Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов

51. Причиной отнесения информации к коммерческой тайне является: а) угроза криминального захвата предприятия; б) сохранение монопольного положения на рынке и получение монопольно высокой прибыли; в) принуждение со стороны государства; г) предупреждение недобросовестной конкуренции.

52. Коммерческую тайну могут составлять: а) документы, дающие право на осуществление предпринимательской деятельности; б) информация о загрязнении окружающей среды, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке; в) сведения о численности и составе работников, системе оплаты труда и условиях труда; г) списки представителей, посредников, клиентов.

53. Коммерческая тайна – а) информация, позволяющая ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить иную коммерческую выгоду; б) производственная, научно-техническая, технологическая, финансово-экономическая и иная информация; в) информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; г) информация, охраняемая государством.

54. Коммерческая тайна – это: а) сведения, утверждаемые и вводимые в действие приказом директора фирмы и являющиеся собственностью фирмы; б) охраняемая государством информация, распространение которой угрожает национальной

безопасности; в) право собственности фирмы на информацию, регулируемое государством; г) сведения, разглашение (передача, утечка), которых может нанести ущерб интересам фирмы.

55. К организационным и технологическим особенностям конфиденциального делопроизводства относятся: а) присвоение определенного статуса доступа документам и отдельным лицам; б) распределение документов по категориям в соответствии с их статусом доступа; в) регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местоположения; г) ограниченный доступ к документам.

56. Документальное фиксирование движения документа в организации с целью его быстрого обнаружения: а) контроль действий; б) регистрация документа; в) контроль местоположения; г) мониториг.

57. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат: а) персональную информацию; б) коммерческую информацию; в) служебную информацию; г) зашифрованную информацию.

58. Способом получения конфиденциальной информации является: а) получение от ее обладателя на основе договора; б) получение по требованию органов государственной и муниципальной власти, по запросу судов и органов прокуратуры; в) самостоятельное получение на основе научных исследований; г) присвоение работником своего изобретения, полученного в рамках трудовых отношений с организацией.

59. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну: а) инновации, полученные в организации; б) сведения о нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; в) информация об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной и муниципальной собственности; г) перспективные планы развития производства.

60. Особенностью конфиденциального делопроизводства является: а) персонифицированное разрешение на доступ к информации; б) жесткие требования к условиям хранения документов и порядку обращения с ними; в) персональная и обязательная ответственность за сохранность документов; г) обязательный поэкземплярный и полистный учет документов, их проектов и черновиков.

61. Режим коммерческой тайны запрещает работнику: а) знакомиться с документами других сотрудников; б) выносить из здания фирмы любые служебные документы; в) формировать единые дела для открытых и конфиденциальных документов; г) блокировать посторонним вход в компьютер.

62. К особенностям создания документов с грифом «КТ» относится: а) ограничение содержания документа только одним вопросом; б) рассеивание информации по всему документу; в) фиксация определенной информации только в одном документе; г) упоминание о наличии конфиденциальной информации и ее описание в произвольной форме в открытых документах.

63. К ограничениям и запретам в документообороте конфиденциальных документов относится: а) санкционированные изъятия и перемещения документов; б) работа с документами за пределами служебных помещений; в) выдача документов сотрудникам, направляемым в командировку; г) составление выписок из документов в записной книжке.

64. Система постоянных наблюдений за состоянием делопроизводства в организации с целью быстрого выявления изменений, их оценки, предупреждения или устранения последствий негативных процессов: а) контроль действий; б) регистрация документа; в) контроль местоположения; г) мониториг.

Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники.

65. Первый или единичный экземпляр официального документа – это: а) его дубликат; б) его копия; в) подлинник документа; г) выписка из документа.

66. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы: а) дубликат;

б) экземпляр; в) оригинал документа; г) копия документа

67. Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов: а) дубликат; б) копия; в) подлинник документа; г) справка.

68. Дубликат документа - это: а) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; б) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; в) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; г) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

69. Копия части текста документа, оформленная в установленном порядке: а) дубликат; б) копия; в) подлинник документа; г) выписка из документа.

70. Дубликат трудовой книжки выдается, если: а) гражданин работает одновременно в нескольких местах; б) работник утратил трудовую книжку; в) трудовая книжка пришла в негодность; г) в трудовой книжке имеются ошибочные записи.

71. К числу документов-оснований к приказам по личному составу относятся: а) личное заявление работника; б) докладная записка; в) представление; г) служебное задание.

72. К числу унифицированных форм по учету труда относится: а) личное заявление работника; б) личная карточка работника; в) командировочное удостоверение; г) график отпусков.

73. Формой представления секретарем обобщенной информации руководителю является: а) исходящее письмо; б) информационно-аналитическая справка; в) сводная таблица; г) подборка документов.

74. Принципом информационного обеспечения работы руководителя является: а) максимум информации; б) оперативность; в) адресность; г) достоверность.

75. Договорные отношения между предприятиями устанавливаются на основании: а) Гражданского кодекса РФ; б) уставов предприятий; в) нормативных актов, издаваемых местными органами власти; г) нормативных актов, издаваемых министерствами и государственными комитетами.

76. Назовите технические средства обработки документов: а) конвертовскрывающие машины; б) степлер; в) ксерокс; г) ламинатор.

