Робота в текстових редакторах

Вступ

Три перші теми («Обробка текстової інформації», «Обробки табличної інформації», «Робота з базами даних») навчальної програми з предмета «Технології комп’ютерної обробки інформації» для підготовки операторів комп’ютерного набору в ПТНЗ пов’язані з використанням для професійних цілей пакету Microsoft Office. Програми, які входять у цей пакет, традиційно мають подібний інтерфейс. Тому після знайомства з однією з них легко засвоїти основи роботи з іншими.

Розширюють можливості використання пакету спільні засоби. До групи Загальні засоби Office входять, зокрема:

− Конвертери і фільтри – різні конвертери і графічні фільтри, які дозволяють програмам Microsoft Office виконувати перетворення файлів в різні формати і вставляти в документи малюнки.

− Багатомовна підтримка – забезпечує підтримку різних мов і кодувань.

− Організатор кліпів – велика кількість картинок всілякої тематики.

− Теми Microsoft Office – набір заданих установок оформлення (з підібраними кольорами, шрифтами, заливками й ефектами).

− Шрифти – додаткові шрифти.

Група Засоби Office містить такі компоненти:

− Редактор формул.

− Редактор сценаріїв (Microsoft) – редактор для мови HTML.

− Мовні параметри тощо.

Програми Microsoft Office 2010 зазнали значних змін у порівнянні з попередніми випусками MS Office 1997–2003, які продовжують активно використовуватися на практиці. Microsoft Office 2010 постачається у восьми комплектаціях: Базовий, для дому і навчання, Стандарт – для домашнього використання та навчання, малого бізнесу, Професійний, Максимум, Професійний плюс – для малого та середнього бізнесу, Корпоративний (Enterprise) – найбільш повний і досконалий. Є варіанти з однією або декількома мовами інтерфейсу (MUI), компактні варіанти. Багатомовний пакет забезпечує підтримку інтерфейсом користувача всіх доступних для цієї програми мов. Крім того пакет постійно оновлюється, на ринок вийшли поновлені версії – SP1, SP2, SP3.

Найголовніша відмінність програм Office 2010 від попередніх – інший принцип організації інтерфейсу. Замість командних меню зі списком можливих операцій і панелей інструментів задіяний список контекстних груп і функцій (стрічка). Таким чином, вікно програми тепер не містить звичні меню і списки команд; все будується на активній взаємодії програми і користувача. Тобто, певна дія користувача активує відповідні інструменти, об’єднані у вкладки і розташовані на стрічці (тематичний набір команд). Для ефективної роботи необхідно опановувати нову логіку спілкування з програмним продуктом. Проте зрозумівши принцип роботи програми, користувач сповна оцінює зручність і логічність змін, що сталися.

Окрім стрічки вікно програми має лише одну панель інструментів, яка називається панеллю швидкого доступу; вона завжди є на екрані та містить найнеобхідніші команди. При цьому до панелі можна додати кнопки команд згідно власних потреб. Таким чином, панель швидкого доступу є своєрідним містком між попередніми версіями програми і новими принципами організації роботи. Дещо змінився склад і призначення меню Файл,яке має назву подання Backstage. Як і панель швидкого доступу, воно формується за принципом найнеобхідніших операцій, що виконуються з документом.

В усіх програмах пакету Microsoft Office 2010 запроваджені нові формати файлів. Для їх створення використано мову XML (від англ. extensible Markup Language – розширювана мова розмітки). Ця мова призначена для зберігання структурованих даних (замість файлів баз даних), обміну інформацією між програмами. Упровадження цього формату пов’язане передусім з переходом Microsoft на відкриті стандарти, що забезпечують більш оперативне створення і взаємодію документів, прискорений обмін даними з іншими корпоративними бізнес програмами. Усі нові розширення файлів базуються на іменах попередніх. Переваги нового формату:

− файли в ньому мають менший розмір (до 75%);

− легко виявити документи, що містять макроси (файли *.docx, *.xlsx і *.pptx не можуть містити макроси чи елементи управління ACTIVEX, для цього використовуються розширення docm, xlsm, pptm);

− покращене відновлення пошкоджених файлів;

− вищий рівень конфіденційності (особисті відомості та відомості, пов’язані з діяльністю організації, такі як імена авторів, коментарі, відстежені виправлення і шляхи до файлів, можуть бути легко знайдені та видалені).

Нові тривимірні ефекти, тіні, відблиски, текстури і колірні схеми роблять пакет програм Microsoft Office 2010 досконалим для оформлення документів графікою практично будь-якої складності.

Розширено використання діаграм, які в Office 2010 створюються одним інтегрованим знаряддям і використовуються спільно. Усі функції побудови діаграм, які використовувалися раніше в Microsoft Graph, Word і PowerPoint тепер задіяні в Excel.

За допомогою інспектора документів є можливість знаходити і вилучати з властивостей документів особисту або конфіденційну інформацію, а також небажані коментарі, прихований текст та інші дані, які можуть нести загрозу інформаційній безпеці користувачів.

Швидкий стиль дає змогу побачити, яким буде результат вибору певного стилю, шрифту або розміру в документі.

Клавіші Alt присвоєна функція активації карток з буквами для кожної вкладки, групи і команди стрічки. Використовуючи ці позначки, можна отримати швидкий доступ до потрібних функцій програми.

Суттєво розширено набір шаблонів, які встановлюються разом з пакетом. Окрім цього, нові шаблони можна швидко завантажувати з веб-вузла Microsoft Office Online.

У Office 2010 до документа можна додати невидимий цифровий підпис aбо вставити рядок підпису, щоб поруч із цифровим відображався видимий підпис. Рядки підпису можна вставляти лише в документи Word і робочі книги Excel. Невидимі цифрові підписи можна додавати також і до презентацій PowerPoint.

