Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами

Дебитор – это лицо, взявшее у нас в долг (товар, деньги), и не погасившее его. Дебиторская задолженность – это счета должников, наши права на будущую выгоду. Дебиторская задолженность чаще всего появляется тогда, когда по времени день передачи товара или оказания услуг не совпадает с днем оплаты. В разряд дебиторов попадают:

- покупатели и заказчики, которые получили у нас товар, но не оплатили его стоимость;

- поставщики, партнеры, которым произведена предоплата (авансовые платежи) и т. д.

- работники, которым выданы подотчетные суммы на командировку или на оплату товаров и услуг, предоставлены займы;

Дебиторская задолженность отвлекает средства из оборота, что само по себе явление отрицательное. Рекомендуется учитывать долги дебиторов по срокам возникновения. В бухгалтерском учете дебиторскую задолженность делят как текущую и долгосрочную. Существует понятие «сомнительные» или «безнадежные» долги. Задолженность, не оплаченная в срок, может стать безнадежной и привести к убыткам. Погашается дебиторская задолженность в тот момент, когда покупателем выплачивается сумма долга или взамен денег передаются другие материальные ценности (при бартерных операциях). Бывают случаи возврата товара по разным причинам. В этом случае, на основании документов на возврат, дебиторская задолженность также погашается.

Предприниматель может произвести авансовые платежи для получения услуг или товаров в будущем.

Например, мы вносим авансовый платеж в сумме 40000 тенге фирме «А» за охрану офиса на четыре месяца вперед. При этом появляется дебиторская задолженность фирмы «А» перед нами. Дебиторская задолженность будет погашаться частями (раз в месяц, или чаще, в зависимости от условий договора) до тех пор, пока услуги не будут оказаны полностью, то есть в течение четырех месяцев. Может возникнуть ситуация, когда договор с фирмой «А» прерывается. Тогда мы имеем право, востребовать оставшуюся часть аванса за не оказанные услуги.

Таким образом, дебиторская задолженность в учете показывает наши права на получение денег, услуг, товаров или имущества.

Кредитор – это юридическое или физическое лицо, перед которыми наше предприятие в долгу, или, говоря экономическим языком, имеет обязательства. Раздел 3 Гражданского кодекса разъясняет понятие об обязательстве.

В разряд кредиторской задолженности попадают расходы, признанные нами, но не оплаченные. К кредиторской задолженности (обязательствам) относят:

- кредиты банков – финансовые обязательства;

- обязательства по налогам;

- обязательства поставщикам, за полученный нами, но не оплаченный товар (услуги, другие активы);

- обязательства покупателям и заказчикам, от которых была получена предоплата (аванс), но услуга пока не исполнена, товар не передан;

- обязательства по оплате труда наемных работников;

- прочие долгосрочные и краткосрочные обязательства.

Мы хорошо понимаем, как возникает и как погашается кредиторская задолженность по кредитам банков, пользуемся финансовыми услугами в бизнесе и в быту. С получением в кредит денег или иных ценностей у нас появляется кредитор, а вместе с ним и обязательства в сумме кредиторской задолженности, которое мы погашаем в течение определенного договором срока. Очень часто кредиторская задолженность появляется тогда, когда предприниматель получает от покупателей предоплату (аванс) за товары или услуги. Такая кредиторская задолженность погашается, когда мы передаем товар, оказываем услугу, или может иметь место возврат денег покупателю

Например: Покупатель вносит аванс на приобретение товара на общую сумму 50000 тенге. Но сразу мы ему передаем товар на сумму 30000 тенге. Сумма 20000 тенге должна быть учтена в качестве кредиторской задолженности.

Так же, как и дебиторская задолженность, кредиторская может погашаться частями. Организовав оперативный учет дебиторской и кредиторской задолженности, предприниматель будет четко знать, кто и в каком размере должен ему, а также кому, сколько денег должен он сам. Тем более что при длительных взаимоотношениях с партнером, дебиторская задолженность может переходить в кредиторскую, и наоборот. В этом случае легко запутаться, если не налажен учет.

Рассмотрим распространенный пример. Предприниматель получает доход от сдачи имущества в аренду, использует режим налогообложения с использованием упрощенной декларации. Договор с фирмой «Б» заключен на год, с января по декабрь 2007 года. Но в феврале арендатор оплачивает 100000 тенге, затем только в декабре – 140000 тенге. В этом случае предприниматель (арендодатель) ежемесячно отражает в учете доход в размере 20000 тенге (вспомните метод начисления при признании доходов). В декларацию за 1, 2, 3 и 4 кварталы доход в сумме 60000 тенге (20000 * 3 месяца).

