Сектор корпоративных коммуникаций

Этот сектор предназначен для осуществления коммуникационной политики фирмы (внешней и внутренней).

Внешние коммуникации (реклама и РR-деятельность) отдел стал активно осуществлять с 1994 г. За эти годы, благодаря креативности и уникальной работоспособности, энергии и творческим способностям сотрудников сектора, это направление получило мощное развитие. Были созданы несколько рекламных проспектов о деятельности института, подготовлены специализированные буклеты о проектируемых объектах, представлены экспозиции более чем на 20-ти международных выставках в Санкт-Петербурге, Москве и других регионах страны по профилю деятельности фирмы. За участие в выставках («Нева», «Транстек», «Портовый город» и др.) в период с 1995 по 2005 г. институт был награжден 20-ю почетными дипломами и грамотами. Укреплялись партнерские отношения с заказчиками, пополнялся портфель заказов, добывалась информация о конкурентах и соратниках, формировался положительный образ компании.

Регулярно готовятся и обновляются рекламные материалы по всем направлениям деятельности института, организуются публикации в различных справочниках, а также средствах массовой информации и специализированных изданиях по тематике работ фирмы.

Созданы презентационные фильмы о прошлом и настоящем Ленморниипроекта. Проводятся торжественные мероприятия, посвященные памятным датам.

Организуются семинары, презентации, конференции. Создаются музейные экспозиции, связанные с историей и современной деятельностью института.

Постоянно пополняется фонд сувенирной продукциифирмы, готовятся поздравительные адреса, ведется обширная переписка с многочисленными партнерами.

Ежегодно организуется участие института в конкурсах, рейтингах, поднимающих престиж фирмы. По результатам многих конкурсов получены награды и премии. Отличным результатом работы сектора стало получение Ленморниипроектом Приза Экспертов в номинации «Имидж, известность» конкурса «Общественное признание», проходившего в Санкт-Петербурге и Ленинградской области в 2003 г.

С апреля 2005 г. сектор начал развитие нового направления — Внутренние коммуникации. В современном мире общий уровень развития и доступности достижений техники и технологии настолько высок, что только за их счет выиграть в конкурентной борьбе на рынке уже невозможно. Требуется задействование более мощного ресурса, более перспективного и эффективного. Таким ресурсом может быть только человек с его творческим т физическим потенциалом, способностью к саморазвитию.

Одним из первых шагов по совершенствованию управления человеческими ресурсами в институте явилось создание системы внутрифирменного информирования персонала, которая представлена двумя направлениями деятельности:

1. Информирование персонала о делах фирмы.

2. Выявление мнений, предложений работников для передачи их руководству.

Первое направление осуществляется путем:

–– проведения информационных совещаний для руководителей высшего и среднего звена и рассылки протоколов совещаний по электронной почте всем работникам института, имеющих целью доведение политики руководства до всех членов коллектива, а также пропаганду передового опыта на предприятии;

— издания корпоративного журнала «Наш Дом на Межевом»;

— выступлений руководства института на собраниях всего коллектива по важнейшим вопросам организации труда и управления персоналом;

— проведения «круглых столов» — встреч руководства предприятия с представителями различных категорий работников;

— ведения «Книги вопросов и ответов» как средства общения работников с руководителями института.

Второе направление планируется осуществлять путем:

— анкетирования;

— приема работников по личным вопросам в установленные дни

— собеседований с увольняющимися работниками.

Данная информационно-аналитическая деятельность по персоналу, организована для оказания помощи отделу кадров в:

— организации индивидуального планирования карьеры;

— выявлении управленческого резерва;

— выявлении основных мотивов и причин увольнений сотрудников;

— подготовке плана повышения квалификации;

— профилактике деловых конфликтов;

- — подготовке людей к неизбежным изменениям, повышению их профессиональной и социально-психологической мобильности;

— сохранении истории и традиций, рождающих чувство гордости за свою организацию и причастности к ней и т.д.

Стало очевидным, что целенаправленно формируемая внутренняя коммуникационная политика способствует:

— совместной выработке представлений о миссии и ценностях организации;

— разделению персоналом целей и задач фирмы при их восприятии как лично значимых;

— снижению иерархических перегородок, учету мнений и настроений персонала, созданию в коллективе системы «раннего предупреждения» кризисов и конфликтов;

— предотвращению слухов, домыслов, неизбежно возникающих при дефиците информации и приводящих к тому, что работник перестает идентифицировать себя с организацией.

Сектором корпоративных коммуникаций осуществляются еще двавидадеятельности, однозначно не связанных с названием сектора, но имеющих важнейшее значение для института:

1. Редакционно-издательская деятельность, которая предполагает организацию подготовки издания сборников трудов института (научно-технических, информационных, исторических). Всего при непосредственном участии отдела было издано 20 сборников трудов, включая юбилейные:

– к 100-летию института;

– к 115-летию института; •

– к 120-летию института.

К 300-летию Санкт-Петербурга был издан сборник трудов «Город начинается с порта», объединивший в своем составе 8 организаций, имеющих отношение к проектированию, строительству и эксплуатации Санкт-Петербургского порта.

2. Патентно-лицензионная работа, целью которой является активизация изобретательской деятельности, создание наукоемкой, конкурентопособной продукции и вовлечение результатов труда специалистов института в хозяйственный оборот страны.

