Требования, предъявляемые к первичной документации

К оформлению документов предъявляются следующие требования:

1) Записи в первичных документах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения

2) предотвращение внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

3) Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерчиванию.

4) Все документы должны составляться своевременно, в них точно и ясно указывается текст и цифры.

5) Руководителем предприятия утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходования) денежных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.

6) Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию.

7) Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушают договорную и финансовую дисциплину, наносят ущерб государству, владельцам, другим юридическим и физическим лицам.

8) Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в вашем реестре, а при обработке на вычислительной технике - отпечаток штампа оператора, ответственного за их обработку. Все кассовые документы, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручным надписью «получено» или «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

9) Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются корректурным способом.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускается.

Порядок исправления ошибок в документах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Бухгалтерская обработка документов

Бухгалтерские документы подлежат бухгалтерской обработке, которая включает: проверку документов, таксировки, группировки, сводки и контировки.

Проверка осуществленных хозяйственных операций, отраженных в документах, заключается в том, что устанавливается законность самой операции, ее соответствие действующему законодательству, нормативным актам. Затем осуществляется арифметическая проверка документов, которая включает повторение тех же арифметических действий, которые были использованы при определении цифровых данных лицами, составлявшими документы.

Таксировка - это значит в документах проставить цену для определения стоимости таксируемих материальных ценностей путем умножения их цены на количество или определения стоимости выполненных работ в нарядах на выполненные работы.

Группировка документов осуществляется по соответствующим признакам, после чего составляют накопительные и сводные ведомости.

Контировка документов означает, что в специально отведенных местах или на свободном поле документов бухгалтер отмечает коды корреспондирующих счетов, на которых нужно записать показатели хозяйственных операций.

На основании проверенных и переработанных документов данные об операциях записывают на синтетических и аналитических счетах в соответствующих учетных регистрах или вручную или с помощью компьютерной техники.

Документы проходят значительное количество этапов. Движение документов от момента их составления на данном предприятии или получения со стороны к использованию для бухгалтерских записей и передачи в архив называется документооборотом.

С целью упорядочения движения и своевременного получения первичных документов, приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив.

До передачи документов в архив предприятия документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером, как правило, не более одного года.

Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом, формируют в отдельные папки по признакам архивного делопроизводства, переплетают и сопровождают справкой для архива.

Порядок хранения документов на машиносчетных носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием ЭВМ.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений с указанием сроков хранения материалов, утвержденных Главным архивным управлением.

По истечении указанных сроков хранения, документы, которые подлежат государственному хранению, передают из архивов предприятий в государственные, другие документы уничтожают, о чем составляется акт.

ЛЕКЦИЯ №14

Инвентаризация как вид первичного наблюдения

План

1. Понятие инвентаризации и ее сущность

2. Виды инвентаризаций. Обязательная инвентаризация

3. Порядок проведения инвентаризации

4. Результаты инвентаризации, выводы и предложения

5. Порядок отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация предусматривает проверку фактического наличия имущества, средств, обязательств и сравнение этого наличия с записями на счетах бухгалтерского учета.

С помощью инвентаризации подтверждают правильность и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, определяют изменения имущества, средств, обязательств, возникающих между данными текущего учета и фактического наличия.

Одновременно при инвентаризации выявляют залежалые неполноценные или бракованные ценности. В процессе инвентаризации проверяют условия хранения имущества и организацию количественного учета их на складах. В то же время во время инвентаризации проверяют качество первичного учета, документального оформления операций, которое обеспечивает контроль за работой ответственных лиц.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определяет Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное Приказом Министерства финансов Украины № 879 от 02 сентября 2014г.

В зависимости от полноты охвата объекта, различают полную и частичную инвентаризации.

Полная инвентаризаций охватывает все без исключения объекты хозяйствования. Такую инвентаризацию проводят перед составлением годовой финансовой отчетности.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные объекты.

В зависимости от способа проведения, инвентаризации бывают сплошными, выборочными и контрольными. Есть еще обязательные и добровольные инвентаризации.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества государственного предприятия, учреждения в аренду, приватизации имущества государственного предприятия;

• перед составлением годовой финансовой отчетности;

• при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

• при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей, а также при определении судебно-следственных органов;

• в случае пожара, стихийного бедствия или других чрезвычайных событий;

• в других случаях.

Для проведения инвентаризации на основании приказа руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия, постоянно действующая, в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом контрольной проверки инвентаризации типовой формы.

Ответственность за организацию проведения инвентаризации несет руководитель предприятия, учреждения.

Перед началом инвентаризации от материально-ответственного лица берут расписку в том, что все документы на оприходование и расходование ценностей сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или несписанные ценностей нет.

Наличие ценностей при инвентаризации устанавливается путем обязательного подсчета, взвешивания, измерения в присутствии материально ответственных лиц.

Данные о фактическом наличии ценностей заносятся в инвентаризационную опись.

Инвентаризационная опись составляется в необходимом количестве экземпляров, один из которых вручается материально-ответственному лицу.

Полученные данные, содержащиеся в инвентаризационных описях, сопоставляют с учетными данными об остатках тех же материальных ценностей. Такое сопоставление называют сравнением фактических и учетных остатков и записывают в сравнительной ведомости результатов инвентаризации.

Для устранения дублирования и упрощения процедуры вывода результатов инвентаризации ценностей на складах целесообразно отображать их в одном документе - инвентаризационно-сравнительные сведения.

В результате сопоставления учетных данных с фактическими могут быть обнаружены следующие факты:

а) фактические и бухгалтерские остатки совпадают;

б) недостаток, когда фактический остаток меньше учетной;

в) излишки, когда фактический остаток больше бухгалтерского.

Стоимость излишков и недостачи ценностей в сравнительных ведомостях предоставляется в соответствии с их оценкой в ​​учетных регистрах.

Относительно излишков и недостачи инвентаризационная комиссия должна иметь письменные объяснения материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сравнительных сведений, на основании полученных объяснений устанавливает характер выявленных излишков, недостачи, потерь и порчи ценностей.

Порядок отражения результатов инвентаризации основных средств, производственных запасов, денежных средств на счетах бухгалтерского учета предоставлены в таблице: