| There are two types of secretaries: company secretaries and private secretaries of executives. Every company, both in Great Britain and the United States, is required, under the law, to have a company secretary.
In the case of private companies the directors are free to appoint any suitable person for this position. But in the case of public companies the company secretary must be a properly qualified person, a member of a recognised institute or association. He or she may be one of the directors of the company. But if the company has only one director, the director cannot also be the secretary.
The company secretary is the chief administrative officer of the company. He or she is normally responsible for the company.
The correspondence of the company secretary is particularly concerned with shareholders' meetings, board meetings and various forms that must be sent outside. The company secretary may also deal with enquiries for information concerning other firms, although the accounts department often handles these matters. Administrative questions come into the sphere of the company secretary, under instructions of the board of directors.
As to private secretaries of executives they are practically personal assistants of executives. A secretary answers telephone calls, receives messages and makes telephones calls on the instruction of the loss.
A secretary also helps in organisation of meeting and conferences, entertainment of visiting customers, suppliers and other associates of the firm. He or she also deals wilh all the correspondence of the boss.
Secretaries write letters on making appointments or travel arrangements, letters of introduction, congratulation or condolence, invitations and replies to invitations.
Secretaries use various office equipment, like computers, fax machines, photocopying machines and others.
| Есть два типа секретарей: секретари компании и личные секретари руководителей. Каждой компании, как в Великобритании, так и в Соединенных Штатах, требуется, согласно закону, иметь секретаря компании.
В случае частных компаний директора свободны назначить любого подходящего человека на этот пост. Но в случае акционерных обществ секретарь компании должен быть квалифицированным работником, членом признанного общества или ассоциации. Он или она может быть одним из директоров компании. Но если у компании есть только один директор, директор не может также быть секретарем.
Секретарь компании - главное должностное лицо компании. Он или она обычно ответственны за компанию.
Корреспонденция секретаря компании частично касается встреч акционеров, заседаниями правления и различными бланками, которые нужно посылать за пределы компании. Секретарь компании может также заниматься запросами на информацию относительно других фирм, хотя бухгалтерия часто обращается с этими делами. Административные вопросы входят в сферу секретаря компании, согласно инструкций совета директоров.
Относительно личных секретарей руководителей они — фактически личные помощники руководителей. Секретарь отвечает на телефонные звонки, получает сообщения и делает звонки по инструкции.
Секретарь также помогает в организации встречи и конференций, развлечении клиентов, поставщиков и других партнеров фирмы. Он или она также имеет дело со всей корреспонденцией босса.
Секретари пишут письма при назначении встреч или организации поездок, рекомендательные письма, поздравления или соболезнования, приглашения и ответы на приглашения.
Секретари используют различное офисное оборудование такое, как компьютеры, факсы, фотокопировальные машины и другие.
|
