что функции маркетинговой службы организации не дублируют обязанности исполнителей по договорам на оказание консультационных и маркетинговых услуг.

4. Специалисты юридического отдела при составлении договора

не прописали порядок, в соответствии с которым переходит

право собственности

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 251 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются доходы в виде имущества, работ или услуг, которые получены от других лиц в порядке предварительной оплаты товаров. Таким образом, в договоре безопаснее четко прописать момент перехода права собственности - в этом случае компании удастся отразить налоговую выручку только после передачи товаров, выполнения работ или оказания услуги, а не в момент получения предоплаты.

Однако на практике наиболее часто встречается ситуация, когда в условиях контрактов не урегулирован момент перехода права собственности, отметила Елена Деева. В этом случае при применении метода начисления датой получения доходов от реализации товаров признается дата передачи товара покупателю или первому перевозчику (п. 1 ст. 39 и п. 3 ст. 271 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.11.2010 N 03-03-06/700).

5. Специалисты маркетингового отдела по своему усмотрению

указали в договоре условие о безвозмездности,

не предупредив бухгалтера

Наличие в договоре факта безвозмездного оказания услуг может привести к тому, что налоговики снимут у организации расходы на проведение той или иной маркетинговой акции, отметила Надежда Абакумова. Безвозмездность приводит к тому, что организация, получающая такие услуги, обязана отразить их стоимость в налоговых доходах (п. 8 ст. 250 НК РФ). А компания, оказывающая безвозмездные услуги, должна исчислить НДС со стоимости безвозмездно оказанных услуг (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

При этом вопрос о наличии такого условия в договоре должен быть согласован не только с бухгалтерией, но и с юридической службой, подчеркнул Виталий Сазанский. Это связано с тем, что в соответствии со ст. 575 ГК РФ между коммерческими организациями запрещены подарки стоимостью свыше 3000 руб. В свою очередь, дарение подарков, в том числе при проведении маркетинговых акций, является безвозмездной передачей имущества. Следовательно, затраты на приобретение этих подарков не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании п. 16 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523).

Как отметил Денис Колесников, нередко при составлении договоров на представительские или аналогичные мероприятия предмет договора расписывается излишне подробно. К примеру, маркетологи компании в приложении к договору о проведении представительского мероприятия, помимо фуршета, отдельно выделили выступление "бразильских танцовщиц", расходы на которое даже в рамках представительского вечера нельзя учесть на основании п. 2 ст. 264 НК РФ. В этой ситуации развлекательные элементы вечера целесообразно не выделять в договоре. Тогда при наличии документов, подтверждающих расходы на проведение представительского мероприятия, у контролеров, скорее всего, не возникнет претензий к расходам.

6. Сбор документов для представления по запросу налоговиков

произвел секретариат

Подборка секретариатом документов для инспекторов сопряжена не только с высокими трудозатратами, но и несет для компании определенные налоговые риски, отметил Виталий Сазанский. Ведь секретарь вполне может отправить инспекторам лишние документы, тем самым сообщив сведения, которые повлекут нежелательные налоговые последствия.

Во-первых, запрашиваемые документы должны иметь отношение к предмету проверки (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07). А секретарь, скорее всего, не наделен достаточной степенью компетентности, чтобы определить, какие документы относятся к предмету налоговой проверки, а какие отношения к ней не имеют.

Во-вторых, п. 5 ст. 93 НК РФ установлен запрет на повторное истребование у налогоплательщика документов, которые он ранее уже представлял в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок. Однако есть риск, что секретариат может повторно представить те документы, которые запрашивались ранее и уже имеются у контролеров.

В-третьих, налоговики зачастую истребуют документы, которые не предусмотрены налоговым и бухгалтерским законодательством (проектно-сметная документация, инструкция по эксплуатации системы измерений количества и показателей качества нефти) или не относятся к исчислению налогов и сборов (статистическая отчетность). Важно отметить, что некоторые суды признают это правомерным (Постановления Президиума ВАС РФ от 05.02.2013 N А80-346/2011 и ФАС Московского округа от 22.02.2012 N А40-28385/11-129-127).

На практике часто встречаются случаи, когда секретариат забывает сделать копию обратной стороны ГТД или CMR, на которой стоит отметка о вывозе товара, что тоже служит популярным основанием для отказа в возмещении НДС, отметила Ольга Цохорова, юрист.

Таким образом, если бухгалтерия привлекает секретариат к подготовке пакета документов для налоговиков, целесообразно заранее подготовить список документов, составленный специалистом, разбирающимся в налоговом законодательстве, а не просто передать секретарю требование инспекторов, подчеркнул Денис Колесников.

7. Кадровая служба не оповестила бухгалтерию об отпуске

работников, в связи с чем бухгалтер несвоевременно произвел

отпускные выплаты

Еще одним распространенным нарушением кадровой службы является несвоевременное оповещение сотрудников бухгалтерии о ежегодном отпуске работника. На практике большинство компаний составляют график отпусков для галочки, при этом обещая предоставить сотрудникам отпуск в любое удобное для них время. Однако о времени начала отпуска (который указан в графике отпусков) работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). А за три дня до начала отпуска бухгалтерия обязана выплатить работнику отпускные (ст. 136 ТК РФ). В случае если работодатель своевременно не произвел выплату отпускных, то ему придется выплатить сотруднику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).

По мнению Минфина России, денежную компенсацию, выплаченную в соответствии со ст. 236 ТК РФ, нельзя учесть в налоговых расходах, поскольку такая выплата не связана с режимом работы или условиями труда, а также содержанием работников (Письма от 31.10.2011 N 03-03-06/2/164 и от 09.12.2009 N 03-06-06/2/232).

Но некоторые суды считают иначе. Так, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 30.08.2010 N А55-35672/2009 указал, что спорная выплата осуществлена из-за нарушения срока выплаты заработной платы, установленного трудовым договором. Соответственно, она является санкцией за нарушение договорных обязательств. НК РФ не ограничивает возможности учета санкций в составе расходов в зависимости от того, в рамках каких правоотношений оно было допущено - трудовых или гражданско-правовых. Таким образом, выплаченные компенсации включаются во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Аналогичное мнение высказал ФАС Поволжского округа в Постановлении от 30.08.2010 N А55-35672/2009.

Как отметил Сергей Рюмин, управляющий партнер ООО "Консультационно-аудиторская фирма "ИНВЕСТАУДИТТРАСТ", арбитры соглашаются и с тем, что такие компенсации не включаются и в базу для начисления страховых взносов в ПФР и ФФОМС (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.10.2012 N А31-11529/2011). При этом, как отмечает Минфин России, с суммы выплаченной компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Даже если размер установленной коллективным или трудовым договором компенсации превышает предусмотренную ТК РФ величину (Письма от 18.04.2012 N 03-04-05/9-526 и от 28.11.2008 N 03-04-05-01/450).

8. Отдел кадров не отметил в табеле рабочего времени,

что сотрудник работал ночью

В практике некоторых компаний распространены переработки, в том числе работа ночью. При этом они не фиксируются во внутренних документах. Ведь зачастую сотрудник остается на рабочем месте по собственной инициативе, а не привлекается работодателем, отметил Денис Колесников. Следовательно, нет оснований для проставления соответствующих отметок в табеле учета рабочего времени. Однако, если работник возвращается домой в поздние часы, работодатель все же оплачивает ему проезд на такси.

По мнению судов, стоимость услуг такси в этом случае не включается в налоговые расходы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2010 N А56-95584/2009, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 17.06.2011 N ВАС-4092/11). Ведь трудовыми договорами такие расходы не предусмотрены, коллективный договор не заключался, а приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью не принимались.

А вот московские арбитры в Постановлении от 01.04.2009 N А40-36530/08-75-97 согласились с доводами налогоплательщика о том, что затраты на оплату услуг такси имеют непосредственное отношение к его производственной деятельности, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Но опять же здесь все зависит от грамотного оформления документов.

Таким образом, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков и подтвердить обоснованность расходов, в коллективном договоре безопаснее предусмотреть, что задержка сотрудника на рабочем месте после определенного времени (11 - 12 часов ночи и т.д.) является основанием для заказа такси, даже если работник задерживается по собственной инициативе. А факт задержки могут подтвердить, например, данные электронных пропусков на входе в офис.

