Синхронизация задач в СРВ. 4 страница

22.Понятие пилотного проекта, его характеристики. Планирование и выполнение пилотного проекта

Выполнение пилотного проекта

Перед полномасштабным внедрением АСОИУ в организации выполняется пилотный проект, целью которого является экспертная проверка правильности решения, принятого на предыдущих этапах и подготовка системы к внедрению.

Пилотный проект представляет собой первоначальное реальное использование АСОИУ в предназначенной для этого среде и подраз более широкие масштабы использ АСОИУ по отношению к тому, кот был достигнут во время оценки.

Пилотный проект должен обладать многими из характ реальных объектов, для которых предназначено данное средство.

Он преследует следующие цели:

1. подтвердить достоверность результатов оценки и выбора

2. определить, действительно ли данная система годится для использования в данной организации. Если да, определить наиболее подходящую область применения.

3. Собрать информацию, необходимую для разработки плана практического внедрения

4. приобрести собственный опыт использования АСОИУ

Пилотный проект позволяет получить важную информацию, необходимую для оценки качества функционирования АСОИУ и его поддержки со стороны поставщика после того, как система будет установлена.

Важной функцией пилотного проекта является принятие решения о приобретении (отказе) от использования системы. Провал пилотного проекта позволяет избежать более значительных и дорогостоящих неудач в дальнейшем т.к. пилотный проект связан с приобретением небольшого количества лицензий и обучением узкого круга специалистов.

Первоначальное использование новой системы в пилотном проекте должно тщательно планироваться и контролироваться.

Определение характеристик пилотного проекта

Пилотный проект должен обладать следующими характеристиками:
1. Область применения

Пилотный проект должен помочь определить основные области применения системы, дополнительные области использования системы, должен помочь в обучении будущих пользователей и выборе той поддержки, которая необходима для перехода от пилотного проекта к широкомасштабному использованию системы.

2. Масштабируемость

Результаты, полученные в пилотном проекте, должны показать степень масштабируемости данной системы.

3. Представительность

Пилотный проект не должен быть необычным или уникальным для организации. Система должна использоваться для решения задач, хорошо понимаемых всей организацией.

4. Критичность

Пилотный проект должен иметь существенную значимость, но не д\б критичным для успешной деятельности орг-ции в целом.

Необходимо осознавать, что первоначальное внедрение новой технологии подразумевает определенный риск.

При выборе пилотного проекта возникает следующая дилемма: успех незначительного проекта может остаться незамеченным, с другой стороны, провал значимого проекта может вызвать негативную реакцию, т.е. при выборе пилотного проекта нужно это учитывать.

5. Авторитетность

Группа специалистов, участвующих в проекте, должна обладать достаточно высоким авторитетом чтобы результаты проекта были всерьез восприняты сотрудниками организации.

6. Характеристики проектной группы

Проектная групп должна обладать:

- готовностью к нововведениям

- психической зрелостью

- соответствующим уровнем знаний и опыта в данной информационной технологии и предметной области

С другой стороны, проектная группа должна отражать в миниатюре характеристики всей организации в целом.

1. В большинстве случаев существует баланс между желанием реализовать идеальный пилотный проект и реальными возможностями организации. В связи с этим организация должна выбирать пилотный проект так, чтобы:
Использование системы в нем совпадало с дальнейшими планами организации в области информационных технологий

2. Перечисленные выше характеристики были сбалансированы с реальными возможностями организации

Кроме того, организация должна учитывать продолжительность пилотного проекта. Слишком продолжительный пилотный проект может привести к потере интереса к нему со стороны руководства.

Планирование и выполнение пилотного проекта

Планирование пилотного проекта должно, по возможности, вписываться в обычный процесс план-я организации.

План должен содержать следующую информацию: Цели, задачи и критерии оценки; Персонал и исполнитель; Процедуры и соглашения; Обучение; Графики выполнения работ и ресурсы.

1. Цели, задачи и критерии оценки Ожидаемые результаты пилотного проекта должны быть четко определены. Степень соответствия этих результатов представляет собой основу для последующей оценки проекта.

Для определения целей, задач и критериев необходимо выполнить следующее: Описать проект в терминах ожидаемых результатов; Определить общие цели проекта (его концепцию); Определить конкретные задачи, реализующие поставленные цели, причем, каждой цели можно поставить в соответствие одну или несколько конкретных задач с количественно оцениваемыми результатами; Определить критерии оценки результатов. Необходимо использовать набор критериев, основанных на сформулированных выше задачах.

2. Персонал Группа, выбранная для участия в пилотном проекте, должна включать как технических специалистов, так и менеджеров, заинтересованных в новой технологии и разбирающихся в ее использовании. Группа должна обладать высокими способностями к коммуникации, знанием особенностей организационных процессов и процедур, а также предметной области. Группа не должна, тем не менее, состоять полностью из специалистов высшего звена, она должна представлять средний уровень организации.

После завершения пилотного проекта группа должна быть открыта для обмена информацией с остальными специалистами организации относительно возможностей нового средства и опыта, полученного при его использовании. Может оказаться желательным рассредоточить членов проектной группы по всей организации с целью распространения их опыта и знаний.

3. Процедуры и соглашения Необходимо четко определить процедуры и соглашения, регулирующие использование пилотного проекта в АСОИУ. Эта задача скорее всего может оказаться более долгой и сложной, чем ожидается, при этом может оказаться необходимым привлечение сторонних экспертов.

Примерами процедур и соглашений, которые могут повлиять на успех пилотного проекта, являются методология, технические соглашения (наименование и структура каталогов, стандарты проектирования и программные элементы АСОИУ) и организационные соглашения – правила формирования отчетов, стандарты проверки качества. Так же описываются процедуры экспертизы (количество экспертов, комиссия, регламент проверки и.т.д.). В течение выполнения пилотного проекта процедуры и соглашения развиваются и совершенствуются по мере накопления опыта применения средств, следует отметить те изменения, которые предлагается вносить в документирование.

4. Обучение Должны быть определены виды и объем обучения, необходимого для выполнения пилотного проекта. При планировании обучения нужно иметь в виду 3 вида потребностей: 1) технические; 2) управленческие; 3) мотивационные.

Ресурсы, требуемые для обучения (учебные аудитории и оборудование, учебные материалы), должны соответствовать плану пилотного проекта.

График обучения должен определять как специалистов, подлежащих обучению, так и виды обучения, которое они должны пройти. Обучение, которое проводится в период выполнения проекта, должно начинаться как можно быстрее после начала внедрения пилотного проекта. Обучение средствам, которые не будут использоваться в течение нескольких месяцев после начала проекта, должно планироваться на то время, когда в них возникнет реальная потребность. Некоторые виды обучения могут выполняться собственными силами. При выборе необходимого обучения должны приниматься во внимание следующие факторы: квалификация преподавателей; соответствие обучения характеристикам конкретных групп специалистов; возможность проведения курсов непосредственно на рабочих местах; возможность проведения расширенных курсов; возможность подготовки собственных преподавателей.

5. График и ресурсы График должен включать ресурсы и сроки проведения работ. Ресурсы включают персонал, технические средства, ПО и финансирование. Данные о персонале могут определять конкретных специалистов или требования к квалификации, необходимой для успешного выполнения пилотного проекта. Финансирование должно определяться отдельно по каждому виду работ: приобретение, установка, обучение, адаптация.

Выполнение пилотного проекта

Организационная деятельность по выполнению пилотного проекта и подготовке отчетов, должна выполняться в соответствии с планом. Пилотная природа проекта требует специального внимания к вопросам приобретения, поддержки, экспертизы и обновления версий.

1. Приобретение и установка После того, как система выбрана, она должна установлена и интегрирована в ту среду, в которой она будет функционировать. Процесс приобретения может включать подготовку контракта, переговоры, лицензирование и другую деятельность. После того, как процесс приобретения завершен, средство должно быть установлено и оттестировано. Тестирование должно показать соответствие системы требованиям контракта и показать, обладает ли она необходимой полнотой. Реальный срок приемки системы может отличаться от предустановл в контракте.

После завершения приемки может потребоваться настройка и интеграция. Настройка может включать модификацию интерфейсов, установку прав доступа и привилегий. Настройка должна оставаться в рамках тех возможностей, которые заложены в систему. Здесь не следует заниматься модификацией системы на уровне исходных кодов.

2. Поддержка Поддержка должна включать "горячую линию" поставщика с организацией, контакты с опытными пользователями в других организациях. Существует несколько возможных вариантов получения поддержки: от специалиста другой организации, от опытного консультанта поставщиков, от представителей разработчиков

3. Экспертизы Обычные экспертизы проектов, существующие в организации, должны выполняться и для пилотного проекта, при этом особое внимание должно уделяться именно пилотным аспектам проекта. Помимо этого, результаты экспертиз должны служить мерой успешного выполнения проекта.

