Опыт 12. Способы оптимизации графика работ

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего следует определить, какими конкретными видами работ, которые называются критическими и образуют критический путь. После того как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ (Task Usage),уменьшив в поле Work (Объем работы) общий объем работы, запланированный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, поскольку некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Корректор работу в выходные дни. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Тогда отметим в базовом календаре Calendar 1 (Календарь 1) для ресурса Корректор указанные дни как рабочие.

Ø Выберите команду меню Service Þ Change Working Time (Сервис Þ Изменить рабочее время). На экране появится диалог Change Working Time (Изменить рабочее время).

Ø В открывающемся списке For (Для) выберите ресурс Корректор.

Ø С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц
Ноябрь.

Ø Выделите в календаре ячейки с датами, совпадающие с выходными днями корректора.

Ø Установите переключатель Working Time (Нестандартное рабочее время).

Ø В полях ввода From (С), То (До) введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00,13:00-18:00.

Ø Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять выделение. Указанные дни будут отмечены как рабочие.

Ø Нажмите кнопку ОК,чтобы закрыть диалог Change Working Time (Изменить рабочее время).

Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантта (Gantt Chart) и убедитесь, что длительность работы Корректура теперь составляет 4 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась (рис. 45).

Рис. 45. Диаграмма Гантта (Gantt Chart) после оптимизации графика работ

Создание нашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми.

Ø Выберите команду Service Þ Tracking Þ Save Baseline (Сервис Þ Отслеживание Þ Сохранить базовый план).

Ø Установите переключатель Save baseline (Сохранить базовый план) и нажмите кнопку ОК. Диалог закроется. Измененный проект будет сохранен вместе с базовым планом (см. рис. 46).

Рис. 46. Диалог Save Baseline (Сохранение базового плана)

Сохраненный базовый план позволяет проводить отслеживание хода выполнения проекта на основе метода освоенного объема.

Для определения плановой стоимости проекта необходимо перейти на таблицу затрат проекта: Service Þ Options (Сервис Þ Параметры)

Ø
На закладке View (Вид) поставьте флажок Показывать суммарную задачу проекта (рис.47).

Рис. 47. Окно вкладки Options (Параметры)

Для просмотра стоимости проекта перейдите в режим просмотра затрат

Ø
ViewÞTable Þ Cost (Вид Þ Таблица Þ Затраты) (рис. 48).

Рис. 48. Просмотр стоимости проекта

Мы прошли все основные этапы планирования проекта.

Библиографический список

1. Компьютер для менеджера: практическое пособие. В 2 т. / под ред. В. Б. Комягина. М.: ТРИУМФ, 1998. 416 с.

2. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении: учебник / А. А. Козырев. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000. 360 с.

3. Мазур И. И. Управление проектами / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро,
Н. Г. Ольдерогге. М.: Высшая школа, 2001. 875 с.

4. Путеводитель в мир управления проектами: [пер. с англ.] / под ред. Ю. Л. Эткинда. Екатеринбург: УГТУ, 1998. 191 с.

Учебное издание