Классификация деловых писем

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.
Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письмасоставляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Например, обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Служебные письма - это большая группа управленческих документов, которые являются средством общения между организациями, учреждениями, предприятиями, частными лицами, уведомления или сообщения о чем-нибудь.

Служебные письма используются для решения различных оперативных вопросов, которые возникают в управленческой деятельности. Этим объясняется разнообразие писем: уведомления, приглашения, претензии, запросы, изменения, уточнения, задания, напоминания, просьбы, требования, подтверждения, рекомендации, сообщения, разъяснения, предложения, замечания и др.

Письма должны оформляться на специально предназначенном для писем бланке. Кроме текста составитель документа должен указать адресат и сформулировать заголовок, который отвечает на вопрос «о чем», отразить должность, ФИО подписывающего, свой контактный номер телефона и свою фамилию, если надо, проверить наличие приложений.

В случае, если письмо направляется в пять адресов и более, его составитель должен составить список на рассылку.

Отправляемые из учреждения письма разделяются на две группы:

• ответные
• инициативные

Инициативные письма требуют ответа. Большинство таких писем выражают предложение, просьбу или запрос адресату. Это наиболее распространенная разновидность писем, которые имеют неограниченную тематику. Но их характер предполагает варианты положительного или отрицательного ответа (решения) поставленного вопроса.

Ответные письма носят по своему содержанию зависимый от инициативных характер, так как их тема уже задана, нужно только изложить характер решения или ответа на поставленный в инициативном документе вопрос.

Ответ всегда должен излагаться в четкой и конкретной форме.

Если в письме содержится отказ, его необходимо хорошо аргументировать. В ответном письме составитель должен указать номер и дату того инициативного письма, на который он дает ответ.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.