Структура и функции ПР - службы предприятия

PR-подразделение может быть организовано как PR-отдел, информационный центр, пресс-центр, департамент по связям с общественностью, пресс-служба, отдел по медиа-маркетингу, управление по связям с общественностью, включаться в группу маркетинга и рекламы; может иметь различную структуру – от одного работающего специалиста до нескольких структурных подразделений. Структура и масштаб PR-подразделения зависит от многих факторов: размер организации; отрасль, в которой она действует (темпы развития, уровень конкуренции); количество средств, которые она готова потратить на проведение ПР; цели и задачи компании; уровень развития общества, его ценности и приоритеты.При организации PR-подразделений, можно использовать три основных подхода:1. PR-подразделение создается как один из системообразующих элементов организации, выполняющий все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельностью компании. 2. Отдел по PR формируется для выполнения прикладных задач по взаимодействию со СМИ и выполняет роль промежуточного звена по распространению информации о деятельности компании.3. Работу отдела по PR выполняет профессиональная организация, специализирующаяся на PR.формы организации PR-работы:1. Подразделение в структуре организации. 2. Один сотрудник, выполняющий PR-функции в организации. 3. Аутсорсинг. Стоит отметить, что разработку PR-стратегии, начиная с аналитического сегмента, заканчивая формированием плана и проведением цикла PR-мероприятий, оперативнее и качественнее реализуют небольшие по численности PR-группы, поэтому распространена практика создания временных PR-групп для выполнения конкретных программ, что также способствует сокращению финансовых затрат организации на PR-работу. Распространение в мировой практике получила PR-работа на дому (создание системы сетей, когда сотрудники работают вне помещения организации).

Основной задачей PR-подразделения является участие в формировании и поддержка общекорпоративной стратегии и тактики, информационной политики, создание привлекательного имиджа и устойчивой позитивной репутации организации, регулирование уровня информированности о ее деятельности.

Структура корпоративных РR-департаментов достаточно проста. Обычно в состав PR-департамента входят:

· отдел по связям со СМИ,

· отдел маркетинговых коммуникаций, на который возлагается задача обеспечения информационно-коммуникационной поддержки выводу на рынок и продвижению нового продукта или услуги,

· отдел выставок,

· отдел связей с государственными учреждениями

· отдел связей с финансовым сообществом, отвечающий за развитие тесных связей с инвестиционными компаниями, банками, финансово-промышленными группами, биржами и формирование в этой среде привлекательной деловой репутации своей компании;

· отдел связей с потребителями, отслеживающий все позитивные и негативные тенденции, происходящие среди потребителей и клиентов;

· отдел корпоративных РR,

· отдел аналитики, проводящий постоянный анализ всей внешней среды, окружающей компанию, оценивает эффективность тех или иных PR-акций и готовит свои рекомендации по внесению соответствующих корректив в PR-стратегию.

У корпоративных PR-департаментов довольно много недостатков. Во-первых, сотрудники департамента являются штатными сотрудниками фирмы и их зарплата, рост по служебной лестнице, премии и льготы находятся в прямой зависимости от оценки руководством их работы. Такая прямая зависимость от воли и настроений начальства вынуждает корпоративных пиарщиков в ряде случаев давать субъективную или приукрашенную картину.

Во-вторых, во многих коммерческих структурах (которые до конца не осознали силу и значение «паблик рилейшенз») финансирование корпоративной PR-службы осуществляется по остаточному принципу.

В-третьих, связанные фирменной корпоративной дисциплиной и коммерческой конфиденциальностью, сотрудники PR-служб имеют очень ограниченный практический опыт и узкий спектр контактов. Их PR-технологии носят упрощенный характер, а сам арсенал средств коммуникации весьма беден и несовременен.

От подобного рода недостатков в значительной степени свободны агентства по связям с общественностью.

Таким образом,

• Управление PR-процессом состоит из следующих шагов (RACE): исследование (определение, уточнение проблемы); планирование и программирование (стратегический анализ, разработка предложения, утверждение программы); действие и коммуникации (реализация программы); оценка программы (результаты, последствия, коррективы).

• Управление PR как следующую серию элементов: 1) общий взгляд; 2) намерения и цели; 3) целевые аудитории; 4) ключевые сообщения; 5) стратегия; 6) тактика/деятельность; 7) график; 8) расходы; 9) контроль.

• Специалист по PR должен владеть разнообразными методами социологических исследований, такими как: анкетный опрос («Face-to-face», телефонный опрос, интернет-опрос), экспертное интервью, глубинное интервью, фокус-группа, выборочное наблюдение, контент-анализ, домашний тест, статистический анализ, свободный поиск и поиск в сети Интернет.

