Стоимостный анализ (Activity Based Costing)

Как было указано ранее, обычно сначала строится функциональная мо-
дель существующей организации работы - AS-IS (Как есть). После построе-
ния модели AS-IS проводится анализ бизнес-процессов, потоки данных
и объектов перенаправляются и улучшаются, в результате строится модель
ТО-ВЕ. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по ка-
кому-либо критерию выбирается наилучшая. Проблема состоит в том, что
таких критериев много и непросто определить важнейший. Для того чтобы
определить качество созданной модели с точки зрения эффективности биз-
нес-процессов, необходима система метрики, т. е. качество следует оцени-
вать количественно.

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели -
стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC),
и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP).
ABC является широко распространенной методикой, используемой между-

народными корпорациями и государственными организациями (в том числе
Департаментом обороны США) для идентификации истинных движителей
затрат в организации.

Стоимостный анализ представляет собой соглашение об учете, исполь-
зуемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую
стоимость процесса. Стоимостный анализ основан на модели работ, потому
что количественная оценка невозможна без детального понимания функ-
циональности предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы по-
нять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели
работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-
engineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие
задачи, как определение действительной стоимости производства продукта,
определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация
работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены
в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой предла-
гаемых изменений и др.

ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последова-
тельная (следует синтаксическим правилам IDEF0), корректная (отражает
бизнес), полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная
(проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, когда созда-
ние модели работы закончено.

ABC включает следующие основные понятия:

• объект затрат - причина, по которой работа выполняется; обычно, ос-
новной выход работы, стоимость работ есть суммарная стоимость объ-
ектов затрат ("Готовое изделие", рис. 1. 3. 1).

• движитель затрат - характеристики входов и управлений работы ("Сы-
рье", "Чертеж", рис. 1. 3. 1), которые влияют на то, как выполняется
и как долго длится работа;

• центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

При проведении стоимостного анализа в BPwin сначала задаются едини-
цы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вы-

звать диалог Model Properties (меню Edit/Model Properties), вкладка ABC
Units (рис. 1. 3. 2).

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например,
рубль), ее можно добавить. Символ валюты по умолчанию берется из наст-
роек Windows. Диапазон измерения времени в списке Unit of measurment
достаточен для большинства случаев - от секунд до лет.

Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров
затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Dictionary (меню Dictionary
/Cost Center (рис. 1. 3. 3).

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition.
Список центров затрат упорядочен. Порядок в списке можно менять при помо-
щи стрелок, расположенных справа от списка. Задание определенной последо-
вательности центров затрат в списке, во-первых, облегчает последующую рабо-
ту при присвоении стоимости работам, а во-вторых, имеет значение при исполь-
зовании единых стандартных отчетов в разных моделях. Хотя, как было указано
в 1. 2. 5, BPwin сохраняет информацию о стандартном отчете в файле BPWIN-
RPT. INI, информация о центрах затрат и UDP сохраняется в виде указателей,
т. е. хранятся не названия центров затрат, а их номера. Поэтому, если нужно ис-
пользовать один и тот же стандартный отчет в разных моделях, списки центров
затрат должны быть в них одинаковы.

Для задания стоимости работы (для каждой работы на диаграмме деком-
позиции) следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и на всплы-
вающем меню выбрать Costs (рис. 1. 3. 4). Во вкладке Costs диалога Activity
Properties указывается частота проведения данной работы в рамках общего
процесса (окно Frequency) и продолжительность (Duration). Затем следует
выбрать в списке один из центров затрат и в окне Cost задать его стоимость.
Аналогично назначаются суммы по каждому центру затрат, т. е. задается
стоимость каждой работы по каждой статье расхода. Если в процессе назна-
чения стоимости возникает необходимость внесения дополнительных цен-
тров затрат, диалог Cost Center Editor вызывается прямо из диалога Activity
Cost соответствующей кнопкой.

Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам
затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сна-
чала вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы
(число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской
работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели
включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления авто-
матически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх (рис. 1. 3. 5).

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если рабо-
ты выполняются последовательно. Встроенные возможности BPwin позво-
ляют разрабатывать упрощенные модели стоимости, которые тем не менее
оказываются чрезвычайно полезными для предварительной оценки затрат.
Если схема выполнения более сложная (например, работы производятся
альтернативно), можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы для
каждой работы вручную (Override Decompositions). В этом случае результа-
ты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнорироваться, при
расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную.
На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбран-
ного режима, поэтому при выключении опции Override Decompositions рас-
чет снизу вверх производится обычным образом.

Для проведения более тонкого анализа можно воспользоваться специа-
лизированным средством стоимостного анализа EasyABC (ABC Technology,
Inc.). BPwin имеет двунаправленный интерфейс с EasyABC. Для экспорта
данных в EasyABC следует выбрать пункт меню File/Export/Node Tree, за-
дать в диалоге Export Node Tree необходимые настройки и экспортировать
дерево узлов в текстовый файл (. txt). Файл экспорта можно импортировать
в EasyABC. После проведения необходимых расчетов результирующие дан-
ные можно импортировать из EasyABC в BPwin. Для импорта нужно выб-
рать меню File/Import/Costs и в диалоге Import Activity Costs выбрать необ-
ходимые установки.

Результаты стоимостного анализа могут существенно повлиять на очеред-
ность выполнения работ. Рассмотрим пример, изображенный на рис. 1. 3. 6.

Предположим, что для оценки качества изделия необходимо провести три
работы:

• внешний осмотр - стоимость 50 руб.;

• пробное включение - стоимость 150 руб.;

• испытание на стенде - стоимость 300 руб.

Предположим также, что с точки зрения технологии очередность прове-
дения работ несущественна, а вероятность выявления брака одинакова
(50 %). Пусть необходимо проверить восемь изделий. Если проводить рабо-
ты в убывающем по стоимости порядке, то стоимость, затраченная
на получение готового изделия, составит:

300 руб. (Испытание на стенде) * 8 + 150 руб. (Пробное включение) *
4 + + 50 руб. (Внешний осмотр) * 2 = 3100 руб.

Если проводить работы в возрастающем по стоимости порядке, то стои-
мость, затраченная на получение готового изделия, составит:

50 руб. (Внешний осмотр) * 8 + 150 руб. (Пробное включение)* 4 +
+ 300 руб. (Испытание на стенде) * 2 = 1600 руб.

Следовательно, с целью минимизации затрат первой должна быть вы-
полнена наиболее дешевая работа, затем - средняя по стоимости и в конце -
наиболее дорогая (рис. 1. 3. 6).

Результаты стоимостного анализа наглядно представляются в специаль-
ном отчете BPwin - Activity Cost Report (меню Tools/Report/Activity Cost Report).
Отчет позволяет документировать имя, номер, определение и стоимость работ,
как суммарную, так и раздельно по центрам затрат (рис. 1. 3. 7).

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом
нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость
(по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения работы.
Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню
Model/Model Properties), вкладка Display, опции ABC Data и ABC Units.

1. 3. 2. Свойства, определяемые пользователем
(User Defined Properties)

ABC позволяет оценить стоимостные и временные характеристики сис-
темы. Если стоимостных показателей недостаточно, имеется возможность
внесения собственных метрик - свойств, определенных пользователем (User
Defined Properties, UDP). UDP позволяют провести дополнительный анализ,
хотя и без суммирующих подсчетов.

Для описания UDP служит диалог UDP Dictionary (меню Dictionary/UDP)
(рис. 1. 3. 8). UDP можно поставить в соответствие одно или несколько клю-
чевых слов. Ключевые слова могут быть использованы для отбора UDP при
печати отчетов или при присвоении свойств работам и стрелкам. Ключевые
слова должны быть описаны в словаре UDP Keyword List (рис. 1. 3. 9). Для внесения нового ключевого слова следует щелкнуть по кнопке и в таблице диалога UDP Keyword List задать значение ключевого слова.