9. Маркетологи упустили из виду, что документы в отношении

проведенной рекламной акции не соответствуют

действительности

Зачастую претензии налоговиков связаны с экономическим обоснованием и документальным подтверждением маркетинговых расходов, отметила Елена Деева. На практике контролеры при проверке тщательно сопоставляют представленный пакет оформленных документов на маркетинговые расходы с условиями договора.

Так, в одном из дел инспекторы обратили внимание на то, что к отчетам маркетологов о проделанной работе (рекламные акции в разных городах) приложены одни и те же фотографии. Кроме того, все фотоснимки были сделаны в летнее время (продавцы и покупатели на фотографиях одеты в футболки, платья и туфли), тогда как время проведения акций - январь и февраль 2011 г. В связи с этим контролеры признали имеющиеся у компании первичные документы фиктивными и сняли расходы на проведение таких акций. ФАС Уральского округа в Постановлении от 28.11.2012 N А60-7356/2012 налоговиков поддержал.

10. Сотрудники отдела информационных технологий не учли

бухгалтерские нюансы при настройке бухгалтерских программ

Несогласованность с бухгалтерией может возникнуть и у специалистов IT-службы. Например, если работники этого отдела настроят бухгалтерскую программу таким образом, что, зайдя в нее, любой пользователь сможет увидеть не только официальные данные, на основании которых компания формирует налоговую и бухгалтерскую отчетность, но и неучтенные сведения. Как отметила Надежда Абакумова, ни для кого не секрет, что налоговики уже давно используют информационные технологии с целью обнаружения сокрытия доходов и отслеживания взаимозависимости компаний.

Однако ст. 23 НК РФ, как и иные статьи налогового законодательства, не устанавливает обязанности налогоплательщиков предоставлять проверяющим доступ к бухгалтерским программам, напомнил Сергей Соловьев. На практике организации стараются максимально ограничить доступ контролеров к бухгалтерским программам. Все необходимые регистры по требованию налоговиков распечатываются в бумажном виде, так как доступ к базе может значительно упростить проверку, а значит, негативно скажется на доначислениях. Однако если компьютеры изымаются (к примеру, в рамках уголовного дела), то наличие баз данных с неофициальными сведениями может существенно помочь следователям и, соответственно, повлечь негативные налоговые последствия для организации, отметил Денис Колесников.

Также следует отметить, что неправильная настройка бухгалтерской программы вынуждает бухгалтерскую службу производить множество ручных операций и расчетов. Это увеличивает трудозатраты бухгалтера и повышает вероятность допущения арифметических ошибок.

11. Сотрудники отдела охраны не выписали пропуска

для контрагентов, прибывших на режимную территорию

Зачастую для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг) на определенном объекте контролеры анализируют данные журналов учета на контрольно-пропускных пунктах предприятий, на территории которых производились работы (фамилии сотрудников, номера автомобилей, отметки о провозе грузов). Поэтому налогоплательщику целесообразно сохранять пропуска и иные документы, подтверждающие, что конкретные лица действительно работали на определенных территориях, отметила Ольга Слобцова, заместитель директора по проектам аудиторско-консалтинговой фирмы "Экспертный центр "Партнеры".

Так, в одном из дел контролеры сняли расходы по оплате услуг контрагентов. Инспекторы установили, что работы выполнялись на режимной территории. Однако служба охраны не выписывала пропуска на лиц, которые согласно документам выполняли спорные работы. Суд признал это одним из аргументов инспекции и согласился с доначислением налога на прибыль (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 07.06.2012 N А75-11988/2010, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 21.09.2012 N ВАС-12437/12).

Однако, как отметила Надежда Абакумова, само по себе отсутствие пропуска не является доказательством нереальности выполнения работ. Например, подтверждением нахождения исполнителей на спорных территориях может послужить пригласительный билет (Постановление ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-89370/11-115-283). Также на факт прохода представителей иных организаций на территорию компании укажут записи с видеокамер, напомнила Елена Мелконян.

