ЗАДАНИЕ: Создать отчеты

Информатика

2008-2009 уч.год

Тема 6. Система управления базами данных Access-2003

Практическое занятие № 6

Создание автоотчетов и отчета в режиме Конструктора

ЗАДАНИЕ: Создать отчеты.

Основы теории

Отчеты позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме не только на экране, но и в виде распечатки на принтере. Отчет может находиться в режиме Конструктора или в режиме Предварительного просмотра.

По своей структуре отчеты состоят из 5 разделов:

- заголовок отчета,

- верхний колонтитул,

- область данных,

- нижний колонтитул,

- примечания отчета.

В область заголовка обычно помещается надпись, в область колонтитулов можно помещать названия глав и разделов отчета, номера страниц, рисунки и т.п. Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета. Верхний и нижний колонтитулы печатаются на каждой странице отчета.

В области данных размещаются элементы управления, связанные с содержанием полей таблиц базы. В отчетах (как и в формах) можно использовать вычисляемые поля.

Достаточно легко группировать данные в отчете. В этом случае раздел группы содержит собственный заголовок и примечание.

В разделе примечаний отчета располагается дополнительная информация. Примечания печатаются один раз в конце отчета. Для улучшения внешнего вида отчета можно использовать линии и прямоугольники.

В многостраничных отчетах можно пронумеровать страницы. Для этого в меню Вставка выбрать Номер страницы и определить размещение номера страницы.

Практическая работа:

§ Создание автоотчета

Запустить Access. Выбрать пункт Открыть базу данных и в списке выбрать созданную Вами ранее базу данных. Откроется окно База данных, в котором будет отображено имя созданной Вами ранее таблицы.

Если Вы запускаете Access, дважды щелкнув по файлу базы данных в Вашей папке, то сразу открывается окно База данных с Вашей таблицей.

Выбрать объект Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Автоотчет: ленточный, а в качестве источника данных выбрать таблицу Склад.

Щелкнуть по кнопке ОК. Access автоматически подбирает размещение отчета на странице. Сохранить отчет с именем Автоотчет-лент. Закрыть отчет.

Самостоятельно создать автоотчет в столбец и сохранить его с именем Автоотчет-столб.

§ Создание отчета с помощью Мастера

Выбрать объект Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Мастер отчетов, а в качестве источника данных выбрать таблицу Склад.

Щелкнуть по кнопке ОК.

В диалоговом окне Создание отчетов перенести нужные поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля, используя кнопки > и >>.

Щелкнуть по кнопке Далее.

В этом диалоговом окне на вопрос Добавить уровни группировки? отвечать не надо, щелкнуть по кнопке Далее.

В следующем окне при необходимости можно задать по нужным полям соответствующий вид сортировки.

Щелкнуть по кнопке Далее и выбрать вид макета для отчета.

Выбрать макет – табличный, ориентация – книжная. Щелкнуть по кнопке Далее и выбрать стиль.

Щелкнуть по кнопке Далее. Ввести имя отчета Отчет-Мастер.

Щелкнуть по кнопке Готово.

Закрыть отчет.

§ Создание отчета с группировкой данных с помощью Мастера

По сравнению с формами в отчетах возможно группирование данных, что улучшает внешний вид отчета и повышает удобочитаемость.

Создаем с помощью мастера новый отчет на базе таблицы Склад.

Выбираем нужные поля.

Выбираем поле Группа товара для группировки. Для этого на вопрос Добавить уровни группировки? надо выделить поле Группа товара и щелкнуть по кнопке >. Поле Группа товара переместится в правую часть и будет выделено цветом.

Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Изменять уровень группировки позволяет кнопка Уровень.

Для выбора способа группировки использовать кнопку Группировка.

В диалоговом окне Интервалы группировки для указанного поля группировки выбрать интервал Обычный.

Можно обойтись без сортировки данных.

Выбрать макет для отчета.

Выбрать стиль.

Присвоить имя Отчет-групп.

Показать результаты преподавателю.

Обратите внимание, что длинные имена полей могут усекаться.

Закрыть отчет.

§ Редактирование отчета в режиме Конструктор

Можно создавать отчет в режиме конструктора с нуля, но лучше воспользоваться помощью мастера, а затем отредактировать отчет в режиме конструктора.

В диалоговом окне базы данных выделить Отчет-Мастер и щелкнуть по кнопке Конструктор. В зависимости от того, какие поля выбраны для отчета, диалоговое окно Отчет-Мастер в режиме конструктора будет иметь примерно такой вид.

Обратите внимание, что структура отчета имеет 5 областей. В области верхнего колонтитула помещены названия выбранных полей, а в области нижнего колонтитула имеются поля с формулами:

- формула =Now() служит для печати текущей даты на каждой странице,

- формула =”Страница” … служит для печати номера текущей страницы и общего числа страниц отчета.

Изменить название отчета (Отчет-Конструктор) и поместить в область заголовка рисунок. Поместить в область примечания произвольный текст. Примечание отчета будет напечатано только на последней странице отчета перед нижним колонтитулом.

По аналогии с заданием практического занятия №5 поместить в область данных вычисляемое поле с формулой =[Количество]*[Цена единицы] и оформить в верхнем колонтитуле соответствующую надпись Всего. Самостоятельно изменить размеры и расположение элементов в области данных.

Подгонка размеров элементов управления выполняется с помощью меню Формат, пункт Размер.

Выбрав команду По размеру данных, можно установить такой размер элемента, при котором информация в нем отображается наилучшим образом.

Выбрав команду По узлам сетки, можно выровнять углы элемента по ближайшим узлам сетки.

Выбрав команду По самому высокому, можно установить для маркированных элементов высоту самого высокого из них.

Выбрав команду По самому широкому, можно установить для маркированных элементов ширину самого широкого из них.

Выравнивание элементов управления выполняется в меню Формат, пункт Выровнять по командам: по левому краю, по правому краю, по верхнему краю, по нижнему краю и по узлам сетки.

Установка промежутков между элементами управления выполняется в меню Формат, пункты Интервал по горизонтали и Интервал по вертикали.

Сохранить отчет с именем Отчет-Конструктор.

В отчетах не должны быть пустые страницы, если таковые появляются, надо уменьшить ширину области данных.

Показать преподавателю результаты работы, сохранить базу данных в своей папке, закрыть все открытые приложения и закончить сеанс.