поняття та процес контролю

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. В межах процесу контролю, модель якого наведена на рис.7.1., можна виділити три основних етапи:вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації; порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;реакція на порівняння (коригуючі дії або зміна стандартів).Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів. Стандарти являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування. Розглянемо докладніше основні етапи процесу контролю. 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. При реалізації процесів вимірювання реального виконання виникає два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати?Менеджери, звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання:особисті спостереження;статистичні звіти;усні звіти підлеглих; письмові звіти підлеглих. Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій 2. Порівняння результатів реального виконання з встановленими стандартами. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятного (допустимого) рівня відхилень. Відхилення реального виконання, що перевищують допустимий рівень, і стають об’єктом діяльності мереджера. 3. Реакція на порівняння. Заключний третій етап процесу контролю – це реакція менеджера на результати порівняння. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності в організації, так і на всю їх сукупність Випереджаючий контроль спрямований на контроль “входів” у систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного процесу Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу

12. інститути управління контролем

Фінансовий контроль. Складовими фінансового контролю як цілісної системи виступають: Фінансовий аналіз також можна розглядати як складну підсистему. Основними інструментами фінансового аналізу є:аналіз фінансової звітності організації;(баланс, звіт про прибутки та збитки, про рух готівки)аналіз фінансових коефіцієнтів;(Більшість важливих для управління даних представлена не абсолютними показниками вартості активів, пасиві, обсягів отримуваного прибутку, а відносними показниками.)аналіз беззбитковості.(. Розміри прибутків і збитків організації значною мірою залежать від обсягів продажу її продукції. Саме для того, щоб з’ясувати, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості, і проводиться аналіз беззбитковості) Бюджетування. В процесі планування керівництво розподіляє фінансові ресурси організації поміж окремими її підрозділами. З точки зору контролю менеджмент цікавить, оскільки ефективно ці ресурси використовуються в підрозділах. Ось чому одним з основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації є бюджетування. Операційний бюджет - це план центра відповідальності на бюджетний період (як правило на рік), в якому чітко визначений обсяг фінансових ресурсів даного підрозділу. Фінансовий бюджет – це план центра відповідальності на бюджетний період (як правило, на рік), в якому визначені джерела надходження і напрямки використання грошових коштів Аудит – це незалежна формальна верифікація фінансових звітів і операційних видів діяльності організації На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю:графік Г.Гантта; – це інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконаннямсітьові графіки; система специфічних методів планування та управління процесами розробки (реалізації) проектів шляхом застосування сітьових графіківметод оцінки та перегляду планів (PERT); проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт, причому робота в таких мережах (сітях) являє собою будь-який елемент проекту, на виконання якого необхідний час, і який може затримати початок виконання наступних робіт.метод критичного шляху (CPM); дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу методи управління запасами; створенні певного буфера між послідовними поставками матеріалів задля виключення необхідності безперервних поставок. Одним з найважливіших інструментів контролю якості є статистичні методи контролю якості.

14 прооцес комунікації

У вузькому розумінні комунікації – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами. Проте сам факт обміну інформацією ще не свідчить про комунікацію, оскільки інформація, що передається, може бути незрозуміла для того, хто її отримує. В теорії управління під комунікацією розуміють процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови: наявність щонайменше двох осіб: відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається;наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інфомації, призначеної для передавання;наявність канала комунікації, тобто засоба за допомогою якого передається інформація;наявність зворотнього зв’язку, тобто процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення. етапи:формування концепції обміну інформацією;кодування та вибір каналу;передавання повідомлення через канал;декодування;усвідомлення змісту ідеї відправника;зворотній зв’язок. 1. Процес комунікації починається з формулювання концепції обміну інформацією. На цьому етапі відправник вирішує, що конкретно, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації.Кодування – це процес трансформації (перетворення) концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Канал комунікації – це засіб, за допомогою якого передається інформація. На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:тип символів, що використовуються для кодування інформації; характер повідомлення, що передається;вагомість і привабливість даного каналу для одержувача повідомлення;конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.3. Передавання повідомлення по каналу являє собою фізичну доставку повідомлення від відправника до одержувача. 4. Декодування означає перекладання отриманого повідомлення у форму, зрозумілу для отримувача. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для отримувача повідомлення, останній зрозуміє (усвідомить), що мав на увазі відправник

15 Між особові і організаційні комунікації

Люди постійно обмінюються інформацією незалежно від того, чи знаходяться вони в організації, чи ні. Тому в загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії поміж людьми взагалі. Для характеристики процесов комунікації між двома або більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”. Виділяють такі основні методи міжособових комунікацій:усна комунікація;письмова комунікація;невербальна комунікація. Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновано менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях .Нисхідні комунікації – це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

16.управління комунікаційними процесами.

Управління комунікаційними процесами в організації включає:пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації;розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації, основними з яких є: 1. Фільтрація. Коли робітник говорить те, що бажає почути його керівник – він фільтрує інформацію. Фільтрація є функцією: а) конфлікту між сферами компетенції; б) конфлікту інтересів і потреб відправника і одержувача повідомлення; 2. Вибіркове сприйняття. Одержувач краще сприймає ту інформвацію, яка відповідає його потребам, мотивації, досвіду та іншим особистим характеристикам. 3. Семантичні бар’єри. Однакові слова мають різне значення для різних людей. Вік, освіта, культурне середовище – три найбільш важливих фактора, які впливають на значення слів, що використовуються в процесі комунікаціїй. 4. Поганий зворотній зв’язок. 5. Культурні відмінності (розбіжності) між відправником і одержувачем інформації. 6. Інформаційні перевантаження. Вони виникають внаслідок неможливості ефективно реагувати на всю інформацію, що отримується. Виникає потреба відсіювати найменш важливу інформацію та залишати тільки найсутєвішу. Стиль міжособових комунікацій – це манера поведінки однієї особи в процесі обміну інформацією з другою особою. Ця манера залежить в основному від ступеня обізнаності (рівня знань) як однієї, так другої сторони про інформацію, яка виступає предметом обміну. Різні комбінації обізнаності/необізнаності відправника та одержувача про інформацію для комунікації наведені у матриці, що носить назву “вікно Джохарі”1. "Арена" (відкрита зона). В межах цього поля формуються умови для щонайефективніших міжособових комунікацій. 4. "Невідомість". Жодний з учасників комунікаційних процесів не обізнаний про предмет комунікацій. В цьому випадку ефективність комунікації є найменшою. 1. "Стратегія експозиції" (стратегія розкриття). Збільшення "поля арени" і відповідне зменшення "поля фасаду" вимагає від відправника більшої відкритості і чесності у доведенні інформації. 2. "Стратегія зворотнього зв’язку". Поле "темної плями" можна зменшити шляхом удосконалення зворотнього зв’язку2. "Темна пляма" (сліпа зона). Одержувач достатньо обізнаний про сутність повідомлення, яке він має отримати. Відправник, навпаки, має невиразне уявлення про те, що він має повідомити, і, внаслідок цього, опиняється у вкрай невигідному для нього становищу. 3. "Фасад" (секретна зона). Відправнику добре відома інформація, яка стає предметом комунікації, чого не можна сказати про одержувач