4. Обновление версий Пользователи АСОИУ могут ожидать периодического обновления версий со стороны поставщика в течение выполнения пилотного проекта. При этом необходимо тщательное отношение к интеграции этих версий. Новые версии могут как обеспечить новые возможности, так и породить новые проблемы (например, дополнительное обучение)

23.Оценка пилотного проекта

После завершения пилотного проекта его результаты необходимо оценить и сопоставить их с изначальными потребностями организации, критериями успешного внедрения АСОИУ, базовыми метриками и критериями успеха пилотного проекта. Такая оценка должна установить возможные проблемы и важнейшие характеристики пилотного проекта, которые могут повлиять на пригодность данной АСОИУ для организации. Она должна также указать проекты или структурные подразделения внутри организации, для которых данное средство является подходящим. Помимо этого, оценка может дать информацию относительно совершенствования процесса внедрения в дальнейшем.

В процессе оценки пилотного проекта организация должна определить свою позицию по следующим трем вопросам:

- Целесообразно ли внедрять данную АСОИУ?

- Какие конкретные особенности пилотного проекта привели к его успеху (или неудаче)?

- Какие проекты или подразделения в организации могли бы получить выгоду от использования средств?

24.Внедрение пилотного проекта

На данном этапе процесса внедрения организация должна сделать существенные инвестиции в АСОИУ. Если средства удовлетворили или даже превысили ожидания организации, то решение о внедрении может быть принято достаточно просто и быстро.

С другой стороны, может оказаться, что предполагаемые затраты не гарантируют успеха.

Возможны четыре категории результатов и соответствующих действий:

- Пилотный проект потерпел неудачу, и его анализ показал неадекватность ожиданий организации. В этом случае организация может пересмотреть результаты проекта в контексте более реалистичных ожиданий.

- Пилотный проект потерпел неудачу, и его анализ показал, что выбранные средства не удовлетворяют потребности организации. В этом случае организация может принять решение не внедрять данные средства, однако при этом также пересмотреть свои потребности и подход к оценке и выбору АСОИУ

- Пилотный проект потерпел неудачу, и его анализ показал наличие таких проблем, как неудачный выбор пилотного проекта, неадекватное обучение и недостаток ресурсов. В этом случае может оказаться достаточно сложно принять решение о том, следует ли вновь выполнить пилотный проект с другой АСОИУ, продолжить работу по внедрению или отказаться от внедрения АСОИУ вообще.

- Пилотный проект завершился успешно, и признано целесообразным внедрять АСОИУ в некоторых подразделениях или во всей организации в целом. В этом случае следующим шагом является определение наиболее подходящего масштаба внедрения.

В ряде случаев анализ пилотного проекта может показать, что причиной неудачи явился более чем один фактор. Четко выявить все причины неудачи помогут последующие попытки внедрения АСОИУ. В экстремальном случае анализ может показать, что в настоящий момент организация просто не готова к успешному внедрению АСОИУ.

25.Практическое использование пилотного проекта: план перехода и его реализация

Начинается с разработки и последующей реализации плана перехода. Этот план может отражать поэтапный подход к переходу, начиная с тщательно выбранного пилотного проекта до проектов с существенно возросшим разнообразием характеристик.

Разработка плана перехода

План перехода должен включать следующее:

- Информацию относительно целей, критериев оценки, графика и возможных рисков, связанных с реализацией плана.

- Информацию относительно приобретения, установки и компонентов АСОИУ.

- Информацию относительно интеграции системы с уже существующими системами,

- Ожидаемые потребности в обучении и ресурсы, необходимые для этого,

- Определение стандартных процедур использования средств.

1. Цели, критерии оценки, график и риски, связанные с планом перехода

Сюда включается:

- Типы проектов,

- График перехода к практическому использованию средств в отдельных проектах,

- График внедрения средств и обучение.

- Возможные риски и непредвиденные обстоятельства.

- Источники существующих данных.

В дополнение к сказанному, следует уделить особое внимание вопросам контроля изменений во внедряемой системе. План перехода успешно выполнен, когда больше не требуется специального планирования.

2. Приобретение, установка и настройка средств

Приобретение, установка и настройка в отличие от пилотного проекта, как правило, требуются в более широком масштабе.

План включает следующую информацию:

- Набор документации по сопровождению системы, документацию по обучению

- Механизм получения новых версий.

- Перечень необходимого оборудования и его характеристики,

- Действия по снятию старых средств с эксплуатации

3. Интеграция средства с существующими средствами и процессами

В большинстве случаев интеграция средства с уже существующими в процессе пилотного проектирования не осуществляется, однако накапливаемая при этом информация может помочь в разработке планов интеграции. Для планирования интеграции необходима следующая информация:

- Наименования и версии существующих средств, с которыми должно интегрироваться новое средство.

