Документооборот туристской компании

Документооборот -движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверение, оформление и отправку.

Основные принципы организации документооборота:

1. Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому пути снаименьшими затратами времени и труда.

2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

3. Единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — документопотоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и филиалы.

Восходящие потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции.

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации составляют:

• документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.), документация, которой обмениваются туроператоры и турагенты, туристские компании, письма клиентов и т.п.;

• документы организаций-смежников и прочих организаций направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. По видовому составу к этим документам относятся: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки и др.);

• обращения граждан — предложения, заявления, жалобы.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации, не выходящие за ее пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний документопоток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.

Отдельные структурные подразделения туристской компании выполняют определенные виды работ по осуществлению связей с туроператором или турагентом, по формированию условий для реализации турпродукта, заключения договоров с организациями туриндустрии, связям с потенциальными туристами и проч. Структурные подразделения действуют на основе положений, где представлены основные функции каждого подразделения, сотрудники – на основании должностных инструкций. Работа с документацией регламентируется инструкцией по делопроизводству (или Правилами работы документами).

Особая ответственность возлагается на сотрудников, осуществляющих работу по претензионным письмам.