Документальное оформление хозяйственных операций

Регистрация учетной информации осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для группировки и систематизации данных бухгалтерского учета используют учетные регистры, которые подразделяются на карточки, свободные листы и книги. Кроме того, по содержанию различают регистры анали­тического, синтетического учета и комбинированные регистры. Такие регистры позволяют вести одновременно синтетический и аналитический учет определенной группы хозяйственных средств (либо их источников).

Карточки предназначены для аналитического учета материаль­ных ценностей:

• основных средств — инвентарные карточки;

• материалов — карточки складского учета материалов. Свободные листы выполняют роль комбинированных регистров,

т.е. предназначены для синтетического и аналитического учета (журналы-ордера, ведомости). Они позволяют наиболее рациональ­но распределить обязанности между работниками бухгалтерии.

Книги — сброшюрованные свободные листы (кассовая книга, Главная книга, книга остатков материалов на складах). При ис­пользовании книг практически исключается возможность замены отдельных листов новыми (при хищениях и злоупотреблениях). Записи в учетных регистрах производятся только на основании правильно оформленных документов.

Форма бухгалтерского учета представляет собой технологию (по­следовательность) обработки учетных данных при определенном сочетании регистров синтетического и аналитического учета. Наи­более распространены в настоящее время журнально-ордерная и таблично-автоматизированная формы бухгалтерского учета.

В основу журнально-ордерной формы положен шахматный прин­цип регистрации операций и их накапливание за каждый отчетный период. Шахматная форма записи позволяет учитывать сумму лю­бой хозяйственной операции одновременно по двум счетам: в де­бете одного и в кредите другого.

Все журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т.е. для каждого счета в соответствующем журнале-ордере указывают­ся суммы всех хозяйственных операций, затрагивающих кредит этого счета, а также номера счетов, дебет которых изменяется в результате этих операций.

122

Когда аналитические показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера, применяются вспомогатель­ные ведомости. При этом данные первичных документов группи­руются сначала в накопительных ведомостях, итоги которых затем переносятся в журналы-ордера.

Общий принцип внесения записей в журнал-ордер следующий: в конце отчетного периода (в конце дня при совершении операций по кассе) после обработки всех первичных бухгалтерских докумен­тов и подведения окончательных итогов во всех накопительных ведомостях полученные суммы, согласно корреспонденции счетов, вносятся в соответствующий журнал-ордер — в графу, соответству­ющую этой сумме.