Контроль при реализации проекта

Контроль является необходимым элементом исполнения проекта. Поскольку исполнение проекта является основным процессом осуществления плана проекта, именно на этой фазе расходуются основные ресурсы и создастся основная продукция. Команда исполнения проектом координирует и направляет технические и организационные взаимосвязи проекта. В ходе реализации проекта накапливается информация о выполнении работ, возникающих проблемах.

Контроль – систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений. Контроль должен обеспечить:

– мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

– выявление отклонений от целей реализации проекта;

– прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

– обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Контроль охватывает весь период планирования и реализации проекта. Для успеха проекта его контрольная система должна отвечать требованиям гибкости, экономичности, полезности для проекта, этической приемлемости для исполнителей и команды проекта, быстроты реагирования, удобства в документировании, способности к расширению.

Контроль осуществляется на основании отчетности об исполнении проекта, включающей в себя:

• отчеты о состоянии проекта – характеризуют его состояние (расходование ресурсов, исполнение расписания и бюджета) на отчетную дату;

• отчеты о прогрессе проекта – позволяют судить о динамике проекта (какие результаты достигнуты, какие операции завершены, а какие находятся в стадии выполнения);

• прогнозы – суждения о будущем состоянии и прогрессе проекта.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ но реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.

Текущий контрольосуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

– контроль времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

– бюджета (уровень расходования финансовых средств);

– ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

– качества (уровень качества работ).

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:

– состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

– состав показателей и формы представления первичной информации;

– сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

– лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

– состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

– комплекс используемых программно-аналитических средств.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:

– контроль в моменты окончания работ (метод "0–100");

– контроль и моменты 50%-ной готовности работ (метод "50-50");

– контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

– регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

– экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, 5-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и

В соответствии с данным методом определяются четыре показателя:

• плановый объем (Planned Value – PV) – плановая (сметная) стоимость запланированных работ на определенный момент времени (дату составления отчета);

• освоенный объем – (Earned Value – EV) – плановая стоимость выполненных работ на тот же момент времени;

• фактическая стоимость (Actual Cost – АС) – фактическая стоимость выполненных работ;

• бюджет по завершению проекта (Budget at Completion – ВАС).

Эти показатели являются основой для расчета отклонений:

1. Отклонение по срокам (Schedule Variance – SV):