Советский период развития делопроизводства

После Октябрьской революции 1917 г. был кардинально перестроен государственный аппарат управления, значительно изменился и состав чиновников – пришли неподготовленные люди.

Тем не менее, работа по законодательному регулированию делопроизводства, а также по его упрощению и рационализации проводилась. Издавались законодательные акты и постановления правительства, в которых затрагивались вопросы документирования информации. Был подготовлен в 1918-1919 гг. проект «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях» на основе «Положения о письмоводстве военного ведомства» 1911г., но он не был внедрен.

В 20-е годы в стране развернулось движение за научную организацию труда (НОТ), в т.ч. научную организацию управленческого труда (НОУТ); возникали общественные организации. Был создан ряд учреждений по совершенствованию управленческого труда. Этой работой руководил партийно-государственный орган ЦКК-РКИ (в составе Рабоче-крестьянской инспекции); его основными функциями были контроль за работой госаппарата и его совершенствование, так как организационная культура управления во многом была утеряна (например, в Наркомате путей сообщения существовало 17 канцелярий, в которых были заняты до 30% работников). Проводилась работа по совершенствованию организационных форм и методов работы делопроизводственных служб, оптимизации документооборота, классификации документов, унификации систем документации, созданию инструкций по делопроизводству. В частности, в 1926 году для научной разработки вопросов техники управления и консультационной работы был создан ИТУ – Институт техники управления (директор Е.Н. Розмирович). Сотрудники ИТУ к 1931 году подготовили проект «Общие правила документации и документооборота», который по оценке современных специалистов сопоставим по научному уровню с современной Государственной системой ДОУ. В 1932 году ИТУ был закрыт под предлогом распространения буржуазных теорий. Был упразднен НК РКИ СССР. Работа по совершенствованию делопроизводства переместилась на ведомственный уровень. Вскоре в стране стало ощущаться отсутствие централизованного делопроизводства, что затрудняло создание единого управленческого информационного пространства.

Программу по улучшению состояния делопроизводства в стране, намеченную на Межотраслевом совещании по организационной технике 1941 года, помешало внедрить начало Великой Отечественной войны.

В 40-е годы центром методического руководства и контроля за организацией делопроизводства становится Главное архивное управление (Главархив), целью которого являлось, в основном, полноценное пополнение архивов определенными комплексами документации. Поэтому работа велась в основном, по стандартизации и унификации специальных систем документов: организационно-распорядительной (ОРД), бухгалтерской; кадровой. Организацией делопроизводства занимались ведомства, издававшие отраслевые нормативно-методические материалы, инструкции, правила.

Только в 60-е годы 20 века вновь начинается централизованная работа по совершенствованию государственного делопроизводства на научной основе. В 1964 году открыт первый факультет государственного делопроизводства (ФГД) в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ – ныне РГГУ), в 1966 году в рамках Главного Архивного Управления создан ВНИИДАД – Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела. Усилиями специалистов этих организаций только к 70-м годам удается выйти на уровень исследований 20-х годов.

К 1973 году были разработаны «Основные положения ЕГСД» - единой государственной системы документации – первая комплексная система делопроизводства советского периода. Они носили рекомендательный характер, но содержали и ряд обязательных требований: четкие правила создания и оформления документов, определение видов документов, входящих в систему ОРД.

Появление вычислительной техники (ВТ) стимулировало создание системы ОГАС – Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством. ОГАС обеспечивается необходимой унификацией состава и вида документов – разрабатываются унифицированные системы документации (УСД). В основу УСД положен метод унификации документов, обслуживающих однотипные управленческие функции. В 70-е годы создаются государственные стандарты (ГОСТы) по управленческой документации и организации работы с документами. Кроме того, для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах разрабатываются общесоюзные классификаторы технико-экономической и социальной информации, в т.ч. ОКУД – общесоюзный классификатор управленческой документации. Классификаторы позволяют поддерживать ЕСКК ТЭИ – Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Документационное обеспечение деятельности государственных органов управления, организаций и граждан регулируется законодательными и нормативно-методическими документами.

В 1988 году в связи с развитием автоматизированных систем управления (АСУ) и появлением персональных компьютеров (ПК) перерабатывается ЕГСД – теперь она называется ЕГСДОУ и распространяется на все виды управленческой документации, определяет условия применения ВТ и ПК в подготовке и обработке документов. Делопроизводство получает новое название – ДОУ, которое отражает современный подход к пониманию того, что осуществление социального управления невозможно без документационного обеспечения, соответствующего требованиям научно-технического прогресса.

В целом, для советского этапа развития делопроизводства характерны процессы активного проникновения науки (20-е и 70-80-е годы 20 века) и современных информационных технологий в эту сферу, созданием на этой базе общегосударственной системы делопроизводства.

4. Современный период в развитии делопроизводства связан как с изменением российской государственной системы, становлением правового общества, развитием новых социально-экономических отношений, так и с развитием современных информационных технологий, используемых в управленческой деятельности.

Законодательная и нормативно-методическая база работы с документами сохраняет преемственность с предыдущим периодом и продолжает совершенствоваться. Наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ сегодня является изданная в 1991 году Государственная Система ДОУ (ГСДОУ). В ней предъявляются единые требования к документированию и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Но этот документ, как и вся нормативно-методическая база ДОУ, разрабатывался в 80-е годы 20 века и в настоящее время требует модернизации. Государство активно регулирует социальные информационные процессы законодательными актами: осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, на применение информационных технологий и тем самым на организацию документационного обеспечения управления. Как уже говорилось в предыдущей теме системообразующим в этой сфере является закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В настоящее время изменяется теоретический подход к пониманию роли документированной информации в управленческой деятельности. Это обусловлено следующими факторами:

1. Современные информационные технологии позволяют применять новые способы создания, сбора, обработки, движения и хранения документов, в том числе и в электронном виде (так называемые безбумажные технологии).