Втім, усі програми пакету Microsoft Office зберегли багато спільного зі своїми попередниками. У розділах посібника, присвячених роботі з різними видами інформації, зроблено детальний опис базових можливостей прикладних програм, з наголосом на нових розробках у цій галузі. Найбільш широко розкрито структуру та можливості MS Word, оскільки на прикладі цієї програми опановуються первинні навички роботи з офісним програмним забезпеченням, які, сподіваємось, стануть основою подальшого успішного засвоєння інформаційних технологій.

Робота в текстових редакторах

У цьому параграфі:

· Призначення текстового редактора

· Режими роботи текстового редактора

Призначення текстового редактора

Установи, підприємства й організації, а також приватні особи активно застосовують комп’ютери в діловодстві для підготовки звітів, листів, угод, статей, бюлетенів та іншої текстової документації та матеріалів. Зручність і широкі можливості текстового редактора MS Word (складової інтегрованої програмної системи Microsoft Office) зумовили його високу популярність серед користувачів ПК для виробничих і побутових цілей.

Загальне призначення текстового редактора – введення текстових даних у комп’ютер, їх редагування, форматування, збереження на запам’ятовуючий пристрій і виведення на папері. Текстовий документ може включати не лише текст, а й графічні об’єкти, таблиці, рисунки, формули, гіперзв’язки тощо.

Текст, який обробляється за допомогою текстового редактора, знаходиться в оперативній пам’яті та візуально відображається у вигляді згортки паперу (як правило розділеного на сторінки), довжина якого в більшості випадків не дозволяє бачити його на екрані повністю. Монітор є своєрідним вікном, через яке користувач переглядає текст. У його розпорядженні крім основної пам’яті, де зберігається документ, є також буфер обміну для зберігання фрагментів, які копіюються і вирізаються).

Режими роботи текстового редактора:

1. Введення – набирання тексту або вставляння копійованих даних.

2. Форматування – компонування тексту у впорядкованому вигляді, задання розміру і типу шрифту, відступів, інтервалів, ширини рядків тощо.

3. Редагування – правлення тексту, внесення необхідних змін.

4. Орфографічна перевірка та інші засоби автоматизації (автозаміна, автоформатування, автотекст тощо).

5. Звернення за підказкою для підвищення ефективності роботи з документом.

6. Обмін із запам’ятовуючим пристроєм – збереження (запис) і завантаження (зчитування) тексту, який при зберіганні називається файлом.

7. Друк – роздрукування документа на папір.

Текстовий редактор Word, який ми вивчатимемо, працює в середовищі Windows, тому користувач повинен мати досвід роботи в цьому середовищі. За своїми можливостями Microsoft Word наближається до видавничих систем, хоч і не належить до спеціалізованих програмних засобів для створення оригінал-макетів. У своїй роботі Microsoft Word використовує засоби Microsoft Office, які є загальними для всіх компонентів цього пакета.

Microsoft Word оперує низкою об’єктів, основним з яких є Документ, який включає в себе всі інші об’єкти. Документ зберігається у вигляді файла Microsoft Word та характеризується назвою, місцем розташування, датою створення тощо. Структуру текстового документа становлять:

Розділ є найбільшою складовою частиною документа. Кожний документ містить щонайменше один розділ. Для розділу визначаються розмір аркушу, орієнтація сторінки, величина полів (параметри), нумерація сторінок, вміст колонтитулів (верхнього і нижнього поля). Якщо потрібно змінити хоча б один з цих параметрів для частини документа, слід оформити цю частину у вигляді окремого розділу.

Таблиця є сукупністю комірок і характеризується їх кількістю, обрамленням межами, границями), розміщенням на сторінці та взаємним розташуванням. Кожна комірка таблиці містить щонайменше один абзац.

Абзац – сукупність розміщених підряд символів, яка закінчується символом кінця (маркером) абзацу. Абзац може бути порожнім – в цьому разі він містить лише цей спеціальний символ. Для абзацу встановлюються такі параметри, як міжрядковий інтервал, відстань від тіла абзацу до лівого та правого полів сторінки, відступи до попереднього та наступного абзаців, формат нумерації, спосіб вирівнювання тексту в межах абзацу, відступ першого рядка тощо.

Символ (букви, цифри, розділові та інші знаки) є мінімальною одиницею текстової інформації. Основними характеристиками символу є назва (написання) та розмір шрифту, яким виводиться цей символ, а також особливості його оформлення (напівжирний, курсивний, підкреслений, з тінню тощо).

Окрім цих основних об’єктів, Microsoft Word дає змогу вставляти в текст інші об’єкти, створені як програмою Word, так й іншими програмами. До додаткових об’єктів Microsoft Word належать закладки, поля, що використовуються для автоматизації роботи з документом (наприклад, зміст), виноски, графічні об’єкти, колонтитули та ін. Експортовані об’єкти можуть бути створені будь-якою програмою, яка підтримує можливість обміну даними між додатками Windows. Об’єкти закріплюються за одним з абзаців документа, хоча в деяких випадках можуть розташовуватися в іншому місці сторінки.

Важливим об’єктом Word є виділення (виокремлення). За допомогою виділення можна виконувати операції одночасно над кількома об’єктами однакового типу: змінювати оформлення сукупності символів, міжрядковий інтервал кількох абзаців тощо. Залежно від того, які об’єкти охоплені виділенням, користувач має змогу редагувати властивості цих об’єктів.

Питання для самоконтролю

1. Які Ви знаєте режими роботи текстового редактора?

2. Схарактеризуйте структуру текстового документа.

3. Що в програмі Word розуміють під поняттям «Розділ»?

4. Що таке «абзац» у редакторі Word?

5. Назвіть основні та додаткові об’єкти Microsoft Word.