Порядок составления и хранения документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- код формы;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственных операций;

- измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

- должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, вклю­чая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции;

определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка - это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифме­тические подсчеты итогов, правильность отражения количественных истоимостных показателей.

Таксировка документов - выражение натуральных показателей в денежномизмерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которыеследует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документаххозяйственные операции.

После записи кассовых документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. Документы бухгалтерского учета хранятся не менее 5-ти лет.