Для создания нового свойства (UDP) следует в словаре UDP Dictionary
перейти к нижней строке списка и дважды щелкнуть по полю Name.
В режиме редактирования имени следует внести имя UDP. В поле UDP Туре
(рис. 1. 3. 10) описывается тип свойства. Имеется возможность задания
18 различных типов UDP (табл. 1. 3. 1), в том числе управляющих команд
и массивов.

Таблица 1. 3. 1. Типы UDP и их использование

Для присвоения свойству ключевого слова следует перейти к полю
Keyword и выбрать из списка необходимые ключевые слова. Одному свой-
ству может соответствовать несколько разных ключевых слов, одно ключе-
вое слово может соответствовать разным свойствам.

Каждой работе можно поставить в соответствие набор UDP. Для этого
следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и выбрать пункт меню
UDP. Во вкладке UDP Values диалога Activity Properties можно задать зна-
чения UDP. Свойства типа List отображаются списком выбора, который за-
полнен предварительно определенными значениями.

Свойства типа Command могут иметь в качестве значения командную строку, которая выполняется при нажатии на кнопку . Например, свой-

ство "Спецификации" категории "Дополнительная документация" может
иметь значение C: \MSOffice97\Office\WINWORD.EXE specl.doc.

Кнопка Filter служит для задания фильтра по ключевым словам UDP.
По умолчанию в списке показываются свойства всех категорий.

Кнопка Dictionary вызывает диалог User Defined Property Dictionary
(рис. 1. 3. 12), который позволяет создавать и редактировать как UDP, так
и ключевые слова UDP.

В верхнем окне диалога вносится имя UDP, в списке выбора Datatype
описывается тип свойства. Для внесения ключевого слова следует задать
имя в окне New Keywords и щелкнуть по кнопке Add Keywords. Для при-
своения ключевого слова необходимо выбрать UDP из списка User-Defined
Properties, затем ключевое слово из списка Keywords и щелкнуть по кнопке
Update. Одно ключевое слово может объединять несколько свойств, в то же
время одному свойству может соответствовать несколько ключевых слов.
Свойство типа List может содержать массив предварительно определенных
значений. Для определения области значений UDP типа List следует задать
значение свойства в окне New Member и щелкнуть по кнопке Add Member.
Значения из списка можно редактировать и удалять (кнопки Update Member
и Delete Member).

Если работе ставится в соответствие значение UDP, то на диаграмме
в правом верхнем углу работы отображается метка в виде канцелярской
скрепки (рис. 1. 3. 13).

Отображение метки UDP на диаграммах модели можно отменить. Для
этого необходимо перейти в меню Tools/Preferences. Для отмены отображе-
ние метки UDP в диалоге Preferences (рис. 1. 3. 14) необходимо выключить
опцию Display UDP Marker.

Результат задания значений UDP можно проанализировать в отчете Diagram
Object Report (меню Tools/Report/Diagram Object Report, рис. 1. 3. 15).

В левом нижнем углу диалога настройки отчета показывается список
UDP. С помощью кнопки UDP Filters можно установить фильтр по ключе-
вым словам.

1. 3. 3. Использование UDP для экспорта данных
функциональной модели в MS Project

Как было показано в предыдущих разделах, функциональная модель,
создаваемая с помощью BPwin позволяет выявить недостатки бизнес-
процессов и построить идеальную модель деятельности, т. е. оптимальную
последовательность действий, документооборот и использование ресурсов
при осуществлении проектов (например, проектов по реорганизации пред-
приятий). Но, к сожалению, она не позволяет решать задачи управления
проектом. Совместное использование средств функционального моделиро-
вания и управления проектами позволило бы комплексно решить задачу по
реорганизации предприятий и внедрению ИС, включая анализ, реорганиза-
цию функций и управление проектом, созданным на основе реорганизован-
ныых бизнес-процессов. В настоящее время существует много специализи-
рованных средств управления проектами, наиболее известным из которых

является Project 2000 компании Microsoft. Project 2000 поддерживает многие
аспекты управления проектами, такие, как построение графика работ, учет
расходов и потребление ресурсов, контроль выполнения работ, организация
взаимодействия членов проектной команды, анализ результатов и создание
отчетов по проекту.

