Формы организации работы с док-ми

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по разному для министерства – управление делами, для организаций, уч.заведений – канцилярией. На малых предприятиях функции канцелярии выполняет секретарь.

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форме вся обработка док-в производится в едином центре (в канцелярии или у секр-реф). Децентрализованная форма предполагает распределение док-в между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль), а часть децентрализовано (хранение док-в, формирование дел).Самая распространенная форма делопроизводственной службы является канцелярия. Структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.

На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы.

Цели и организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность док-ов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов, идет формирование Архивного Фонда РФ и уничтожение малоценных документов. Отнесение док-ов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. К критериям происхождения относятся: Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;Значимость выполняемых ею функций;Время и место образования документа;Значимость отраженных в документе событий;

Значение физического лица в жизни общества. К критериям содержания относятся: Уникальность и типичность информации документа; Ее повторяемость в других документах; Вида документа Подлинность документа К критериям внешних особенностей относятся: Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; Юридическая достоверность документа; Физическое состояние документа. Экспертиза ценности документов проводится на основе: Действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечения управления; Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной Архивной службы России, нормативно-методическими документами.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного Фонда РФ создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных в кол-ве не менее 3-х человек.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения: Постоянного хранения в гос. архивах; Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранении уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющие грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии с специальными инструкциями.