Глава 2. Базы данных как средство хранения и обработки информации

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Допустим, в одном файле вы храните даты рождения ваших друзей, в другом ваши совместные фотографии. Или можно создать несколько файлов электронных таблиц, где вы будете учитывать ваши доходы и расходы за определенные периоды. Если вы организованный человек, то, используя специальную структуру каталогов и подкаталогов, вы справитесь с сотней другой файлов. Но рано, или поздно, вы столкнетесь с такой задачей, которая будет слишком велика. Что делать? Что делать если какие-то данные должны использовать несколько приложений или людей, и при этом нельзя допустить чтобы одни и те же данные корректировали одновременно? Когда вы оказываетесь перед подобными проблемами, вам нужна система управления базами данных (СУБД).

Почти все современные системы основаны на реляционной (relational) модели управления базами данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В таких базах данные не дублируются, а связываются по определенным полям. Например, при указании товаров и их категорий нецелесообразно упоминать все сведения о поставщике, которые хранятся в отдельной таблице. Достаточно связать эти товары, с выше указанной таблицей, по номеру (коду) поставщика.

Можно выделить три основные функции СУБД:

q определение данных (Data definition) – вы можете определить, какая именно информация будет храниться в вашей базе данных, задать структуру данных и их тип (например, максимальное количество цифр или символов), а также указать, как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях вы можете также задать форматы и критерии проверки данных;

q обработка данных (Data manipulation) – данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения;

q управление данными (Data control) – вы можете указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определить правила коллективного пользования данными.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД.