Доцільність декомпозиції цілей підприємства

ТЕМА 3

МЕТОДИ ДЕКОМПОЗИЦІЇ

1. Сутність та методи декомпозиції.

2. Декомпозиція як елемент розробки проекту.

1. Сутність та методи декомпозиції

Декомпозиція - розчленовування складних явищ на більш прості.

Декомпозиція — науковий метод, що використовує структуру завдання і що дозволяє замінити рішення однієї великої задачі вирішенням серії менших завдань. Декомпозиція – це закріплення цілей, завдань, критеріїв їх досягнення і відповідних числових показників за структурними елементами організації різного ієрархічного рівня. Були розроблені різні підходи декомпозиційних методів.

Чим простіші елементи, які розглядаються, тим повніше проникнення в саму сутність явищ і визначення його змісту.

На етапі декомпозиції, що забезпечує загальне уявлення про вирішувану проблему, здійснюються:

– визначення і декомпозиція загальної мети дослідження;

– виділення проблеми з середовища, визначення її ближнього і дальнього оточення;

– опис впливаючих чинників.

Систему керування персоналом можна розчленувати на підсистеми, підсистеми - на функції, функції - на процедури, процедури - на операції. Після розчленовування необхідно відтворити систему керування персоналом як єдине ціле, синтезувати. При цьому застосовується метод декомпозиційного моделювання, де моделі можуть бути логічні, графічні цифрові.

При цьому застосовується метод декомпозиційного моделювання, де моделі можуть бути логічні, графічні, цифрові.

Всі моделі та концепції ефективного управління спрямовані у кінцевому випадку на вирішення конкретних управлінських завдань.

Жодна з моделей не зробить систему управління ефективною, проте вона може певною мірою розв‘язати ту або іншу управлінську задачу.

Різні моделі ефективного управління призначені, власне кажучи, до певного кола задач і обрати модель слід виходячи з конкретної ситуації, що склалася в організації.

Мистецтво управління полягає у розподілі основної задачі на окремі під задачі і у контролі за тим, щоб ці під задачі не замикалися у собі, не існували самостійно, а працювали на вирішення основної управлінської задачі, не допустивши конфлікту цілей підприємства.

Розподіл (декомпозиція) задач на під задачі – важливий етап управління, від нього залежить організаційна структура та інші управлінські рішення, прийняті на основі такого аналізу.

Правила декомпозиції при функціонально-цільовому аналізі

Декомпозиція з позиції об'єкта управління

1. Декомпозиція складного завдання на складові завдання відповідно до умов виробничого процесу організації.

{ За етапами життєвого циклу організації, яка є об'єктом управління: створення (розвиток) - забезпечення експлуатації - експлуатація.

{ За етапами життєвого циклу продукції: конструювання - виробництво - реалізація - використання (споживання).

{ За етапами виробничого циклу: постачання і заготівля - виготовлення продукції-складання продукції.

{ За типом виробництва: масове, серійне, індивідуальне.

{ За категоріями виробничої діяльності згідно з системою розподілу праці, існуючою на підприємстві;

{ За рівнем в організаційній структурі підприємства: промислове об'єднання - завод- напрям виробництва- цех -дільниця - бригада.

{ За ресурсами, які є складовою частиною об'єкта управління: праця, заробітна плата, персонал, матеріали, енергія та інші ресурси.

{ За послідовністю заходів, спрямованих на досягнення мети діяльності: наприклад, поставка матеріалів на склади об'єднання «КамАз», поставка комплектуючих елементів на склади окремих заводів, доставка на робочі місця.

{ За варіантами заходів, спрямованих на досягнення мети діяльності: наприклад, зниження витрат за статтями непрямих витрат, підвищення ефективності без збільшення витрат за статтями непрямих витрат.

Декомпозиція з точки зору суб'єкта управління

1. Декомпозиція завдань за етапами циклу управління:

· визначення цілей управління;

· проектування (нормування);

· планування;

· організація виконання;

· облік;

· контроль;

· аналіз;

· регулювання;

· звітність;

· стимулювання.

2. Декомпозиція завдань за етапами економічного циклу:

· облік, контроль і аналіз відхилень від нормативних показників;

· визначення (удосконалення) нормативних показників;

· зміна обсягу виробництва.

3. Декомпозиція завдань за рівнями суб'єктів управління: ректорат університету, деканат, кафедри.

Декомпозиція завдань продовжується доти, доки завдання на останньому рівні декомпозиції не стануть відповідати двом ознакам:

· виконання кожного із завдань можна доручити окремому структурному підрозділові;

· міру виконання кожного завдання або обсяг виконаної роботи можна визначити за допомогою певного показника (критерію).