В рамках своей профессиональной деятельности специалист-патентовед оказывает помощь по всем вопросам создания и использования объектов интеллектуальной собственности института, в том числе составления и оформления заявок на выдачу патентов на изобретения, промышленные образцы и полезные модели; свидетельств на товарные знаки, на регистрацию программ для ЭВМ и баз данных, созданных работниками института в связи с выполнением ими служебных обязанностей; проведение патентно-информационных исследований на всех стадиях разработки договоров.

Чтобы решать столь обширные и разнообразные задачи, сотрудники сектора корпоративных коммуникаций должны обладать и обладают уникальными профессиональными и личными качествами: эрудицией, высоким интеллектуальным уровнем, коммуникабельностью, доброжелательностью и открытым характером. Многоаспектное образование, знание иностранных языков — вот далеко не полный перечень квалификационных характеристик сотрудников, осуществляющих коммуникационную политику фирмы.

В основе царящей в отделе творческой атмосферы — постоянный поиск новых решений и путей быть полезными тем, кто непосредственно создает наш главный продукт — Проект, а именно — проектировщикам, изыскателям, научным работникам и, безусловно, руководству, ибо в основе всех верных и своевременных решений, как технических, так и управленческих, должна лежать точная, достоверная и вовремя доставленная информация.

Творческие поиски привели сотрудников отдела к созданию модели информационного менеджмента, включившего уже не только формирование информационного потока, информационное сопровождение инновационных проектов и построение системы внутрифирменной политики фирмы, но и ряд принципиально новых позиций, в том числе:

— информационное обеспечение управленческих решений;

— информационный мониторинг как систематическое слежение за изменениями конъюнктуры рынка;

— составление и распространение инновационных предложений от лица фирмы;

— обеспечение участия в продвижении товаров и услуг, предлагаемых фирмой;

— формирование положительного образа организации, расширение сферы ее социального влияния;

— информационную поддержку делового сотрудничества расширение круга деловых партнеров организации;

— обеспечение участия фирмы в деятельности международных и национальных профессиональных ассоциаций, союзов, обществ;

— оповещение руководства и сотрудников о предстоящих конгрессах, конференциях, выставках, конкурсах проектов, о возможности повышения квалификации или переподготовки.

Внедрение модели информационного менеджмента осуществляется поэтапно, но уже сегодня дает ощутимые результаты.

Ленморниипроект выступил одним из инициаторов организации Школы информационных работников Санкт-Петербурга – единственной такого рода школы в стране, в создании которой, кроме института, приняли участие ЛАСПО, Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств, Центральная городская публичная библиотека им. В. В. Маяковского. Сегодня ОАО «Ленморниипроект» является базовой площадкой Школы, в которой успешно обучаются информационные и библиотечные работники Санкт-Петербурга и всей страны. Сотрудники отдела не только преподают в Школе, но и активно обучаются в ней.

Участие в работе Школы помогло информационным работникам увидеть новые горизонты в информационной политике. Ее основой стали не только модель информационного менеджмента, но и мечта о превращении отдела документации, информации и рекламы в Отдел знаний, который бы не только сконцентрировал в своих недрах всю информацию, содержащуюся в опубликованных документах по профилю деятельности института, а также созданную специалистами продукцию (проектно-изыскательскую и научную документацию), не только информацию об истории фирмы, ее связях, конкурентах, заказчиках, соратниках, но и информацию, связанную с организацией труда, управления производством и персоналом, все прогрессивные решения, ноу-хау, методики расчетов, маркетинговые исследования и т.д. Эти знания важно не только накапливать, но и управлять ими. Ведь объединение опыта и знаний различных сотрудников компании с целью повышения эффективности их использования - одно из важнейших условий выживания и успешного функционирования организации в условиях рыночной экономики. Разумеется, не все сведения должны храниться в одной службе. Но создание многоконтурной модели информационной системы фирмы, определение места нахождения баз данных, методики их построения и ведения, условий пользования этими базами, выявление внутренних и внешних информационных ресурсов, безусловно, являются задачами службы информации предприятия,

Такая многоконтурная модель — дело будущего. По мнению специалистов, для практического ее использования необходима высокая зрелость организации во всех отношениях, что пока еще встречается достаточно редко. Но от нас зависит, насколько быстро мы это будущее сделаем настоящим. Очень много в этом направлении уже сделано службой качества, являющейся мощным рычагом выявления всех информационных ресурсов предприятия и их будущей паспортизации.

Создание такой модели позволит институту быть более независимым от ухода ведущих специалистов, а молодежь получит систему информационных баз данных, на основе которых сможет эффективно, творчески и быстро создавать продукцию, отвечающую самым современным требованиям, определенным «Политикой в области качества» в институте.

Выход в свет в апреле 2005 года «Справочника информационного работника» — единственного в России — явился хорошим результатом деятельности отдела. Кафедра информационного менеджмента Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств, подготовившая Справочник, широко использовала опыт работы отдела документации, информации и рекламы Ленморниипроекта. Сотрудники отдела — авторы ряда статей Справочника.

Участие в подготовке такого солидного издания — не только большая честь, но и серьезная ответственность, которую все сотрудники отдела осознают в полной мере.

Именно поэтому основой системы управления в отделе является постоянный поиск новых целей и эффективная деятельность по их достижению.

[1] Юбилейный сборник исторических материалов ОАО «Ленморниипроект»: сб.истор.тр. / Под ред. Н.М.Сидоренко. К 120-летию ОАО «Ленморниипроект». – СПб., 2005. – 240 с.