Інформаційні системи і технології в управлінні 4 страница

У світі сучасного бізнесу розуміння того, що зміни є неминучими,що вони можуть і повинні бути адаптованими, - є наріжним каменем у проектуванні надійного бізнес-процесу.

24. Операційні інформаційні системи: комп'ютерно-інтегровані операції, автоматизовані системи виконання операцій, єдина операційна мережа, управління процесами, управління технологічним обладнанням.

2. Автоматизованими системами планування і управління виробництвом (Automated Manufacturing Planning and Control Systems - MP&CS) називають комп'ютерні інформаційні системи, що допомагають планувати процес, складати графіки і стежити за ходом виконання виробничих операцій. Ці системи безперервно одержують із заводських цехів відомості про стан робіт, надходження матеріалів і т.д. і складають наряд-замовлення на виготовлення і постачання.

Всі методи автоматизації об'єднуються в єдину Інтегровану виробничу систему (Computer-Integrated Manufacturing - СІМ). СІМ с автоматизованою версією виробничого процесу, в якій три основні виробничі функції - проектування продукції технологічного процесу, планування і управління і власне виробничий процес - забезпечуються автоматизованими методами.

Слід звернути увагу на систему програмного забезпечення. Системи автоматизованого проектування (Computer-Aided Design - CAD) дозволяють використовувати в ході проектування продукції і технологічних процесів автоматизованих методів, основними з яких є комп'ютерна графіка і автоматизоване моделювання (Computer-Aided Engineering - CAE). Комп'ютерна графіка застосовується для дослідження візуальних характеристик продукції, a CAE - для оцінки її інженерних характеристик.

Автоматизовані системи планування і управління виробництвом (Automated Manufacturing Planning and Control Systems - MP&CS) це комп'ютерні інформаційні системи, що допомагають планувати процес, складати графіки і стежити за ходом виконання виробничих операцій.

Автоматизовані системи планування безперервно одержують із заводських цехів відомості про стан робіт, надходженні матеріалів і т.д., і складають на ряд-замовлення на виготовлення і поставку. Складні автоматизовані системи планування і управління виробництвом виконують обробку поступивших заказів, управляють роботою в цехах і закупівлями і ведуть виробничий облік.

Всі описані вище методи автоматизації об'єднуються в єдину інтегровану виробничу систему (СІМ).

Computer-IntegratedManufacturing- СІМ є автоматизованою версією виробничого процесу, в якій три основні виробничі функції - проектування продукції і технологічного процесу, планування і управління і власне виробничий процес - забезпечується автоматизованими методами.

Крім того, комп'ютерними технологіями заміняються також традиційні механізми усного і письмового спілкування. Таке високо автоматизоване і інтегроване виробництво називають також повною заводською автоматизацією і заводом майбутнього. Всі методи, з'єднані в систему СІ М, взаємозв'язані, оскільки користуються загальною інтегрованою базою даних [52|.

25. Інформаційні системи управління персоналом: стратегічне, тактичне та оперативне використання персоналу організації; постійні співробітники, навчання персоналу.

Для цілей кадрового менеджменту доцільно використовувати сучасні програмні продукти. Створення комплексної інформаційної системи для управління персоналом – необхідність сьогодення.

Цілі інформаційної системи управління персоналом

Існує декілька об’єктивних причин впровадження інформаційної системи управління персоналом в організації, а саме:

багато видів діяльності з управління персоналом можуть виконуватись більш ефективно, з меншим об’ємом необхідної для обробки документації;

маючи систему постійно діючого ведення даних, необхідно зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну;

пошук інформації, потрібної керівництву для прийняття рішень, може подаватись швидше і простіше. Наприклад, замість того, щоб проводити вручну аналіз текучості кадрів по відділам, стажу роботи в компанії та освітнього рівня, спеціалісти можуть складати подібні звіти швидше за допомогою інформаційної системи, використовуючи її можливості сортування й аналізу інформації;

оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває все більше стратегічного значення в багатьох організаціях, інформаційна система дасть ефективність і при стратегічному плануванні, і прогнозуванні майбутньої потреби в людських ресурсах.

Сфери застосування

Існує безліч сфер використання для інформаційної системи управління людськими ресурсами. Опитування, яке проводилось серед практикуючих спеціалістів по персоналу, показало, що найбільш загальними сферами користування є:

нарахування заробітної плати (78 %);

надання пільг (70 %);

ведення обліку дотримання вимог законодавства (69 %).

Основною сферою використання інформаційної системи є автоматизація процесу нарахування заробітної плати і надання пільг. Замість того, щоб розрахувати і нарахувати заробітну плату вручну, система дозволяє вводити дані за відроблений службовцями час в загальну систему. Потім відповідні підрахунки та інші індивідуальні регулювання відображаються в остаточних розрахунках оплати праці кожного працівника організації.

У результаті розвитку і втілення інформаційних систем в багатьох організаціях ряд функцій, пов’язаних з нарахуванням заробітної плати, переноситься із бухгалтерських відділів у відділи персоналу. Крім основних видів діяльності, з втіленням інформаційних систем можуть змінюватися багато інших видів діяльності з управління персоналом (рис. 8.1).

База даних

В основі інформаційної системи лежить база даних, доступ до якої здійснюється за допомогою програмного забезпечення, яке встановлено на комп’ютерах.

Різноманітні облікові дані та інформація про працівників і кандидатів може переводитись у форми, які потім використовуються комп’ютером, створюючи таким чином базу даних організації.

Рис. 8.1. Діяльність з управління персоналом – елементи інформаційної системи

Вхід у базу даних може здійснюватись з різними цілями, а дані немає необхідності повторювати і копіювати в окремі файли, як, наприклад, у файлах платіжних відомостей заробітної плати чи в файлах по персоналу. Таким чином інформація про базові ставки службовця, його адреси чи кількість утриманців змінюється лише раз.

Менеджер з персоналу може отримувати доступ до сучасної бази даних для складання бюджету компенсацій і виплат; працівник, що займається розподілом пільг, може входити в базу даних для отримання відповідних деталей про пільги; а координатор питань заробітної плати може користуватись цією базою даних для створення чеків на оплату праці службовців.

Доступ до інформації

Засоби контролю повинні бути вбудовані в систему, щоб заборонити вільний доступ до даних. Наприклад, інформація про заяви на відшкодування по страхуванню здоров’я може вказувати на працівників, які пройшли консультацію у психіатра чи лікувались від алкоголізму.

Зазвичай вживається система обмеження доступу до різних рівнів інформації, що бажано формально закріпити наказом по організації.

26. Процеси організаційного планування інформаційних систем: основні етапи.

Впровадження інформаційної системи менеджменту в конкретній організації вимагає проведення значних обсягів робіт. Наближений перелік етапів, що передують впровадженню інформаційних систем полягає в наступному:

1. Визначення вимог до збереження інформації і її характеру в залежності від цілеспрямованості.

2. Розробка системи збереження, використання і представлення інформації при централізованому і децентралізованому управлінні.

3. Визначення потреб в технічних засобах (в тому числі, в комп’ютерній техніці) на підприємстві в цілому і в кожному його підрозділі.

4. Розробка програмного забезпечення, створення і апробація системи збереження та обробки інформації.

5. Проведення багатоваріантних розрахунків в процесі розробки спеціалізованих програм маркетингу, планування, контролю, збору і обробки цифрової інформації та інших.

6. Забезпечення автоматизованої обробки і видачі текстової та графічної інформації.

7. Забезпечення копіювальними пристроями, телексами, всіма засобами зв’язку і комунікацій в рамках організації і її окремих підрозділів.

8. Автоматизація адміністративно-управлінської праці на основі використання сучасних інформаційних технологій.