Для кожного завдання на останньому рівні декомпозиції визначається показник, який характеризує обсяг або якість виконаної роботи.

Існують різноманітні методи виділення (декомпозиції) складу систем, які залежать від критерію декомпозиції.

Загальні критерії декомпозиції підсистем:

· підсистеми повинні бути такими, щоб вони могли суттєво впливати на досягнення кінцевих результатів, цілей системи;

· підсистеми повинні бути пов'язані з системою в цілому з якоюсь загальносистемною характеристикою(-ками), яка має необхідний та логічний зв'язок із досягненням цілей системи;

· підсистеми повинні бути створені за тими чи іншими ознаками, які ясно проявляють необхідний/функціональний зв'язок одних підсистем з іншими і з системою в цілому;

· підсистеми повинні бути пов'язані з поведінкою всіх елементів системи і відображати постійне функціонування взаємозв'язків, установлених для окремих елементів системи через її підсистеми з оточуючим середовищем.

Декомпозиція підсистеми залежить від типу системи, від мети діагностики та апарату аналізу (якщо використовується).

Виділяють два методи декомпозиції управлінської задачі:

1) вертикальна декомпозиція (означає розподіл управлінську задачу на окремі етапи або типи робіт. Наприклад, маркетинг можна розподілити на дослідження ринку, аналіз обсягів продаж, побудову прогнозів продаж тощо. Іншими словами – це функціональний розподіл);

2) горизонтальна декомпозиція (передбачає поділ робіт за зовнішнім постачальником або споживачем. Сегментування діяльності підприємства за етапами або елементами. Сегментування діяльності п-ва за входом, результатами, ринками, продуктами, клієнтами, регіонами. Зокрема, той самий маркетинг або закупівлю ми можемо розбити по окремих регіонах або видах продукції, основних клієнтах. Такий підхід покладений в основу процесного управління).

Використання горизонтальної або вертикальної декомпозиції не вимагає прийняття організаційних рішень, створення спеціальних підрозділів, опису посадових позицій. У результаті тієї чи іншої декомпозиції можна створити модель роботи п-ва, яка допомагатиме вирішувати задачі, не застосовуючи якісь радикальні засоби, перетворення.

Горизонтальна декомпозиція більш продуктивна, оскільки більш конкретна та дозволяє більш предметно підійти до питань „хто винний” та „що робити”.

Найчастіше декомпозиція проводиться шляхом побудови дерева цілей і дерева функцій. Основною проблемою при цьому є дотримання двох суперечливих принципів:

* повнота - проблема повинна бути розглянута максимально всесторонньо і детально;

* простота - все дерево повинне бути максимальне компактним «вшир» і «углиб».

Компроміс досягається за допомогою чотирьох основоположних понять:

* істотність - в модель включаються тільки компоненти, істотні по відношенню до цілей аналізу;

* елементарність - доведення декомпозиції до простого, зрозумілого, такого, що реалізовується результату;

* поступова деталізація моделі;

* ітеративність - можливість введення нових елементів.

Глибина декомпозиції обмежується. У сучасних методиках типовою є декомпозиція моделі на глибину 5-6 рівнів. На таку глибину декомпозуєтся зазвичай одна з підсистем. Функції, які вимагають такого рівня деталізації, часто дуже важливі, і їх детальний опис дає ключ до основ роботи всієї системи.

Проблема проведення декомпозиції полягає в тому, що в складних системах відсутня однозначна відповідність між законом функціонування підсистем і алгоритмом, що його реалізовує. Тому здійснюється формування декількох варіантів (або одного варіанту, якщо система відображена у вигляді ієрархічної структури) декомпозиції системи.

Найбільш часто вживані стратегії декомпозиції:

* Функціональна декомпозиція. Декомпозиція базується на аналізі функцій системи. При цьому ставиться питання, що робить система, незалежно від того, як вона працює. Підставою розбиття на функціональні підсистеми служить спільність функцій, виконуваних групами елементів.

* Декомпозиція по життєвому циклу. Ознака виділення підсистем — зміна закону функціонування підсистем на різних етапах циклу існування системи «від народження до загибелі». Для життєвого циклу "управління " організаційно-економічної системи виділяють етапи планування, ініціації, координації, контролю, регулювання. Для "інформаційних " систем розділяють етапи обробки інформації: реєстрацію, збір, передачу, обробку, відображення, зберігання, захист, знищення.

