Учебно-методическое обеспечение учебной дисциплины

ТЕМА 1: История развития делопроизводственной и секретарской службы в России

Три периода развития делопроизводственной и секретарской службы в России. Приказное делопроизводство. Технология создания документа в приказе. Свитковое делопроизводство. Коллежское делопроизводство. Генеральный регламент 1720 года. Введение чина секретарского и структуры канцелярии. Создание архивов. Введение процедуры регистрации. Создание генеральных формуляров для основных документов. Исполнительное делопроизводство. Увеличение количества типов документов. Усложнение технологии работы с документами. Создание в России школы секретарей. Послереволюционная реформа в области работы с документами. Идея введения безрегистрационного делопроизводства. Развитие современных «бумажных» технологий работы с документами в послевоенный период.

Понятие ”документооборот”. Тенденции развития документооборота. Понятие ”информационного барьера”. Проблемы, порождаемые ростом документооборота. Причины роста документооборота. Объективные причины роста документооборота Субъективные причины роста документооборота. Способы регулирования документооборота.

Коммуникативная система организации. Руководитель - коммуникативный центр организации. Информационные перегрузки руководителя. Оптимизация документопотоков в организации. Оптимизация входящих документопотоков. Метод предварительного рассмотрения документов. Составляющие успешности метода. Оптимизация исходящих документопотоков.

Создание комплексных документов. Делегирование права подписи части документов. Введение и распространение бездокументных форм делового общения. Оптимизация внутренних документопотоков. Метод управления по отклонениям. Оптимизация информационного обеспечения организации.

Основные категории: делопроизводство, свиток, регистрация, архив, секретарь, канцелярия, документооборот, информационный барьер, информационные перегрузки, оптимизация документопотоков

ТЕМА 2: ГСДОУ. УСОРД. Унификация, формализация, стандартизация документа

История создания ЕГСД. Введение ГСДОУ - гарантия оптимальности работы с документами в организации. Унифицированная система организационо-распорядительной деятельности. Унификация текста документа. Три способа унификации текста: трафарет, анкета, таблица. Требования к трафарету. Требования к анкете. Требования к таблице. Формализация информации в системе управления. Стандартизация документа.

Основные категории: ЕГСД, ГСДОУ, ГОСТ, унификация, формализация, стандартизация, трафарет, анкета, таблица.

ТЕМА 3: Организация службы ДОУ

Служба документационного обеспечения управления в организации. Цель создания службы ДОУ. Задачи службы ДОУ. Функции службы ДОУ. Типы служб ДОУ в различных организациях. Расчет количества служащих и сотрудников с категорией МОП в службе ДОУ для различных категорий организаций.

Основные категории: документационное обеспечение управления, младший обслуживающий персонал.

ТЕМА 4: Правила оформления документов

Нормативно – правовое обеспечение работы с документами в организации. Понятие «реквизит», требования ГОСТ Р 6.30-2003. Комментарий к работе со сложными реквизитами.

Основные категории: ГСДОУ,ГОСТ, ОКУД, УСОРД, ОКПО, РЕКВИЗИТ.

ТЕМА 5: Технологии регистрации и контроля исполнения документов

Цели и задачи создания канцелярии в организации. Делопроизводственные операции, производимые в канцелярии. Первичная обработка документа. Регистрация и индексирование документа. Повторная обработка документа. Справочная работа по документам. Текущее хранение документов. Режим работы канцелярии на примере данного подразделения Волгоградской областной администрации. Специфика обработки правительственной и срочной корреспонденции.

Цели регистрации документов в организации. Составляющие процедуры регистрации. Построение ИПС по документам. Три типа ИПС. Критерии выбора оптимальной ИПС документов организации. Составляющие контроля исполнения документа. Система контроля исполнения документа. Контроль сроков исполнения документа. Контроль качества исполнения документа. Контрольная группа как часть службы ДОУ. Функции контрольной группы. Организация работы контрольной группы на примере работы данного подразделения Волгоградской Областной администрации.

Основные категории: Делопроизводственные операции, первичная обработка документа, регистрация и индексирование документа, повторная обработка документа, справочная работа по документам, текущее хранение документов.

ТЕМА 6: Организация работы с личными обращениями граждан в органы власти и управления

История разработки законодательно-нормативной базы по работе с личными обращениями граждан в различные инстанции. Приемная по личным вопросам. Личные обращения граждан в инстанции - специфические документообразования. Особенности делопроизводственной обработки личных обращений граждан в инстанции. Требования к работе с личными обращениями граждан. Типы личных обращений. Личные обращения граждан в органы власти и управления как фактор обратной связи между управляющей и управляемой системами.

Основные категории: Личные обращения граждан, предложения, заявления, жалобы, петиции.

ТЕМА 7: Организация службой ДОУ текущего хранения документов. Построение номенклатуры дел. Архивное хранение документов

Системное хранение документов - обязательное требование рациональной работы с документами в организации. Дело - первичный документный комплекс. Признаки заведения дел. Технология создания номенклатуры дел в организации. Номенклатуры типовые, примерные и конкретные. Введение номенклатуры дел. Структура номенклатуры дел. Номенклатура дел - документ, обеспечивающий рациональный документооборот.