12. Специалисты отдела информационных технологий

при разработке сайта указали неверную информацию о компании

В последнее время контролеры при планировании налоговых проверок и формировании доказательной базы в ходе таких проверок активно используют общедоступные источники информации, в том числе интернет-сайт самого налогоплательщика. Любые несоответствия сведений, представленных на сайте, и информации о налогоплательщике, имеющейся у налоговиков, скорее всего, придется объяснять, отметил Сергей Соловьев.

Так, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 23.04.2012 N А03-9722/2010 рассмотрел ситуацию, когда компания реализовывала товары через независимых контрагентов. Однако на сайте проверяемой организации компании-дилеры были указаны не в числе партнеров, а как подразделения налогоплательщика. При этом по бухгалтерским документам организация уплачивала таким дилерам посредническую комиссию. Суд поддержал налоговиков, отклонив доводы о независимости компании и дилеров. При этом одним из отягчающих обстоятельств явилось то, что кадровый учет у дилера вел сам налогоплательщик и сотрудники компании-контрагента получали зарплату также в кассе проверяемой организации (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 27.08.2012 N ВАС-10576/12). Однако при отсутствии таких обстоятельств компания, возможно, смогла бы отстоять в суде "ошибку" сотрудников отдела информационных технологий, отметила Елена Мелконян. Ведь подтвердить тот факт, что спорные компании не являются подразделениями налогоплательщика, можно также учредительными документами и выписками из ЕГРЮЛ.

Кроме того, часто на сайте сотрудники IT-службы указывают адрес не только головного офиса, но и обособленных подразделений организации. Все эти адреса должны быть зарегистрированы в налоговом органе (пп. 2 п. 1 и пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). При несовпадении юридического адреса и фактического местонахождения исполнительного органа организации, а также при отсутствии регистрации обособленных подразделений компании грозит административная ответственность (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

13. Транспортный отдел не установил водителю

конкретный маршрут следования, указав только пункт прибытия

В последнее время налоговики часто используют систему распознавания государственных номерных знаков транспортных средств ГИБДД "Поток" для доказывания нереальности доставки грузов конкретными транспортными средствами. Поэтому в случае, если водитель решил сэкономить ГСМ и сократить маршрут проезда, налоговики могут сделать вывод о том, что груз фактически доставлен не был. Аргументы - отсутствие записей с камер видеонаблюдения. В одном из дел Восьмой арбитражный апелляционный суд установил, что спорные автомобили не зарегистрированы на имя собственников транспортных средств, а государственные регистрационные знаки на них либо не изготовлялись, либо не совпадали с маркой транспортных средств (Постановление от 24.05.2011 N А81-5759/2010, оставлено в силе Постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 12.09.2011 N А81-5759/2010).

Однако следует учитывать, что сам факт отсутствия автомобиля на конкретной камере еще не доказывает невозможности его движения по альтернативному маршруту, отметил Сергей Рюмин. Нужно доказать, что авто находилось в данный момент в принципиально отличном от заявленного организацией маршрута движения месте. Кроме того, такие косвенные доказательства, как правило, суды учитывают как составную часть при наличии иных доказательств нереальности сделок со спорными контрагентами.

Для того чтобы укрепить свою позицию, можно оснастить авто GPS-навигаторами, фиксирующими не только маршрут передвижения автотранспортного средства, но и пункты начала и окончания маршрута, отметила Елена Мелконян.

Эксперты. Благодарим за содействие в подготовке материала

Надежду Абакумову, члена Палаты налоговых консультантов РФ, юриста;

Елену Дееву, ведущего аудитора;

Дениса Колесникова, ведущего юриста;

Елену Мелконян, советника государственной гражданской службы РФ 1-го класса;

Ольгу Цохорову, юриста;

Сергея Рюмина, управляющего партнера ООО "Консультационно-аудиторская фирма "ИНВЕСТАУДИТТРАСТ";

Виталия Сазанского, члена Палаты налоговых консультантов РФ, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса;

Ольгу Слобцову, заместителя директора по проектам аудиторско-консалтинговой фирмы "Экспертный центр "Партнеры";

Сергея Соловьева, налогового консультанта аудиторской компании "Мариллион".

Ю.Н.Бережная

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Подписано в печать

11.04.2013