Документальное оформление и аналитический учёт основных средств

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Поступление (ввод в эксплуатацию) основных средств, признаваемых инвентарными объектами, и выбытие объектов основных средств в связи с продажей и другими основаниями, кроме ликвидации по ветхости, оформляется следующими первичными документами унифицированной формы, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7 [22]:

- одного (отдельного) объекта - Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма N ОС-1) (приложение 6). Таким документом оформляется, в частности, ввод в эксплуатацию машин и оборудования, не требующих монтажа или укрупненной сборки, а также машин и оборудования, требующих монтажа (укрупненной сборки), но предназначенных для запаса (резерва). Техническая документация на каждый инвентарный объект передается по месту эксплуатации через соответствующую функциональную службу (главного механика, главного энергетика и т.д.), в должностные обязанности которых входит ведение оперативного учета и контроля за сохранностью технической документации согласно действующим ГОСТам;

- зданий и сооружений - Актом о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

- нескольких однотипных объектов основных средств одинаковой стоимости - общим Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б) (приложение 7). Данная форма используется для оформления единиц производственного и хозяйственного инвентаря, специального и особо точного инструмента, настольных станков и т.п.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) (приложение 8).

Для оформления поступления оборудования, в том числе требующего монтажа, используются следующие первичные документы:

- Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14);

- Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15);

- Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое и передачи основных средств обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2) (приложение 9).

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3).

Для оформления выбытия основных средств, пришедших в негодность в связи с полным физическим износом или уничтоженных (испорченных, но не подлежащих восстановлению) в результате аварий, пожаров и других чрезвычайных событий, установлено несколько видов унифицированных форм первичной учетной документации:

- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4) (приложение 10) - применяется для отражения выбытия одного (отдельного) объекта, за исключением единиц автотранспортных средств;

- Акт о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а) - составляется в случае списания единицы автотранспортных средств;

- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4б) - используется при выбытии группы однотипных объектов, имеющих общее наименование, назначение, одинаковую стоимость за единицу.

Перечисленные выше первичные документы составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

На основании оформленного акта на списание основных средств, переданного бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения. Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).