С 1 ЯНВАРЯ 2009 Г

Суточные и полевое довольствие учитываются в составе командировочных расходов без каких-либо ограничений их размера.

Основной момент, на который, как и прежде, следует обратить внимание, - порядок документального подтверждения таких расходов.

Исходя из ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, Положения о командировках, а также Письма Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, для учета таких расходов организации необходимо подтвердить:

- производственный характер командировки или нахождения в полевых условиях (приказ);

- продолжительность командировки (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);

- расчет размера суточных (справка бухгалтера);

- факт получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных и полевого довольствия были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. 168, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

А вот представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т.п.), не нужно (Письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30).

Нужно подчеркнуть, что в настоящее время ст. 168.1 ТК РФ не устанавливает ограничений для выплаты полевого довольствия в зависимости от вида деятельности организации. Единственным основанием для таких выплат является работа сотрудников в полевых условиях. Однако этого понятия Трудовой кодекс не раскрывает. В связи с этим перечень работ, должностей и профессий работников, которым предоставлено право на эти выплаты, необходимо установить в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Отметим, что до 16 июля 2009 г. полевое довольствие выплачивалось только работникам геолого-разведочных, топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, а также работникам старательских артелей, акционерных обществ, малых предприятий и других коммерческих организаций, занятых на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет и эксплуатируемых в полевых условиях.

Подробнее об этом вы можете узнать из разд. 24.2.3.4.2.2 "Полевое довольствие".

Примечание

Единственным изменением с 2009 г. в порядке учета в составе расходов суточных и полевого довольствия стала отмена их нормирования. Другие особенности этих выплат не изменились, подробнее об этом см. разд. 24.2.3.4.2.1 "Суточные" и разд. 24.2.3.4.2.2 "Полевое довольствие".