Сутність подвійного запису та алгоритм складання бухгалтерської проводки

Економічна сутність господарської операції полягає в тому, що вона викликає подвійні та рівновеликі зміни засобів та джерел їх формування. Двоїстий характер господарської операції зумов­лює необхідність відображення її на рахунках методом подвійно­го запису. Подвійний запис - метод відображення кожної госпо­дарської операції одночасно за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в одній і тій самій сумі.

Взаємозв'язок між рахунками, що виникає в результаті по­двійного запису, називається кореспонденцією рахунків (або бухгалтерською проводкою), а рахунки - кореспондуючими. Зале­жно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки. Простою називають таку бухга­лтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну й ту саму суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Складною називають таку бухга­лтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а кілька кредитуються на загальну суму, або навпаки - один кредитується, а кілька дебетуються на загальну суму.

Алгоритм складання бухгалтерської проводки

1) зі змісту господарської операції визначаються об'єкти об­ліку, які зазнають змін під впливом даної операції;

2) залежно від виду об'єктів обліку визначається характерис­тика рахунків, на яких вони обліковуються;

3) за кожним об'єктом обліку встановлюється характер змін, що відбулися (збільшення, зменшення);

4) залежно від характеристики рахунків (активний, пасивний) та змін, що відбулися з кожним об'єктом обліку, визнача­ється, який рахунок дебетується, а який - кредитується.

Приклад. До каси підприємства надійшли кошти з поточного рахунка в банку на суму 10 000 грн. Складемо проводку за зазна­ченим вище алгоритмом.

1. Під впливом цієї операції змінюватиметься величина грошо­вих коштів у касі та на поточному рахунку підприємства.

2. Оскільки кошти в касі та на поточному рахунку відносять­ся до господарських засобів (активів) підприємства, обид­ва рахунки будуть активними.

3. Під впливом даної операції кошти в касі збільшаться, а на поточному рахунку їх стане менше.

4. Збільшення за активними рахунками відображається за дебетом, а зменшення - за кредитом. Отже, рахунок "Каса" дебетуватиметься, а рахунок "Рахунки в банках" - кредитуватиметься.

Запис можна робити як горизонтально, так і вертикально.

Приклад. З каси видано заробітну плату – 30000 грн., у під­звіт на відрядження - 1150 грн., на оплату адміністративних ви­трат - 80 грн.

Бухгалтерська проводка за цією операцією буде така:

Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Проте застосування у практиці обліку складних проводок дозволяє зменшити кількість записів та зробити їх більш наочними.

Для забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляються інструкції і типові кореспонденції рахунків, які наводяться в спеціальних довідниках та в коментарях до плану рахунків.