• Основными особенностями организации работы PR-службы являются прямая связь с руководством и наличие большого количества исполнителей, которые занимаются технической работой: составлением списка прессы для распространения материалов, осуществлением мониторинга прессы, подсчетом оценки рейтинга, созданием и заполнением информационных файлов, подбором полной справочной библиотеки, важными контактами, информационными каналами, организацией событий, подготовкой к публикации и тиражированию любых материалов. Кроме того, PR-служба занимается организацией тендеров на исследования, разработкой программ по общественному мнению, выбором PR-агентств для совместной работы, взаимодействием со СМИ, организацией презентаций, внутрифирменным PR.

• PR-службы формируются по функциональному, территориально-отраслевому признаку или по сфере деятельности.

Пресс-служба как структурное подразделение в составе PR-отдела Пресс-служба может являться структурным подразделением в составе PR-отдела, приоритетно осуществляя координацию работы, стратегическое и тактическое взаимодействии со СМИ. В других случаях оны представляет собой самостоятельный отдел в организации, в связи с этим она организуется по одной из вышеописанных схем. Пресс-служба PR-отдела — это не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе. Размеры и структура его должны зависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии справиться с критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать. К основным задачам пресс-службы специалисты относят:1. Предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и репортажи.2. Отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги.3. Следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям: давать советы, заниматься консультационной деятельностью; выполнять работу в области коммуникации; проводить исследования и анализ PR-проблем; разрабатывать и осуществлять PR-программы (PR-кампании); интегрировать все коммуникационные функции. Рассмотрим вкратце названные направления.1. Советы, консультации по вопросам, связанным с паблик рилейшнз, даются как высшему руководству компании, так и руководителям отдельных ее подразделений или секторов. 2. Коммуникационная работа — функция, которая чаще всего связана с паблик рилейшнз. Она охватывает информирование внешних групп общественности о кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации. Такое информирование не означает, естественно, подготовку рутинных пресс-релизов. Коммуникационная работа включает в себя общий процесс формирования имиджа корпорации с использованием средств массовой информации, распространение информации о мо­тивах действий компании с помощью брошюр, устных выступлений или рекламы. 3. Исследование и анализ PR-проблем — означает выявление, оценку и обоб­щение информации о внешнем мире для нужд самой корпорации. Это своего рода «разведывательная» деятельность, сбор информации о состоянии окружающей социальной среды, без чего немыслимо эффективное управление делами компании.4. PR-программы (PR-кампании) включают разработку целого ряда мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного восприятия компании различными слоями и группами общественности, а также распространение мнения компании относительно происходящих событий. Их задачами могут быть:• поддержание или укрепление уже существующего доброго отношения к компании со стороны потребителей как средст­во стимулирования сбыта продукции;• налаживание сотрудничества с государственными органами с целью предупреждения жестких действий в адрес компаний;• развитие сотрудничества с местной общественностью для устранения трений из-за неудобств, возникающих по вине предприятий компании;• привлечение для работы в компании новых, более квалифицированных рабочих и служащих.5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение, сбалансировать интересы компании и общественности.

Информационное агентство — специализированное информационное предприятие (организация, служба, центр), обслуживающее СМИ. Его основная функция — снабжать оперативной политической, экономической, социальной, культурной информацией редакции газет, журналов, телевидения, радиовещания, а также другие учреждения, организации, частных лиц, являющихся подписчиками на его продукцию. Функционирование агентства ориентировано на сбор новостей.

В Российской Федерации, в соответствии с Законом Российской Федерации «О средствах массовой информации» в отношении информационных агентств на них одновременно распространяются статус редакции, издателя, распространителя и правовой режим средства массовой информации.

Чаще всего агентство состоит из сети редакций и корреспондентов по стране и за рубежом. Редакции могут работать как независимо, предоставляя свои услуги на местах, так и под руководством главной редакции, где собирается информация для более широкого круга потребителей. Информация распространяется как посредством собственных структур (сайт, периодические издания, телевизионный канал и т. д.), так и при помощи партнеров. В структуру агентства могут входить фотостудии, архивы, отделы по созданию веб и аудиовизуальной продукции, аналитические отделы, PR-отделы и т. д., услугами которых также могут пользоваться клиенты информационного агентства.

Информационные агентства России:

· Интерфакс

· Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС)

· РИА «Новости»

· РосБизнесКонсалтинг

· ИА REGNUM

· Мосинформбюро

· ИА REX

· Росбалт

· Агентство экономической информации «Прайм-ТАСС»

· Информационное агентство InterMedia

ИА мира:

· Ассошиэйтед пресс

· BBC News

· Bloomberg

· Deutsche Presse-Agentur

· ИТАР-ТАСС

· Рейтерс

· United Press International

· Синьхуа

· Франс Пресс