Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю деловых документов:

1. Стандартизация изложения,основанная на использовании большогоколичества терминов, оборотов, языковых формул, которая охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.

2. Нейтральный тон изложения -норма официального деловогообщения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральный тон исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств, личностных и субъективных суждений и оценок.

Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения,

корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении, достигаемая не языковыми формами, а содержанием.

3. Ясность, точность, определенность, однозначность и единообразие формулировок. Достигаются,в основном,за счет правильностикомпозиционной структуры текста, логичности, продуманности и четкости формулировок, отсутствия образных выражений.

4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста,связанная стребованием уменьшением объема текста. Исключает речевую избыточность, неоправданные повторы, излишние подробности. При этом, содержание должно быть убедительным и аргументированным. Точные даты, бесспорные факты и выводы – обязательное условие официально-делового стиля.

5. Использование языковых формул -устойчивых(шаблонных)оборотов, применяемых в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.

Примеры часто используемых языковых формул:

o Сообщаем, что в период с… по …;

o Сообщаем, что по состоянию на …;

o Направляем Вам согласованный …;

o Просим Вас рассмотреть вопрос о …;

o Проверкой установлено, что …;

o В связи с отсутствием финансовой помощи…;

o В связи со сложной экономической ситуацией …;

o В соответствии с Вашим письмом …;

o В порядке проведения совместной работы …;

o В соответствии с протоколом …;

o В подтверждение договоренности …;

o Гарантируем возврат кредита в сумме …;

o Оплату гарантируем …;

o Контроль за выполнением возлагается на …;

o Направляем на рассмотрение и утверждение…

5. Использование профессиональной и специальной лексики.

Понятие«специальная лексика» относится к трем категориям слов:

Термин –слово или словосочетание,которому приписаноопределенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией. Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам.

Важно, чтобы употребляемые термины были понятны адресату. В

случае сомнения возможно: дать официальное определение термина или расшифровать его значение словами нейтральной лексики, заменить термин на общепринятое выражение.

Профессионализм –неофициальный заменитель термина.

Профессионализмы возникают в случае, когда специальная область деятельности не имеет собственной терминологии. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах не желательно.

Жаргонно-профессиональные слова -вид профессиональногопросторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.

6. Применение лексических и графических сокращений.

Различают дваосновных вида сокращения слов:

Лексические сокращения (аббревиатуры) –сокращения,образованные из первых букв слов (слов, входящих в словосочетание) и произносимые при чтении в сокращенной, а не полной форме. Например: СНГ, ООО, МЧС, ГОСТ, ГУМ, главбух, пединститут, спецназ и др.

Если при чтении сокращение произносится в полной форме (например: т.е. - «то есть», а не «те»), то это графическое сокращение, образованное усечением слов и обозначенное точками, косой чертой, дефисом. Например: млн., млрд., км., кв. м., п/п, ю.-в. и др.

В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева).

Примеры часто встречающихся общепринятых сокращений представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Общепринятые сокращения,используемые в текстах деловых документов

Сокращение	Слово (словосочетание)	Сокращение	Слово (словосочетание)
гр-н, гр- не	гражданин, граждане	изд-во	издательство
ср.	сравни	см.	смотри
экз.	экземпляр	пос.	поселок
стр.	страница	гос.	государственный
ежедн.	ежедневневно	гос-во	государство
и др.	и другие	бул.	бульвар
и т.д.	и так далее	м/р	микрорайон
долл.	доллар	обл.	область
р., руб.	рубль	г.	город
тыс. руб.	тысяч рублей	пер.	переулок
в., вв.	век, века	пр.	проспект
г., гг.	год, годы	ул.	улица
ж.-д.	железнодорожный	пл.	площадь

7. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже,например:

Ø Предлагаемые Вами варианты решений вопроса о реконструкции систем отопления жилых домов и административных зданий...

Ø Полностью разделяем необходимость обсуждения конкретных вопросов дальнейшего сотрудничества.

Ø Согласно штатному расписанию…

8. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значением действия, например:

Ø о предоставлении отпуска…;

Ø выдвижение кандидатов…;

Ø …установлением долгосрочных отношений.

Простота изложения заключается в преимущественном употреблении простых коротких предложений. Следует избегать большого количества причастных и деепричастных оборотов, отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

Соискатели, находясь в процессе поиска работы, с особым трепетом и вниманием относятся к наличию социального пакета в компании. Стоит сказать о том, что есть социальные льготы, которые носят обязательный характер — они закреплены в трудовом законодательстве РФ, к ним относится оплачиваемый отпуск, оплата больничного и пр. Но существуют и так называемые «добровольные» льготы, не являющиеся прямой обязанностью работодателя — они предоставляются по его усмотрению и желанию, зависят от финансовых возможностей компании.

Многие компании, перенимая западный опыт, стараются уделять мотивации сотрудников повышенное внимание. Одним из приобретений стал компенсационный или социальный пакет.

Контрольные вопросы:

1. Какие документы необходимо предъявлять для заключения трудового договора?

2. Как завершается оформление приема на работу?

3. Чем различаются унифицированные формы № Т–1 и № Т–1а?

Контрольные задания:

1. Оформите резюме.

2. Напишите заявление о приеме на работу, в котором укажите структурное подразделение, должность, при необходимости особенности в работе (неполный рабочий день, почасовая оплата и т.п.).

3. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

4. Подготовьте проект приказа о приеме на работу со следующими данными:

ЗАО «Закрытое акционерное общество», Яблоков Яков Петрович, должность

– старший менеджер отдела внешних продаж, период работы с 01.04.2012,

испытательный срок – 5 месяцев, табельный номер – 67900, трудовой договор от 30.03.2012 № 14/2012.

5. Запишите факт приема Я. П. Яблокова в трудовую книжку в точном соответствии с текстом приказа.

Заключение

Таким образом, документы, составляемые при трудоустройстве, не имеют четких официально установленных требований к их оформлению.

Обычно они определены каждой организацией в отдельности или общими подходами к оформлению документов: использование бумаги светлых тонов, грамотность оформления, отсутствие исправлений и т.д.

Заявление из всех представленных документов имеет наиболее закрепленную форму, соответственно и требования к нему более жесткие.

Анкета составляется работодателем, поэтому его оформление зависит от целей, которые ставит перед собой фирма при наборе персонала.

Автобиография имеет относительно свободную форму, но и при ее написании следует соблюдать определенные требования и не превращать информационный документ в сочинение, изобилующее эпитетами и метафорами.

Одним из наиболее важных является составление резюме. Именно из него работодатель узнает основную информацию о соискателе, поэтому резюме должно быть структурировано.

Таким образом, требования к составлению документов, необходимых при трудоустройстве, не сложны для понимания и усвоения, а их знание важно для работников не только отдела делопроизводства. Ориентирование в этой теме дает людям возможность претендовать на лучшие из желаемых должностей.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1,2.

3. Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

4. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.10.2015)

5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003.- 448с.