Під час створення інформаційної системи, на стадії технічного проектування одним з найважливіших етапів, який виконується з активною участю користувача, є розробка постановки задач для автоматизованого розв'язання. Результати цієї роботи подаються у вигляді документа «Опис постановки задачі». Відповідно до Держстандарту РД 50-34.698-90 цей документ вміщує такі розділи:

1. Характеристика комплексу задач:

1) призначення комплексу задач;

2) перелік об'єктів, при управлінні якими вирішують комплекс задач;

3) періодичність і тривалість рішення;

4) умови, за яких припиняється рішення комплексу задач автоматизованим способом;

5) зв'язки даного комплексу задач з іншими комплексами (задачами);

6) посади осіб та (або) найменування підрозділів, які визначають умови і часові характеристики конкретного рішення задачі;

7) розподіл дій між персоналом і технічними засобами при різних ситуаціях рішення комплексу задач.

2. Вихідна інформація.

2.1. Перелік та опис вихідних повідомлень.

2.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вихідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

3. Вхідна інформація.

3.1. Перелік та опис вхідних повідомлень.

3.2. Перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень, які мають самостійне смислове значення.

Постановка економічної задачі для автоматизованого розв'язання супроводжується алгоритмом, який відображає логіку розв'язання задачі та спосіб формування вихідних даних. Документ «Опис алгоритму» (РД 50-34.698-90) вміщує: перелік масивів інформації, що використовуються при реалізації алгоритму і формуються в результаті його реалізації; математичний опис і алгоритм розв'язання, який може бути виражений графічно (у вигляді схеми), у вигляді тексту або таблично. Математичний опис подається за допомогою формул розрахунків.

Мета створення підприємства (виробничої системи) пов'язана з вибором елементів, масштабом, організаційним типом виробництва та іншими чинниками.

Цілі та підцілі створення і функціонування виробничої системи різноманітні й численні. Тому використовують системне формулювання цілей і підцілей для забезпечення побудови дерева цілей, яке дає змогу оцінити ймовірність досягнення цілей вищого та нижчого рівня відповідно до ресурсів, а також установити їх пріоритет.

Під час створення виробничої системи, а також у процесі її функціонування необхідне чітке виконання вимог до продукції, послуг:

— відповідність технологічного процесу властивостям сировини, матеріалу, продукції;

— відповідність виробничих потужностей усіх складових системи, що забезпечує результативність у цілому.

При цьому треба визначити спеціалізацію, закріпити її за кожним робочим місцем. За спеціалізацією робочих місць визначають їх підбір згідно з технологією виготовлення виробів чи надання послуг. Вибір виду організації праці та системи обслуговування робочих місць здійснюється стосовно устаткування і технологічного процесу.

Властивості виробничих систем зумовлюють їх складність, особливо взаємодія головних її елементів — робітників та технічних засобів праці.

Виходячи з конструктивно-технологічних характеристик будь-якого нового багатофункціонального виробу, підприємство як система також має свої властивості та принципи побудови.

Інформаційні системи – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів процедур обробки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, передавання, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінськіх рішень. Структура для інформаційних систем показана на малюнку.

Якість управління та прийняття рішень в економіці тісно пов'язана з використанням сучасних засобів комп'ютерної техніки та інформаційних технологій. Основним підходом до їх використання являється створення та застосування інформаційних систем (ІС) у менеджменті.

З вищенаведеного чітко видно, яке важливе місце на сьогоднішній день починають займати інформаційні комп’ютерні системи в менеджменті. Починаючи від обладнання робочого місця менеджера, окремого підприємства, завершуючи виходом у всесвітню мережу Інтернет, підтримуванням зовнішніх зв’язків з ринковими та управлінськими явищами та процесами.

Сьогодні не можливий якісний менеджмент без комп’ютерних знань, без використання новітнього програмного забезпечення та моря корисної інформації, яку пропонує віртуальний простір для справи менеджменту.

27. Системний підхід до планування менеджерських інформаційних систем.

Сьогодні ІС стали природним інструментарієм людини. Практично немає сфери діяльності людини, де б вони не застосовувалися. В їх розробленні беруть участь спеціалісти багатьох галузей, зокрема спеціалісти в галузях обчислювальної техніки, цілого ряду продуктів програмного забезпечення від операційних систем до вузько спеціалізованих пакетів, спеціалісти прикладної сфери та очевидно й менеджери.

Управління організацією, по своїй суті та змістом, складається з сукупності взаємозв'язаних функцій. Експлуатаційні можливості сучасного комплексу технічних засобів, що використовується в автоматизованій системі збирання і обробки економічної інформації, дозволяють автоматизовано виковувати ряд процедур у цих функціях. Стан науково-практичних розробок та технічний рівень зазначеного комплексу визначили можливості автоматизованого виконання таких процедур управлінського процесу:

• у прогнозуванні та плануванні - багатоваріантні розрахунки при розробці прогнозів, перспективних і поточних економічних та соціальних планів розвитку підприємства, а також оперативно-виробничих планів і планів з технічної підготовки виробництва з метою наступного визначення оптимальних взаємозв'язаних наборів показників;

• в організовуванні - моделювання організаційних структур управління та імітація процесів виробництва при різних критеріях і параметрах з метою вибору оптимальних;

• при координації і регулюванні - подання команд на робочі місця (поки що на низовому рівні управління виробництвом) відповідно до плану, технологічного процесу чи інструкції, складених на ті чи інші види робіт або операції;

• у контролі - спостерігання за станом керованого об'єкта по всіх параметрах, а також за своєчасним і повним виконанням керівних команд;

• в обліку - одноразове збирання (у ритмі виробництва) і системна обробка всієї фактичної (разом з довідковою, плановою, нормативною та іншою) достовірної інформації яро наявність та рух ресурсів, а також про процеси та явища, що відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності підприємства;

• в аналізі - зіставлення (поміж собою) нормативних, планових і фактичних показників, які характеризують ті чи інші операції або процеси виробниче-господарське і та іншої діяльності, виявлення відхилень (у кількісних, вартісних, відносних та інших величинах) від заданих параметрів із зазначенням причин і винуватців цих відхилень, оцінка виконання плану у різних аспектах та виявлення факторів, що впливають на ці відхилення;

• у звітності - автоматичне формування (на основі первинних даних) зведених показників, що відображаються у тилових формах установленої бухгалтерської, статистичної та іншої звітності за допомогою спеціальних перевідних масивів - довідників, а також одночасне створення машинних носіїв з відповідними зведеними показниками звітності для передання (інколи це робиться по каналах зв'язку) їх до зовнішніх та інших установ (інституція).

Інформація в сучасному світі перетворилася на один з найбільш важливих ресурсів, а інформаційні системи стали необхідним інструментом практично в усіх сферах діяльності.

Розглянемо основні принципи, тенденції та технічні рішення, які відображають сучасний підхід і рівень розвитку інформаційних технологій щодо проектування ІС.

Принципи планування автоматизованої системи управління, які в значній мірі відповідають проектуванню ІС, сформулював Глушков В.М.. Наведемо їх з урахуванням визначення ІС і сучасного рівня інформаційних технологій:

1) Принцип системного підходу до проектування визначає аналіз системи управління, її структуризацію і виділення в системі цілей та критеріїв.

2) Принцип декомпозиції визначає функціональні ознаки підсистем: керівників, кадрового забезпечення, діловодства, моніторингу діяльності організації тощо.

3) Принцип моделювання забезпечує аналіз елементів декомпозиції системи, типізації рішень стосовно функцій і задач системи автоматизованого робочого місця, а також обґрунтований синтез АРМ з цих елементів. Основу цього принципу становлять економіко-математичні моделі пошуку раціональних проектних рішень серед багатьох варіантів, обумовлених організаційними, технічними, програмними та іншими факторами.

