Документирование движения кадров

Под движением кадров понимается прием, перевод, увольнение сотрудников. Каждый из этих этапов должен быть задокументирован надлежащим образом. На каждом этапе оформляется свой комплекс документов. Существуют документы общие для всех трех этапов – заявление, приказ. Приказом оформляется любое управленческое решение, в т.ч. по кадрам.

Правила приема работника на работу.

1. заявление – оформляется работником от руки в одном экз. на имя руководителя организации. В тексте заявления должно быть указано: на какую должность, в какое структурное подразделение, с какого числа работник просит принять его на работу. Если график работы отличается от установленного на предприятии, например – неполный рабочий день или неполная рабочая неделя – это указывается в заявлении. Визируется руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник, передается для резолюции руководителю организации. На основании резолюции издается приказ. Помещается в личное дело.

Приказ – создается для того, что бы юридически закрепить оформление работника на работу. Распорядительная часть начинается словом «принять». Далее указывается ФИО полностью, в род.пад. Полностью указывается должность, структурное подразделение, дата начала работы, должностной оклад, надбавки, премии. Если график работы сотрудника отличается от установленного на предприятии, это указывается в тексте. Если работнику устанавливается испытательный срок, он должен быть указан в тексте. Основанием для издания приказа является заявление работника и трудовой договор (если есть).Подписывается руководителем организации, предоставляется работнику для ознакомления под расписку. Визы: руководитель структурного подразделения, бухгалтер и отдел кадров.

Приказ. Печатается на бланке в трех экземплярах. Визы: руководитель службы кадров, руководитель структурного подразделения, руководитель бухгалтерии, заместитель руководителя. Подписывается руководителем организации, регистрируется в службе документации, копии заверяются.

Северув Игорь Викторович

27 лет

29.03.1984

Высшее педагогическое образование

Преподаватель химии

Школа № 376

Директору ГОУ СОШ № 376

Ж.О. Монаховой

Северува Игоря Викторовича,

проживающего по адресу

Халтуринская ул., д. 14, кв. 54,

Москва, 107392, тел. 123-45-67

ЗАЯВЛЕНИЕ

24.10.2011

Прошу принять меня на должность преподавателя химии с 31.08.2012.

подпись

Департамент образования города Москвы

Государственное образовательное учреждение

Средняя образовательная школа № 376

№ от

Принять Северува Игоря Викторовича на должность преподавателя химии с 31.08.2012 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление И.В. Северува от 24.10.2011.

Директор Ж.О. Монахова

С приказом ознакомлен И.В. Северув

Главный бухгалтер

________________ И.И. Иванова

28.10.2011

Личный листок по учету кадров заполняется от руки без исправлений и помарок. Инспектор отдела кадров сверяет данные с документами: ФИО, год рождения с паспортом, сведения об образовании с дипломом, сведения о работе с трудовой книжкой. На личный листок приклеивается фотография 3х4. При проверке следует обратить внимание на следующие графы: в графе «образование» применяются формулировки: «высшее», «незаконченное высшее» (с третьего курса), «среднее специальное», «среднее», неполное среднее, начальное профессиональное. Графа «семейное положение в момент заполнения личного листка» -- женат, замужем, разведен, разведена, вдовец, вдова, холост, не замужем. Перечисляются члены семьи, проживаемые совместно с работником. Указывается ФИО, год рождения, степень родства. Домашний адрес – прописки и проживания + индекс.

Дополнение к личному листку по учету кадров содержит сведения об изменениях признаков личного листка по учету кадров, ФИО работника, его табельный номер, дата начала заполнения, № личного дела. Состоит из двух разделов, имеющих табличную форму. В первом фиксируются сведения о перемещении по службе. Во втором – об изменениях в учетных данных работника (семейное положение, образование и т.п.). Все изменения вносятся на основании документа. Обязательным реквизитом документа являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Они помещаются внизу листа или на обороте.

Личное дело проверено

Дата подпись

Автобиография.

Содержит краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Составляется работником в произвольной форме в одном экземпляре. Отражает вопросы, не содержащиеся в личном листке по учету кадров.

Формулировки распорядительной части приказа по персоналу: