Особливості написання. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1. С т и с л і, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний.

2. П о в н і, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

3. С т е н о г р а ф і ч н і, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Назву виду документа пишуть посередині рядка.

Дату проведення пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення.

Кількісний склад учасників пишуть із нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість осіб. Якщо кількість учасників становить 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить підрозділи: “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили”.

Слово “С Л У Х А Л И” друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка, потім указують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється підрозділ “В И С Т У П И Л И”.

У підрозділі “У Х В А Л И Л И” повністю записується прийняте рішення.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному називається склад комісії, а в другому – результати голосування.

Особливим видом протоколу є протокол операції.