Расчет фактических затрат на реализацию проекта

Разработанная система документооборота обладает следующими показателями целевой эффективности:

· Оптимизация бизнес-процессов, ускорение документооборота;

· Обеспечение эффективной деятельности специалистов;

· Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на использование бумажной документации (инвойсов);

· Сокращение времени на создание спецификации;

· Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

· Повышение сохранности и исключение потери информации;

· Повышение взаимозаменяемости сотрудников;

Общая стоимость информационной системы зависит от множества различных факторов, начиная от выбора аппаратного и программного обеспечения, и заканчивая структурой отделов автоматизации предприятия и конечной производительностью каждого сотрудника. Значительную долю в общей стоимости информационной системы составляют затраты на ее обслуживание и поддержку в рабочем состоянии.

Для того чтобы иметь более точное представление о стоимости внедрения и обслуживания системы, нужно оценить расходы, связанные с владением покупкой на протяжении нескольких лет.

Методы такой оценки существуют и известны под названием TCO - total cost of ownership, или совокупная стоимость владения, которая помогает оценить затраты (как прямые, так и косвенные), связанные с использованием всех составляющих элементов информационной системы за период их жизненного цикла.

Под оценкой экономической эффективности понимается определение качества результата разработки информационной системы. Для этого используется отношение между затратами и получаемым эффектом.

Затраты можно разделить на прямые и косвенные.

Прямые (капитальные) затраты:

· на аппаратное и программное обеспечение (покупка или аренда, новая установка или обновление и т. д.);

· на управление (сетевое и системное администрирование, проектирование);

· на поддержку (служба технической поддержки, обучение, контракты на поддержку и сопровождение);

· на разработку (постановка задачи и разработка приложений, документации, тестирование и сопровождение);

· на телекоммуникации (каналы связи и их обслуживание).

Косвенные затраты - связанные, как правило, с конечными пользователями системы. Сюда можно отнести:

· простои системы;

· непродуктивную работу и т. п.

Подобная техническая поддержка оборудования обходится в несколько раз дороже его приобретения.

Экономическая эффективность проекта складывается их двух составляющих: косвенного и прямого эффекта. Косвенный эффект характеризуется улучшением качественных характеристик: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением количества ошибок при составлении документов. Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей [22].