Роль и место информационных систем в управлении экономическими объектами

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития, общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь,, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем.

Для того чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом, т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого" коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например, предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата. Последний объединяет \ себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась систем! управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоке» директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлений.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления i информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируете) объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешне! среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация i регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию

управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие Конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика). 1 Взаимосвязь информационных потоков (П и 0), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет «информационную систему экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала 1недрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации. ____

С учетом сферы применения выделяются:

• технические информационные системы;

• экономические информационные системы;

• информационные системы в гуманитарных областях и др.

Так как далее речь будет идти исключительно об информационных системах экономического характера, необходимо ввести понятие экономической информационной системы (ЭНС). Под ней будем понимать (схему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей.

помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную |ль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис. 1.2).

Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.
В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации - 0, которую можно систематизировать и;

обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации - П, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту, управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по, отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий, стратегические, тактические и оперативные [12]. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенции входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций» сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуем планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнен] Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элемент производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности.

Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирован занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее - на среднем и минимальное -оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано длительный срок.

На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает сам детальную проработку плана.

Учет - функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основ» осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановым! определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонен! выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объект управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений являет факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы. Взаимосвязь ме уровнями управления и осуществляемыми ими функциями но объему выполняемых работ представлена в табл. 1.1.

Таблица

Уровень управления	Планирование	Учет	Анализ и регулирование
Высшее руководство	Значительное	Отсутствует	Значительное
Средний уровень	Умеренное	Значительный	Умеренное
Оперативное управление	Незначительное	Значительный	Отсутствует

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов,; товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годе планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления: Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогностические планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы. Цели системы задаются при создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий Под целью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления.

Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны.

Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

Для систем существует понятие динамического равновесия - это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублированием.

Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления. Или, если быть более точным, структура управления должна соответствовать иерархии целей. Другими словами, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных), целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией.

Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этого уровня траекторной.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления.

Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Следует запомнить

Информационные системы являются вспомогательным средством для управления экономическим объектами, и поскольку управление носит целевой характер, то информационная система призвана обеспечить поддержку принятия решений.