Учет расчетов с арендатором «Б» на начало каждого месяца выглядит следующим образом:

На 1 февраля – дебиторская задолженность составляет 20000 тенге, на сумму оказанной в январе услуги.

На 1 марта – кредиторская задолженность 60000 тенге, с учетом дебиторской задолженности на начало месяца (-) и суммы услуги за февраль (-).

На 1 апреля - кредиторская задолженность 40000 тенге, с учетом стоимости услуги за март.

На 1 мая - кредиторская задолженность 20000 тенге с учетом стоимости за апрель.

На 1 июня всякая задолженность отсутствует, так как сумма оплаты 100000 соответствует сумме оказанных услуг за пять месяцев.

На 1 июля появляется дебиторская задолженность в размере 20000 тенге, так как услуга оказана, но не оплачена.

Затем дебиторская задолженность, ежемесячно увеличиваясь на 20000 тенге, с учетом аренды за декабрь становится равной 140000 тенге (за семь месяцев, с июня по декабрь).

В декабре завершение аренды на сумму 20000 тенге и арендатор производит окончательный полный расчет в сумме 140000 тенге. Кредиторская задолженность полностью погашается.

Кредиторская задолженность появляется при взаимоотношениях с наемными работниками. Труд работников приносит выгоду предпринимателю практически ежедневно. В момент расчета заработной платы (чаще всего это делается один - два раза в месяц) можно определить сумму заработка, которая признается расходом и долгом предпринимателя работнику, то есть кредиторской задолженностью. Начисленная сумма зарплаты уменьшается на сумму удержаний и погашается в момент выплаты зарплаты, когда работник получает деньги и подтверждает этот факт своей подписью в ведомости.

Налоговым кодексом установлены сроки сдачи отчетности и сроки оплаты налогов. Некоторые налоги предусматривают авансовые платежи (КПН, налог на имущество), но в основном установлены сроки оплаты позже расчетного периода. Например, упрошенную декларацию за первый квартал мы должны сдать до 20 апреля, а уплатить налоги до 25 апреля. Но признать сумму исчисленных налогов расходами следует последним днем квартала, на основании налогового отчета, формы 910. Тогда и появляется кредиторская задолженность, обязательства. Обязательства по налогам погашаются в день фактической оплаты (перечисления денег в бюджет). Основанием для бухгалтерской записи является квитанция или выписка из банка. В бухгалтерском учете предприниматель должен видеть те же записи по исчисленным и оплаченным налогам, которые попадают в лицевой счет налогоплательщика в Налоговом комитете. Остатки в учете по переплаченным налогам и недоимкам должны совпадать с данными Налогового комитета. Если возникает расхождение, следует произвести сверку в Налоговом комитете.

Не возникает дебиторской и кредиторской задолженности, когда происходит оплата товара и услуг в момент приобретения или в момент отгрузки активов. То есть товар сразу меняется на деньги. Операции по возникновению и погашению дебиторской и кредиторской задолженности регистрируются в соответствии с данными документов (накладных на отгрузку и приобретение активов, денежных документов, ведомости расчета заработной платы, налоговых отчетов).

Для предпринимателей, которые впервые сталкиваются с правилами бухгалтерского учета, но желают во всем разобраться и вести учет самостоятельно, обдумано, соблюдая требования Налогового Кодекса и Закона о бухгалтерском учете, существует замечательный инструмент – компьютер. Оснастив компьютер специальным программным обеспечением, можно ежедневно анализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности, автоматически получать ведомости учета расчетов с поставщиками и покупателями, сводные и аналитические ведомости в разрезе дебиторов и кредиторов, видеть движение денег, товаров, доходов и расходов. Карточки аналитического учета расчетов с партнерами по бизнесу дадут самую подробную информацию о взаимоотношениях с каждым дебитором и кредитором, по каждой сделке.

Наличие подобной информации способствует соблюдению платежной дисциплины и исключению нарушения договорных обязательств, анализу состояния расчетов, а также определению путей сокращения дебиторской и кредиторской задолженности.

Варианты отражения в учёте дебиторской задолженности