Особливості управлінської документації

В процесі управління виконуються ділові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздалегідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учасників і відносини між ними. Ділова процедура - це логічний етап ділового процесу, який необхідні реалізувати для його завершення.

Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документої в установі включає його реєстрацію, індексування, написанні резолюції керівником, постановку на контроль, перенесенні змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчасним виконанням та перевірку отриманих результатів В цій діловій процедурі діловодними операціями вважають ся реєстрація та індексування документа, перенесення зміст резолюції в журнал реєстрації й підготовка контрольної картки виконання документа.

Таким чином операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур - це спосіб практичного управління установою, а організація діловодства - це документаційне забезпечення цього управління.

Значення діловодства для суспільства полягає передусім тому, що з допомогою управлінської документації відображаються взаємостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службового та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесам прийняття та реалізації рішень, а також у повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в контролю за прийняттям та організацією виконанім управлінських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження чи винести резолюцію - це лише перша стадія управлінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організування виконання управлінського рішення, координування роботи підлеглих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, перевірка стану виконання поставлених завдань також є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє побудувати досконалу систему роботи з документацією - науковоупорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси документаційного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установою. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підвищується рівень його корпоративної культури.

Базові поняття і терміни сучасного діловодства (справочинства) сьогодні можна знайти в нормативно-правових актах, в національних і міжнародних стандартах, про які мова піде нижче, а також в різного роду енциклопедіях та словниках.

Так, перший узагальнений словник, що містить термінологію документознавства, під назвою "Архівістіка" було видано під егідою Головархіву в Україні у 1998 р. Найбільше репрезентувала зазначену термінологію "Українська архівна енциклопедія", підготовлена УНДІАСД і опублікована в 2008 р.

Окремі терміни з документознавства та діловодства ("документ", "офіційний документ", "зразок-формуляр", "документообіг", "юридична сила") містить "Юридична енциклопедія".

Наведемо деякі з базових понять та пояснення до них.

Діловодство (справочинство - це сукупність процесів, ш забезпечують документування управлінської інформації та галізування роботи зі службовими документами.

Разом з тим, в ІХХ столітті діловодство вчені поділяли на частини: теоретичне і практичне. Сам термін "теоретичне діловодство" був введений російським вченим М.В. Варадіновим. В теоретичному значенні, на його думку, діловодство - це "наука излагающая правила составления деловых бумаг, актов и сами дел", а также изучающая "наружные" и внутренние свойств деловых бумаг". Практичне діловодство - це "общий порядної производства дел в присутственных местах по данным закона ми формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Сучасне діловодство являє собою повний цикл опрацюванні та руху документів з моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігати до архіву и знищення. Від досконалості побудови документа цінної системи, якнайповнішої механізації і автоматизації діловодства залежить ефективність суспільного управління в цілому.

В усі часи діловодство (в літературі раніш можна було зустріти - справочинство) становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні були вироблені свої специфічні вид і назви діловодних служб та посад, форми та правила роботи з службовими документами, сталь і ділове мовлення.

Так, у двадцятих роках минулого століття в Радянському Союзі була створена ціла система науково-дослідних госпрозрахункових установ, що займались питаннями наукової організації праці (НОП). Для вирішення назрілих проблем організації діловодства на засадах впровадження методів НОП у 1921 р, було відкрито Всеукраїнський інститут праці (ВУІП), розташований в м. Харкові і підпорядкований Народному Комісару праці. Його співробітники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела". Інститутом було підготовлено й в 1931 p. опубліковано проект "Общих правил документации и документооборота", в якому розкривались теоретичні дослідження та практичний досвід вітчизняних і закордонних вчених.

На Заході в цей час вже була усвідомлена необхідність досконалого вивчення кола проблем, пов'язаних з функціонуванням документів, якими опікувався Міжнародний бібліографічний інститут. Ідеї безпосереднього фундатора цього інституту П. Отле були викладені в його фундаментальній праці "Керівництво з адміністративного діловодства" ("Manuel de la documentation administrative) й знайшли поширення в окремих установах Голландії, Бельгії, Іспанії.

Оскільки, діловодство, чи як його все частіше називають сьогодні - документаційне забезпечення управління, має переважно службовий характер, відносини, що складаються між суб'єктами з приводу документаційного забезпечення управління, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня культури виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації, багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Діловодство залишається важливою складовою роботи кожної установи, у процесі функціонування якої беруть участь усі її працівники:

♦ одні - створюють документи;

♦ другі - забезпечують їх передачу, обробку, контроль виконання;

♦ треті - керуються цими документами своїй практичній діяльності.

Діловодство в установах може бути частково або централізоване чи змішане.

За централізованої форми створення і прийняття службові документи в установі та виконання всіх операції пов'язаних ними покладається на спеціальні діловодні служби - це можуть бути загальні відділи, департаменти документального забезпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріати.

За децентралізованої форми роботи з документами всі операції виконуються безпосередню в структурних підрозділах установ.

За змішаної форми роботи з документами частина операції виконується службами діловодства, а деякі здійснюються без посередньо в структурних підрозділах установи.

Разом з тим, незалежно від форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається у межах наданих їм прав та обов'язків і які відповідають за стан діловодства в своїй організації.

За особливостями ведення діловодство підрозділяється в загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян т діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю.

Загальне діловодство - діловодство, що охоплює вимоги д документування управлінської інформації щодо функціонування установ, яке здійснюється шляхом видання організаційно розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

♦ забезпечення своєчасного і досконалого створення управлінської документації (документування);

♦ організування роботи зі службовими документами: одержання, розподіл, передання, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення.

Спеціальне діловодство - діловодство, що стосується документування, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, роботи з персоналом, праводілової тощо)

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

За окремим порядком здійснюється робота з документами, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у широкому застосуванні комп'ютерних систем, долученні до них, обробці та організуванні руху електронних документів, необхідності управляти всією документацією при дотриманні вимог чинних стандартів у відповідній галузі, регіональній побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань щодо побудови досконалого документаційного забезпечення управління.

Документаційне забезпечення управління - науково-упорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси роботи з документацією в установі.

Керування документаційними процесами - галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід від діловодства до керування документаційними процесами зумовлений рядом об'єктивних чинників:

По-перше, це підвищення ролі документу, в т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації і каналу соціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Сьогодні в країні створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, а й посилюється значення високоякісного документаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі використання новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж.

Документування (creation of records) - це створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний й відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виготовлення, оформлення документів тощо.

Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів - за звичайну швидкість мови. Не завжди у керівника установи є можливість уважно перевірити зміст документа, його оформлення, розміщення реквізитів згідно чинних вимог, що також вимагає певного часу.

Слід враховувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звіряння, виправлення, збирання підписів, погодження, візування, затвердження) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з нестачею сучасних технічних засобів створення документної інформації та новітніх технологій її опрацювання.

Організування роботи з документами - це побудова документообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності. До організування роботи зі службовими документами належить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до подальшого зберігання та використання.

В організуванні роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організування роботи з документами, управління документацією повинне бути суворо підпорядковане діловій необхідності.

Документообіг (movement of records) - рух документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням досконалої організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху І опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання.

В установі, як підкреслює проф. Г.Г. Асеєв, доцільно розробити адекватні управлінським процедурам схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на однократній реєстрації документів і децентралізації відповідальності при виконанні управлінських функцій.