4) Принцип додавання нових задач пов’язаний з неперервним процесом поліпшення діяльності організації, вдосконалення і введення нових функцій управління. Нові задачі і функції потребують обґрунтування показників, вимог до підвищення оперативності, достовірності та інших показників для прийняття прогнозованих управлінських рішень.

5) Додаткові принципи, пов’язані з функціями управління по відношенню до суб’єкта, поділяються на зовнішні (аналіз, облік, контроль) та внутрішні (отримання, збір, реєстрація, зберігання, пошук, прийняття управлінських рішень тощо).

Крім того, при плануванні ІС необхідно дотримуватись таких принципів:

- принцип єдності інформаційного і управлінського процесу з використанням сучасного менеджменту щодо планування та контролю діяльності виконавців;

- принцип інтеграції ІС за різними видами, методами та засобами підтримки процесу проектування;

- принцип інтерактивності як діалогу людини з системою з розділенням функцій: людина уособлює творчу частину, система виконує трудомісткі, але формалізовані частини технологічного процесу управління ІС;

- принцип інтелектуалізації діяльності людини, яка працює з АРМ в прийнятій для нього лексиці, та розумінні задач для прийняття рішень відповідно її знанням;

- принцип адаптивності ІС при зміні апаратури, платформ, середовищ, а також пристосування управлінського персоналу до виконаних змін.

28. Методологія планування інформаційних систем: підходи та сценарії.

Методологія планування – це сукупність теоретичних висновків, загальних закономірностей, наукових принципів розробки планів, їх обґрунтування та описання відповідно до сучасних вимог ринку, що перевірені передовою практикою.

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, потрібно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена.

У кожній з таких систем організується і ведеться робота в таких напрямках:

• виявлення інформаційних потреб;

• добір джерел інформації;

• збір інформації;

• введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

• опрацювання інформації, оцінка її повноти і значущості і подання її в зручному вигляді;

• виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему;

• організація використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;

• організація зворотного зв’язку з інформації, переопрацьованої людьми даної організації, корекція вхідної інформації.

Усе це здійснюється за допомогою тих або інших інформаційних технологій у межах інформаційної системи організації. Для будь-якої організації істотним є встановлення регламенту функціонування інформаційної системи — від виявлення інформаційних потреб до використання інформації.

Йдеться про типізацію завдань, що вирішуються в організації, встановлення періодичності отримання, опрацювання і використання інформації, стандартизацію вхідних і вихідних документів, стандартизацію процедур опрацювання інформації.

В основі будь-якої системи лежить процес. В основі інформаційної системи — процес виробництва інформації. У цьому розумінні ми можемо розглядати інформаційну систему як систему управління, де цей процес є об’єктом управління. І як у будь-якій системі управління, існують органи управління інформаційною системою

Нині склалася думка про інформаційну систему як таку, що реалізується за допомогою комп’ютерної техніки. Проте інформаційні системи, як і інформаційні технології, можуть функціонувати і із застосуванням технічних засобів, і без такого застосування. Зростання обсягів інформації в інформаційній системі організацій, потреба в прискоренні й більш складних способах її переопрацювання зумовлюють необхідність автоматизації роботи інформаційної системи, тобто автоматизації опрацювання інформації.

Автоматизована інформаційна система управління організацією є взаємопов’язаною сукупністю даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартів процедур, призначених для збору, опрацювання, розподілу, зберігання, видачі (надання) інформації відповідно до вимог, що випливають з діяльності організації.

Як правило, це система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп’ютерну інформаційну технологію, і персонал, який взаємодіє з комп’ютерами і телекомунікаціями.

Технологія роботи в комп’ютеризованій інформаційній системі повинна бути доступна для розуміння фахівцем некомп’ютерної галузі і може бути успішно використана для контролю процесів професійної діяльності та управління ними.