2. В связи с оборудованием АРМ (автоматизированных рабочих мест) управленцев меняется их повседневная деятельность – акцент смещается с оформления документа на обработку его содержания, так как облегчается доступ к базам данных, автоматизируются процессы анализа управленческой информации и даже процедуры принятия управленческих решений.

3. Управление информацией в постиндустриальных обществах рассматривается сегодня как одна из основных функций управления. Постоянно возрастающие объемы информации на фоне быстрых изменений современного общества делают информацию незаменимым ресурсом управления. Качество информации определяет качество управления, так как информация пронизывает деятельность всех подсистем организации, общества в целом, являясь их энергетическим потенциалом.

4. Информация как основа управленческой деятельности концентрируется в документах, которые обеспечивают ее юридической силой, поэтому разрабатываются технологии управления документированной информацией.

С середины 70-х годов XX века в ряде развитых стран, в частности, в США, появилась такая отрасль управленческой деятельности как информационный менеджмент – социальная технология, которая включает в себя следующие взаимосвязанные компоненты:

- организацию информационных процессов или движения документированной информации;

- технические средства и информационные технологии, обеспечивающие эти процессы;

- совершенствование внутриорганизационных информационных коммуникаций;

- нормативное установление доступа персонала к информационным ресурсам организации;

- персонал, который обеспечивает всю эту деятельность.

В работе с документированной информацией появляются новые специальности: системная аналитик, организатор пользования информационной системой, координатор базы данных и др. Кроме того, актуальными становятся в работе с документацией и такие понятия как информационные ресурсы, информационная система организации, оператор информационной системы, информационные технологии и др.

Таким образом, речь идет уже не просто о ДОУ, а о становлении управления документированной информацией в рамках информационной системы организации. Управление документированной информацией становится неотъемлемой частью информационного менеджмента. Информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникацию внутри организации с целью улучшения качества и эффективности ее работы, развития организации.

Итак, сделаем выводы: отечественное делопроизводство, возникнув в период становления централизованного государства, прошло долгий исторический путь развития – почти шесть веков, видоизменяясь вместе с трансформацией российской государственности, совершенствованием технической базы управления, теоретическим осмыслением процессов, происходящих как в системах и методах управления, так и в самом делопроизводстве.

На первом этапе делопроизводство возникает как вспомогательная по отношению к управлению деятельность, регулируется в основном традициями и опытом персонала и представляет собой простейшие формы документирования управленческих действий. Генеральный регламент 1720 г. ставит делопроизводство на законодательную основу, превращает его в целостную систему с единообразными формами и технологией работы. Постепенно делопроизводство занимает значительное место в работе управленческого аппарата, начинает определять качество и уровень управления. В конце этого этапа делопроизводство рассматривается как неотъемлемый элемент управленческих процедур.

На втором этапе (советское делопроизводство) первоначально утрачиваются законодательная и нормативно-методическая база, единство требований со стороны государства к делопроизводству. Богатейший теоретический и практический опыт как отечественный, так и зарубежный (проект ИТУ был создан с учетом передового зарубежного опыта) остается невостребованным в течение почти сорока лет. Делопроизводство рассматривается как технический аспект управления или даже как относительно самостоятельная сфера деятельности, направленная на полноценное пополнение архивов.

Такой подход к делопроизводству преодолевается в 1960-70-е гг. 20 века. Становится очевидной обеспечивающая эффективность управления функция делопроизводства: термин «делопроизводство» заменяется в 80-е годы термином ДОУ, что связано также со становлением общегосударственной системы делопроизводства, основанной на научном подходе и применении в этой системе информационных технологий.

Третий этап развития делопроизводства начинается вместе с процессом становления современной российской государственности; его особенности обусловлены резким повышением значения информации в развитии общества, широким проникновением в управленческую деятельность современных методов управления и информационных технологий, активным законодательным регулированием информационных процессов в обществе в целом, и оборота документированной информации, в частности.

Выдвижение информации в современном обществе в число основных ресурсов управления, и изменение технологий управления создают предпосылки для нового понимания ДОУ как составного элемента процесса управления информацией в рамках информационного менеджмента.

Нормативные акты:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

Литература:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. С. 21-46.

2. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. – 1999. - № 2. – С. 18-26.

3. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002. С.103-132, 148-163.

4. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. С. 3-43.

5. Саков А.А. Развитие работ по общероссийским классификаторам // Делопроизводство. – 2003. - № 4. – С. 24-26.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие этапы принято выделять в развитии отечественного делопроизводства?

2. Что служит основанием для выделения этих этапов?

3. На каком этапе формируется определенная технология создания и оформления документов на основе разделения управленческих операций.

4. В чем заключалась «столбцовая» техника делопроизводства?

5. На каком этапе начинается законодательное регулирование делопроизводства? Назовите первый закон в этой сфере.

6. Когда и с какой целью появились «регистратуры» – книги регистрации документов?

7. В чем заключались достоинства коллежской системы делопроизводства?

8. Когда появляются первые теоретические работы по делопроизводству?

9. В чем состоит особенность развития министерской системы делопроизводства в последней трети 19 века?

10. Какие периоды развития делопроизводства можно выделить в советском делопроизводстве?

11. Чем было вызвано появление термина «документационное обеспечение управления» и когда это произошло?

12. Каковы особенности развития документационного обеспечения управления на современном этапе?