Поле Mergeseq

Ще одна можливість доступна із використанням засобів злиття, полягає у створенні листів та однотипних документів.

Основне призначення майстра злиття текстового редактора Word полягає у створенні бланків для листів. Причому майстер злиття дозволяє створювати бланки як для електронних повідомлень, так і бланки звичайних паперових листів, які потім будуть роздруковуватись на принтері.

Майстер злиття зручно використовувати, коли потрібно підготувати лист для розсилки декільком користувачам. Робота майстра злиття редактора Word аналогічна засобам злиття бази даних і текстового документа. Основною відмінністю майстра злиття є те, що в цьому випадку джерелом даних є не обов’язково база даних. Майстер злиття може працювати на основі списку контактів Outlook, а також можна сформувати джерело даних для майстра злиття безпосередньо під час його роботи.

Окрім шаблонів і бланків для електронних листів, майстер злиття дозволяє створити інші однотипні документи.

І в цьому випадку на початку злиття потрібно набрати основний, незмінний текст майбутніх документів

Для запуску майстра злиття необхідно вибрати Сервис – Письма и рассылки - Мастер слияния. У вікні текстового редактора буде відображена область задач Слияние, на якій будуть представлені дії майстра злиття. В нижній частині області задач вказано номер кроку та кнопка Далее – перехід до наступного кроку.

На першому кроці майстра злиття потрібно вибрати тип документа, який створюється (Встановіть Письма).

Другий крок призначено для вказання основи для майбутнього документу. Новий лист можна створити на основі поточного документу, шаблону чи існуючого документу.

На третьому кроці потрібно вибрати отримувачів листів. Тут можна вибрати використання списку контактів Outlook, використання вже існуючого списку. Якщо ж списку отримувачів поки що не існує, скористайтесь перемикачем Создание списка. Для того щоб використати в якості списку вже існуючу базу даних, виберіть пункт Использование списка, далі – Выбор другого списка, і вкажіть файл бази даних.

У редакторі з’явиться вікно Новый список адресов, в якому потрібно ввести контактні дані ваших користувачів. Для вводу інформації про нового користувача натисніть клавишу Создать запись. Для завершення натисніть кнопку Закрыть. Не забудьте вказати ім’я файла списку

Після збереження списку потрібно вказати, які саме записи із списку користувачів будуть використані для формування листів. Для цього встановіть перемикачі поряд з відповідними рядками.

На наступному кроці можна вставить стандартні блоки у лист. Цими стандартними блоками є блок адреси, рядок-привітання, марка та інші елементи. Ці стандартні блоки включатимуть поля із списку даних. Наприклад, вставивши блок адреси, ви отримаєте у листі блок данних, представлених у певному порядку, в якому підставлені значення полів зі списку-джерела даних.

На наступному кроці можна продивитись створені листи. Для прокрутки даних складних документів можна скористатись кнопками прокрутки, які розміщені в області задач Слияние. На останньому кроці завершується злиття даних. Для цього потрібно натиснути кнопку Изменить часть писем.

При завершенні злиття буде створено складовий документ, кількість сторінок якого співпадає із кількістю записів списку даних.

3. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access

Для вставки даних з таблиць або запитів Ms Access в документ Ms Word потрібно виконати наступні дії:

1. Відобразити в редакторі Word панель інструментів “ Бази даних”

2. Визначити місце вставки бази

3. На панелі інструментів натиснути кнопку “ Добавить базу данных ”. Відкриється діалогове вікно “ База данных ”

4. В цьому вікні в розділі “ Источник данных ” потрібно натиснути кнопку “ Получить данные ”

5. Відкриється вікно “ Открытие источника данных ”. В цьому вікні в розділі “ Тип файла ” потрібно вибрати “ База данных Ms Access (*.mdb) ”, вибрати шукану базу і натиснути Открыть.

6. Після цього відкриється вікно, в якому можна вибрати елементи бази даних, який потрібно вставити – таблицю чи запит.

7. Після вибору елементу на екрані знову відкривається вікно “База данных ”, в якому стали доступними решта кнопок.

8. Використовуючи кнопку “ Отбор записей ”, можна відібрати записи чи поля бази для вставки в документ Word, а також задати певний порядок сортування бази. На вкладці “ Выбор полей ” по замовчуванню вибрано всі поля бази даних. Після вибору полів та записів бази потрібно натиснути ОК.

9. Після задання параметрів вставки натискаємо кнопку “ Вставить данные”. Відкриється діалогове вікно “ Вставка данных ”, в якому задається, які з записів потрібно вставити. Активізація перемикача “ Вставить данные как поле ” цього вікна дозволяє зв’язати таблицю в Word з об’єктом бази даних в Access.

10. Після завершення задання параметрів вставки натискаємо ОК.

Для оновлення вставлених даних потрібно натиснути праву клавішу мишки всередині вставленої таблиці і витрати пункт “ Обновить поле ”

5. Взаємодія Ms Access і Ms Word

Існує декілька способів взаємодії Ms Access і Ms Word. Ось приклади деяких з них:

· в Ms Word можна вставити в документ дані з таблиць або запитів Ms Access;

· в Ms Word при злитті даних можна додати дані з таблиць або запитів Ms Access;

· можна передати дані таблиць, результати запитів та звітів з Ms Access в Ms Word для їх розміщення в Word;

· можна передати дані з Ms Access в Ms Word для злиття їх з документом Word.

5.1. Вставка в Ms Word даних з таблиць або запитів Ms Access

Для вставки даних з таблиць або запитів Ms Access в документ Ms Word потрібно виконати наступні дії:

11. Відобразити в редакторі Word панель інструментів “ Бази даних”

12. Визначити місце вставки бази

13. На панелі інструментів натиснути кнопку “ Вставить базу данных ”. Відкриється діалогове вікно “ База данных ”

14. В цьому вікні в розділі “ Источник данных ” потрібно натиснути кнопку “ Получить данные ”

15. Відкриється вікно “ Открытие источника данных ”. В цьому вікні в розділі “ Тип файла ” потрібно вибрати “ База данных Ms Access (*.mdb) ”, вибрати шукану базу і натиснути Открыть.

16. Після цього відкриється вікно, в якому можна вибрати елементи бази даних, який потрібно вставити – таблицю чи запит.

17. Після вибору елементу на екрані знову відкривається вікно “База данных ”, в якому стали доступними решта кнопок.

18. Використовуючи кнопку “ Отбор записей ”, можна відібрати записи чи поля бази для вставки в документ Word, а також задати певний порядок сортування бази. На вкладці “ Выбор полей ” по замовчуванню вибрано всі поля бази даних. Після вибору полів та записів бази потрібно натиснути ОК.

19. Після задання параметрів вставки натискаємо кнопку “ Вставить данные”. Відкриється діалогове вікно “ Вставка данных ”, в якому задається, які з записів потрібно вставити. Активізація перемикача “ Вставить данные как поле ” цього вікна дозволяє зв’язати таблицю в Word з об’єктом бази даних в Access.

20. Після завершення задання параметрів вставки натискаємо ОК.

Для оновлення вставлених даних потрібно натиснути праву клавішу мишки всередині вставленої таблиці і витрати пункт “ Обновить поле ”