Информационные потоки, информационные массивы. Законы накопления информации в обществе. Закон Матфея по отношению к накоплению информации в социуме. Фонд - систематизированный массив. Типы информационных массивов: архив, музей, библиотека. Их сходства и различия.

Ведомственный архив в организации - информационный фонд. Организация архива в учреждении. Технология списания отработанных документов на архивное хранение или на уничтожение. Экспертиза ценности документа. Некоторые особенности архивного хранения документов. Справочно-информационная работа архива. Архивная справка, архивная копия и т.п. Культурно-просветительская работа архива.

Основные категории: Дело, номенклатура дел, первичный документный комплекс. Фонд, архив, музей, библиотека, информационный поток, информационный массив.

ТЕМА 8: Лингвистические особенности текста документа. Логические основы редактирования документа

Особенности официально-делового стиля. Лексические особенности документа, синтаксические особенности документа. Культура речи в документе: использование расщепленных сказуемых, несклоняемых существительных, косвенных падежей количественных числительных и т.п. Типичные ошибки в текстах документов. Способы изложения материала в документах. Основные требования к тексту документа -точность, ясность, лаконизм формулировок.

Доказательство в документе. Схема доказательства. Требования к доказательству. Логические ошибки в доказательствах. Редактирование аргументативных текстов. Определение в документе. Схема определения. Требования к определению. Логические ошибки в определениях. Редактирование определений. Этапы редактирования документа. Использование корректурных знаков при редактировании документов

Основные категории: официально-деловой стиль, лексические особенности документа, синтаксические особенности документа. Редактирование, доказательство, определение, корректурный знак.

ПЛАНЫ СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ

КУРС “ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ”

СЕМИНАР 1:Проблемы роста документооборота.

1. История развития документооборота в России.

2. Современные тенденции развития документооборота.

3. Объективные и субъективные причины роста документооборота.

ЛИТЕРАТУРА:

Организация работы с документами: Учебник для вузов Под ред. проф. В. А. Кудряева – М.,: ИНФРА-М, 2007. – 592с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2003. 408 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов.М.:МЦФЭР,2004.-544с.

Кирсанова М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М..: Госстандарт России, 1998. 7 с.

ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт Рос­сии, 2001. 7 с.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» М.: Госстандарт Рос­сии, 2003. 8 с.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Управления документами. Общие требования. М.: Национальный стандарт Рос­сийской Федерации, 2007. 17 с.

СЕМИНАР 2: Способы оптимизации документооборота.

1. Оптимизация входящих документопотоков

2. Оптимизация внутренних документопотоков

3. Оптимизация исходящих документопотоков

4. Способы сокращения документооборота в организации

ЛИТЕРАТУРА:

Организация работы с документами: Учебник для вузов Под ред. проф. В. А. Кудряева – М.,: ИНФРА-М, 2007. – 592с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2003. 408 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов.М.:МЦФЭР,2004.-544с.

Кирсанова М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М..: Госстандарт России, 1998. 7 с.

ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт Рос­сии, 2001. 7 с.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» М.: Госстандарт Рос­сии, 2003. 8 с.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Управления документами. Общие требования. М.: Национальный стандарт Рос­сийской Федерации, 2007. 17 с.

Национальный стандарт Рос­сийской Федерации, 2007. 17 с.

СЕМИНАР 3: Проблемы унификации документных систем.

1.Содержание понятий “унификация”, ”стандартизация”, ”формализация”.

2.Унификация текста документа: анкета, трафарет, таблица.

3.Тренинг: создание текста документа различными способами унификации - определение критериев оптимальности.

ЛИТЕРАТУРА:

Организация работы с документами: Учебник для вузов Под ред. проф. В. А. Кудряева – М.,: ИНФРА-М, 2007. – 592с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2003. 408 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов.М.:МЦФЭР,2004.-544с.

Кирсанова М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М..: Госстандарт России, 1998. 7 с.

ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт Рос­сии, 2001. 7 с.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» М.: Госстандарт Рос­сии, 2003. 8 с.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Управления документами. Общие требования. М.: Национальный стандарт Рос­сийской Федерации, 2007. 17 с.

СЕМИНАР 4: Способы унификации текста документа.

1. Трафарет как способ унификации текста документа

2. Анкета как способ унификации текста документа

3. Таблица как способ унификации текста документа

ЛИТЕРАТУРА:

Организация работы с документами: Учебник для вузов Под ред. проф. В. А. Кудряева – М.,: ИНФРА-М, 2007. – 592с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2003. 408 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов.М.:МЦФЭР,2004.-544с.

Кирсанова М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М..: Госстандарт России, 1998. 7 с.

ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт Рос­сии, 2001. 7 с.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» М.: Госстандарт Рос­сии, 2003. 8 с.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Управления документами. Общие требования. М.: Национальный стандарт Рос­сийской Федерации, 2007. 17 с.

СЕМИНАР 5: Виды документов ОРД.