77. Средством тиражирования документов является: а) ризограф; б) степлер; в) принтер; г) ламинатор

78. Укажите носителя современной информации: а) бумага; б) фотопленка; в) принтер; г) кинолента.

79. Подлинный документ можно передать только посредством: а) факсимильного аппарата; б) электронной почты; в) пневмопочты; г) с курьером.

80. Назовите средство изготовления документов: а) ксерокс; б) диктофон; в) ламинатор; г) фотоаппарат.

81. К средствам хранения или перемещения документов относится: а) лифт; б) пневмопочта; в) папка; г) принтер.

82. К средствам кассовой оргтехники относится: а) компьютер; б) калькулятор; в) детектор валют; г) банкомат.

83. Формой представления секретарем обобщенной информации руководителю является: а) тематический реферат; б) информационно-аналитическая справка; в) сводная таблица; г) подборка документов.

84. Принципом информационного обеспечения работы руководителя является: а) полнота информации; б) оперативность; в) адресность; г) достоверность.

V. ВОПРОСЫ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ

1. Предмет и метод дисциплины «Документационное обеспечение управления».

2. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества.

3. Риски управленческой и предпринимательской деятельности, обусловленные делопроизводством.

4. Кумулятивный поток информации: его причины и основные пути его сокращения.

5. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

6. Приказное делопроизводство ХV-ХVII вв.

7. Коллежское делопроизводство ХVIII века.

8. Министерское делопроизводство ХIХ –начала ХХ в.

9. Документационное обеспечение управления в СССР.

10. Современные проблемы делопроизводства в России.

11. Понятие и состав нормативно-методической базы ДОУ.

12. Законодательство РФ в области документационного обеспечения управления.

13. Государственные стандарты, унифицированные системы документов, общероссийские классификаторы, ГСДОУ.

14. Понятие и состав реквизитов документов.

15. Общие требования к оформлению реквизитов документов: государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа.

16. Общие требования к оформлению реквизитов документов: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа.

17. Общие требования к оформлению реквизитов документов: гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись.

18. Общие требования к оформлению реквизитов документов: гриф согласования и визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

19. Бланки документов.

20. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков.

21. Система организационно-правовой документации: ее назначение и состав.

22. Составление и оформление организационно-правовых документов (устав, положение, регламент).

23. Составление и оформление организационно-правовых документов (штатное расписание, должностная инструкция работника, инструкция).

24. Система плановой документации: ее назначение и состав.

25. Составление и оформление плановых документов (программа, план, план-график).

26. Система отчетной документации: назначение, состав, составление и оформление отчетных документов (отчет).

27. Система распорядительной документации: ее назначение и состав.

28. Процедура разработки и издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений (указ, указание, приказ, распоряжение).

29. Процедура разработки и издания распорядительных документов в условиях коллегиальности (постановление, решение, протокол – полный, сокращенный, краткий).

30. Составление и оформление распорядительных документов в условиях коллегиальности (постановление, решение, протокол – полный, сокращенный, краткий).

31. Система информационно-справочной документации: назначение и состав.

32. Составление и оформление информационно-справочных документов (докладная, объяснительная и служебная записки, заявление, предложение, справка, представление).

33. Составление и оформление информационно-справочных документов (телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

34. Составление и оформление информационно-справочных документов (акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, список).

35. Понятие и состав деловой переписки. Оформление писем (исходящего письма, входящего письма) и бланка письма организации.

36. Особенности и этикет делового документационного стиля общения.

37. Язык документа: специальная лексика и типичные ошибки в текстах документов.

38. Унификация и стандартизация управленческой деятельности и документов. Табель и альбом форм документов.

30. Комплексная программа управления документами в организации: цели, причины принятия, содержание.

40. Общие характеристики документных систем.

41. Проектирование и внедрение документных систем: содержание и методология.

42. Документирование процессов управления документами. Метаданные.

43. Понятие документооборота, его основные этапы и принципы.

44. Особенности документооборота входящих, внутренних и исходящих документов.

45. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

46. Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ, регистрация и индексация документов.

47. Организация и оптимизация доставки, исполнения документов и их контроль.

48. Обработка исполненных и отправляемых документов.

49. Методы учета и сокращения объема документооборота.

50. Организация информационно-поисковой системы предприятия.

51. Экспертиза ценности документов и ее значение.

53. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

54. Номенклатура дел и ее значение в организации ДОУ.

55. Понятие, структура и функции архивной службы Российской Федерации.

56. Оформление дел длительных сроков и постоянного хранения.

57. Состав учетных документов архива, работа архивохранилища, использование документов архивов.

58. Обеспечение сохранности документированной информации в оперативной деятельности организации и ее структурных подразделений.

59. Коммерческая тайна и нормативно-методическое обеспечение ее защиты.

60. Особенности документооборота и хранения конфиденциальных документов.

61. Организация секретарской деятельности и ее особенности в разных структурных подразделениях, информационное обеспечение секретарем деятельности руководителя.

62. Работа секретаря с «обращениями граждан», договорами и доверенностями.

63. Кадровые документы и работа секретаря с ними.

64. Средства организационной техники: понятие и их классификация по функции -носители информации, средства составления и изготовления документов, средства репрографии и оперативной полиграфии.

65. Средства организационной техники: понятие и их классификация по функции -средства обработки документов, хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, кассовая оргтехника.

66. Информационные технологии в управлении документными системами: понятие, структура, значение.

VI. ЛИТЕРАТУРА