* Декомпозиція по фізичному процесу. Ознака виділення підсистем — кроки виконання алгоритму функціонування підсистеми, стадії зміни станів. Хоча ця стратегія корисна при описі існуючих процесів, результатом її часто може стати дуже послідовний опис системи, який повною мірою не враховуватиме обмеження, що диктуються функціями один одному. При цьому може виявитися прихованою послідовність управління. Застосовувати цю стратегію слід, тільки якщо метою моделі є опис фізичного процесу як такого.

* Декомпозиція по підсистемах ("структурна декомпозиція "). Ознака виділення підсистем — сильний зв'язок між елементами по одному з типів відносин (зв'язків), що існують в системі (інформаційних, логічних, ієрархічних, енергетичних). Силу зв'язку за інформацією можна оцінити коефіцієнтом інформаційного взаємозв'язку підсистем k= N/N0, де N — кількість взаємовикористовуваних інформаційних масивів в підсистемах, N0 — загальна кількість інформаційних масивів. Для опису всієї системи повинна бути побудована складена модель, об'єднуюча всі окремі моделі.

* Декомпозиція по входах для організаційно-економічних систем. Ознака виділення підсистем: джерело дії на систему, це може бути система вищого або нижчого рівня, а також істотне середовище.

* Декомпозиція по типах ресурсів, споживаних системою. Формальний перелік типів ресурсів складається з енергії, матерії, часу і інформації (для соціальних систем додаються кадри і фінанси).

* Декомпозиція по кінцевих продуктах системи. Підставою можуть служити різні види продукту, вироблювані системою.

* Декомпозиція діяльності людини. Виділяється суб'єкт діяльності; об'єкт, на який направлена діяльність; засоби, використовувані в процесі діяльності; навколишнє середовище, всі можливі зв'язки між ними.

Зазвичай декомпозиція здійснюється по декількох підставах, порядок їх вибору залежить від кваліфікації і переваг системного аналітика.

2. Декомпозиція як елемент розробки проекту

Розподіл або декомпозицію робіт на підприємстві прийнято також проводити при ієрархічному розподілі проекту на підпроекти, пакети робіт різного рівня, пакети детальних робіт.

Декомпозиція є засобом для створення системи управління проектом, тому що дозволяє вирішувати проблеми організації робіт, розподілу відповідальності, оцінки вартості, створення системи звітності тощо.

Основою структури декомпозиції робіт можуть бути:

1) компоненти товару (послуги, направлення діяльності), який буде створено в результаті реалізації проекту;

2) процесні або функціональні елементи діяльності організації, що реалізує проект;

3) етапи життєвого циклу проекту, основні фази;

4) підрозділи організаційної структури;

5) географічне розміщення.

Основні етапи побудови декомпозиції та можливості її використання:

1) розподіл та класифікація робіт проекту на підставі заданих критеріїв. Робота в плані проекту - це деяка діяльність, необхідна для досягнення конкретних результатів (кінцевих продуктів нижнього рівня). Момент закінчення роботи означає факт одержання кінцевого продукту (результату роботи). Робота є базовим поняттям і надає основу для організації даних у системах управління проектами. На практиці для посилання на детальний рівень робіт часто використовується термін задача. У загальному значенні ці два терміни є синонімами.

2) з метою автоматизації кожному елементу декомпозиції надається назва або код;

3) для кожної роботи визначаються постачальники, виконавці, тривалість робіт, обсяги, бюджет, витрати, обладнання, матеріали тощо;

4) побудова матриці відповідальності;

6) перевірка правильності декомпозиції шляхом критичного аналізу з виконавцями робіт.

Розробка структури декомпозиції робіт може здійснюватись або зверху до низу, або навпаки, або поєднуються ці два підходи. Для збору необхідної інформації може використовуватись методика “мозкового штурму” до якого залучаються члени команди та представники інших зацікавлених сторін проекту.

Найбільш типовими помилками структуризації проекту є наступні:

• пропуск стадії структуризації і перехід безпосередньо до вирішення поточних оперативних проблем проекту;

• використання для структуризації замість кінцевих продуктів та ресурсів, що використовуються для проекту тільки функцій, фаз або організаційних підрозділів;

• повторення елементів структури;

• відсутність інтеграції структури проекту з системою ведення бухгалтерських рахунків та системою проектно-кошторисної документації;

• надмірна або недостатня деталізація;

• неможливість комп’ютерної обробки результатів структуризації через помилки формального характеру (кожен елемент повинен бути відповідним чином закодованим).

Доцільність декомпозиції цілей підприємства