Рис. 1. 3. 16. Контекстная диаграмма рассматриваемой модели

Рис. 1. 3. 17. Диаграмма декомпозиции АО рассматриваемой модели

В стандартном наборе средств BPwin 4. 1 отсутствует возможность экс-
порта данных функциональной модели в средства управления проектами.
Однако эта задача может быть решена с помощью свойств, определяемых
пользователем (UDP). Применяя UDP, можно экспортировать данные
из BPwin 4. 1 в Project 2000, причем в результате такого экспорта сетевой
график создается автоматически. Рассмотрим пример, иллюстрирующий
процедуру такого экспорта. Первым этапом является создание функцио-
нальной модели, создание и присвоение значений UDP. На рис. 1. 3. 16-
1. 3. 17 показаны контекстная диаграмма (А-0) и диаграмма декомпозиции
первого уровня (АО) рассматриваемого примера.

UDP, созданные в модели, приведены в табл. 1. 3. 2.
Таблица 1. 3. 2

Значения UDP, присвоенные работам модели приведены в табл. 1. 3. 3.
Таблица 1. 3. 3

Экспорт данных непосредственно из BPwin 4. 1 в Project 2000 невозмо-
жен, однако можно перенести данные через промежуточный экспорт в MS
Excel. Для экспорта данных из BPwin 4. 1 в MS Excel следует сгенерировать
отчет по объектам (меню Tools/Reports/Diagram Object Report) и экспорти-
ровать его MS Excel по протоколу DDE, как описано в 2. 1. 1. На рис 1. 3. 18
показаны диалог Diagram Object Report, в котором приведены необходимые
настройки отчета. Кроме значений UDP в отчет включены наименования
работ, которые будут использованы в качестве наименования задач в проек-
те Project 2000, и наименования стрелок механизма, которые будут исполь-
зоваться как название ресурсов.

Для успешного экспорта необходимо предварительно запустить MS
Excel, после чего щелкнуть по кнопке Report диалога Diagram Object Report.
Результат экспорта - книга MS Excel - показан на рис. 1. 3. 19.

После завершения экспорта следует сохранить файл и выйти из MS
Excel. Затем нужно запустить Project 2000. В окне Project 2000 следует пе-
рейти в меню File/Open. В нижнем раскрывающемся списке Files of Type
диалога Open надо выбрать Microsoft Excel Workbooks, в верхнем окне -

выбрать предварительно сохраненный файл MS Excel. Появляется диалог
Import Mapping (рис. 1. 3. 20).

Для импорта данных необходимо создать новую карту импорта. Для это-
го следует щелкнуть по кнопке New Map и в появившемся диалоге Define
Import/Export Map установить опции, как показано на рис. 1. 3. 21.

Таблица соответствия полей в средней части диалога должна соответст-
вовать табл. 1. 3. 4.

Таблица 1. 3. 4

После редактирования таблицы соответствия полей необходимо щелк-
нуть по кнопке ОК в диалоге Define Import/Export Map и затем по кнопке
Open в диалоге Open. В Project 2000 автоматически создает проект на осно-
ве импортированных данных. Диаграмма Гантта созданного проекта пока-
зана на рис. 1. 3. 22.

Заметим, что работы (Activity) функциональной модели конвертирова-
лись в задачи (Task) проекта Project 2000, а стрелки механизмов - в ресурсы.

1. 4. Дополнение созданной модели
процессов организационными диаграммами,
диаграммами DFD и Workflow (IDEF3)