- Описания данных, которые должны совместно использоваться новым и существующими средствами, а также предварительная информация об источниках этих данных.

- Описания других взаимосвязей между новым и существующими средствами, а также предварительная информация о механизмах поддержки этих взаимосвязей.

- Оценки затрат, сроков и рисков, связанных с интеграцией

- Ожидаемые изменения в существующих процессах и продуктах, являющиеся следствием использования нового средства.

4. Обучение и ресурсы

Данная информация должна включать следующее:

- Персонал и вид обучения

- График обучения

5. Определение стандартов и процедур использования средств

Должен определять следующее:

- Руководства по моделированию и проектированию.

- Соглашения по присвоению имен.

- Процедуры контроля качества и процессов приемки

- Процедуры резервного копирования,

- Процедуры контроля целостности базы данных,

- Процедуры обеспечения секретности

- Стандарты документирования.

Реализация плана перехода

Реализация плана перехода требует постоянного мониторинга использования АСОИУ, обеспечения текущей поддержки, сопровождения и обновления средств по мере необходимости.

Периодические экспертизы Полученные результаты должны периодически подвергаться экспертизе в соответствии с графиком, при этом план перехода должен корректироваться при необходимости. Периодические экспертизы должны продолжаться и после завершения процесса внедрения.

Текущая поддержка Текущая поддержка необходима для следующего:

- Ответов на вопросы, связанные с использованием средств.

- Передачи информации о достигнутых успехах другим специалистам организации.

- Модификации и совершенствования стандартов, соглашений и процедур,

- Интеграции новых средств с существующими по мере появления новых версий.

- Помощи новым сотрудникам в освоении средств системы.

- Планирования и контроля обновления версий.

Действия, выполняемые в процессе перехода

Для поддержки процесса перехода к практическому использованию средств желательно выполнение следующих действий:

- Поддержка текущего обучения

- Внедрение методик управления новыми версиями

- Осуществление свободного доступа к информации

- Налаживание тесного рабочего взаимодействия с поставщиками

Обучение является центральным звеном, обеспечивающим нормальное использование АСОИУ в организации. Тем не менее, довольно распространенная ошибка заключается в том, что производится начальное обучение для группы неподготовленных пользователей, а затем все ограничивается минимальным текущим обучением. Участники пилотного проекта могут быть высоко квалифицированными специалистами, которым не требуется обучение. С другой стороны, для пользователей, которые будут участвовать в проекте в дальнейшем, может потребоваться более интенсивное и глубокое обучение.

Обучение не должно замыкаться только на пользователях системы, обучаться должны также те сотрудники организации, на деятельность которых оказывает влияние использование АСОИУ.

Еще одна общая ошибка, которая делается в процессе перехода, заключается в недооценке ресурсов, необходимых для поддержки постоянного использования сложных систем.

Рост необходимых ресурсов вызывается тремя причинами:

- Сложностью средств,

- Частотой появления новых версий,

- Взаимодействием между средствами и внешней средой.

Сложность средств приводит к возрастанию потребностей в тщательном и продуманном обучении. Высокая частота обновления версий средств может пагубно отразиться на жестких планах и графиках работы. Взаимодействие между средствами и внешней по отношению к ним средой также может иногда порождать некоторые проблемы (несовместимость данных)

Оценка результатов перехода

Программа постоянной оценки качества и продуктивности системы имеет важное значение для следующего:

- Определения степени совершенствования процессов,

- Упреждения возможных стратегических просчетов,

- Своевременного отказа от использования устаревшей технологии.

Чтобы определить, насколько эффективно новая система повышает продуктивность и/или качество, организация должна опираться на некоторые базовые данные. К сожалению, лишь немногие организации в настоящее время накапливают такие данные. Для доказательства эффективности АСОИУ необходимы такие базовые метрические данные, как:

- Использованное время для выполнения каких-либо процедур

- Время, выделенное персонально для конкретных специалистов,

- Размер, сложность и качество компонентов системы,

- Удобство сопровождения.

Метрическая оценка должна начинаться с реальной оценки текущего состояния среды еще до начала внедрения АСОИУ и поддерживаться постоянно после внедрения системы.

Некоторые организации, успешно внедрившие систему, столкнулись с кратковременными негативными эффектами в начале процесса. Другие, успешно начав, недооценили долговременные затраты на сопровождение и обучение. Наиболее приемлемый временной интервал для оценки степени успешности внедрения должен быть достаточно большим.

Результатом данного этапа является внедрение системы в повседневную практику организации, при этом больше не требуется какого-либо специального планирования кроме планов поддержки АСОИУ.