Процесс и принципы контроля

контроль менеджмент

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами. Контроль может осуществляться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием задач контроля. Задачи контроля.

Функция контроля - это совокупность задач управления, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта.

Организация имеет множество конкретных целей, параметры процесса, достижения которых поддаются измерению. Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями: - наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; - наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, снизить затраты труда на 5% в 2007 году.

Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны косвенные показатели, которые имеют отношение к данной цели, и они поддаются измерению. Однако важно помнить, что на достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние и другие факторы. Менеджеру нужно уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.

Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.

Обычно складывается впечатление, что в организации имеются специально выделенные «контролеры», которые призваны решать задачи контроля. Такая категория служащих составляет незначительную долю в общей численности коллектива организации. Обычно это сотрудники отдела технического контроля качества продукции. Основную часть задач контроля выполняют руководители, независимо от своего ранга. Кроме того, задачи контроля решают штабные (функциональные) менеджеры как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Поэтому в действительности организация имеет разветвленную сеть субъектов контроля. Исходная информация для контроля. Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:

а)стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;

б)результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).

Стандарты и критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и вытекают из множества целей и стратегии организации. Стандарты и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды. Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Важно осознать, что ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды.

В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой продукции (маркетинговый контроль).