Порядок организации документооборота

На каждую отдельную хозяйственную операцию оформляется отдельный первичный документ. При этом для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов в соответствии с требованиями закона о бухгалтерском учете могут составляться сводные учетные документы.

Создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота [7, п. 15].

Порядок организации документооборота в бухгалтерском учете организаций и учреждений определен п. 5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Под графиком документооборота, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, понимается принятая организацией система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

График документооборота – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [42, разд. 2, п. 60].

Назначение графика документооборота – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота включается в учетную политику организации. При разработке графика документооборота необходимо учитывать специфику деятельности организации, структуру управления и распределение функций по подразделениям

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере организации. В его функции входит разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации.

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:

1) создание документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

2) проверка документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;

3) обработка документа: исполнитель; срок исполнения;

4) передача документов в архив: исполнитель; срок передачи.

Работники организации (начальники подразделений, мастера, табельщики и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в другие подразделения организации.

Пример графика документооборота приведен в табл. 2.

Таблица 2

Примерная форма графика документооборота

Утвержден приказом

№ ____ от «___» _____ 200_ г.