Деловые письма

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания – письмо-напоминание;

2) выражение гарантии – письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, тук и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Письмо-запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса.

В Приложении к данному пособию представлены образцы всех описанных выше документов.